Змест
У гэтым дапаможніку вы ўбачыце, як запоўніць табліцу Outlook данымі з розных набораў даных у некалькі клікаў. Я пакажу вам, як правільна звязаць іх з дапамогай агульных шаблонаў электроннай пошты.
Як бы нерэальна гэта ні гучала зараз, настолькі лёгкім гэта стане, як толькі вы скончыце чытаць гэты падручнік :)
Па-першае, я хацеў бы каб скарыстацца хвілінкай, каб зрабіць невялікае ўвядзенне для пачаткоўцаў нашага блога і сказаць некалькі слоў аб нашай праграме Shared Email Templates для Outlook. З дапамогай гэтай зручнай надбудовы вы значна павялічыце сваю прадукцыйнасць і перапіску па электроннай пошце. У вас будуць асабістыя або агульныя папярэдне захаваныя шаблоны, якія стануць гатовымі да адпраўкі электроннымі лістамі ў адзін клік. Не турбуйцеся пра гіперспасылкі, афарбоўку ці іншы від фарматавання, усё будзе захавана.
Вы можаце ўсталяваць агульныя шаблоны электроннай пошты на свой ПК, Mac або планшэт Windows прама з Microsoft Store і праверыць іх функцыянальнасць для асабістага выкарыстання -справы. Нашы дапаможнікі па Дакументах і розныя артыкулы ў блогу дапамогуць вам атрымаць поўнае разуменне функцыянальнасці інструмента і заахвоцяць вас зрабіць іх часткай вашага працоўнага працэсу ;)
Як запоўніць некалькі радкоў табліцы з аднаго радка набору даных
Каб паказаць вам, як запаўняць розныя радкі з аднаго набору даных, я буду выкарыстоўваць асноўныя ўзоры, каб вы маглі зразумець ідэю, а затым аптымізаваць гэтыя метады для вашых уласных даных.
Парада. У выпадку, калі вы хочаце асвяжыць памяцьнаконт набораў даных, вы можаце вярнуцца да майго падручніка па стварэнні запаўняемых шаблонаў з набораў даных, я падрыхтаваў для вас гэтую тэму ;)
Такім чынам, мой прыклад набору даных будзе наступным:
| Асноўны слупок | A | B | C | D |
| 1 | aa | b | c | 10 |
| 2 | aa | bb | cc | 20 |
| 3 | aaa | bbb | ccc | 30 |
Першы слупок, як звычайна, ключавы. Астатнія слупкі будуць запаўняць некалькі радкоў нашай будучай табліцы, я пакажу вам крокі, якія трэба выканаць.
Падказка. Не саромейцеся скапіяваць гэтую табліцу ў якасці ўласнага набору даных і запусціць некалькі ўласных тэстаў ;)
Па-першае, мне трэба стварыць табліцу. Як я апісаў у сваім падручніку па табліцах, вы проста націскаеце значок Табліца пры стварэнні/рэдагаванні шаблону і ўсталёўваеце дыяпазон для вашай будучай табліцы.
Паколькі мая задача складаецца ў тым, каб выканаць некалькі радкі з дадзенымі з аднаго і таго ж набору дадзеных, мне лепш аб'яднаць некалькі радкоў першага слупка разам, каб астатнія слупкі былі звязаны з гэтай ячэйкай. Я б таксама аб'яднаў яшчэ некалькі слупкоў, каб даказаць вам, што аб'яднаныя ячэйкі не будуць праблемай для набораў даных.
Такім чынам, шаблон майго будучага шаблону будзе наступным:
| Асноўная калонка | A | B |
| C | ||
Бачыце, я аб'яднаў два радкі ключавога слупка і два слупкі другога радка. Дарэчы,не забудзьцеся вярнуцца да майго падручніка па аб'яднанню вочак у Outlook на выпадак, калі вы яго прапусцілі :)
Такім чынам, давайце звяжам наш набор даных і паглядзім, як гэта працуе. Я дадаў яшчэ два радкі, аб'яднаў неабходныя ячэйкі такім жа чынам і падключыўся да набору даных.
Вось што я атрымаў у маім шаблоне ў выніку :
| Ключавы слупок | A | B |
| C | ||
| ~%[Ключавы слупок] | ~%[A] | ~%[B] |
| ~%[ C] | ||
Калі я ўстаўлю гэты шаблон, мне будзе прапанавана выбраць радкі набору даных для ўстаўкі ў табліцу.
Паколькі я выбраў усе радкі набору даных, усе яны запоўняць узор табліцы, якую мы маем. Вось што мы атрымаем у выніку:
| Ключавы слупок | A | B |
| C | ||
| 1 | a | b |
| c | ||
| 2 | aa | bb |
| cc | ||
| 3 | aaa | bbb |
| ccc | ||
Вы, напэўна, ужо заўважылі, што чагосьці не хапае ў маёй выніковай табліцы. Правільна, слупок D быў адрэзаны, бо ў бягучым размяшчэнні вочак для яго няма месца. Давайце знойдзем месца для пакінутага слупка D :)
Я вырашыў дадаць новы слупок справа ад табліцы і крыху пераставіць даныя.
Заўвага. Паколькі мой набор даных ужо падлучаны да другога радка, няма неабходнасці прывязваць яго адзін раззноў. Вы проста змясціце назву новага слупка ў патрэбную ячэйку, і ён будзе працаваць ідэальна.
Вось мая новая выніковая табліца:
| Ключавы слупок | A | B | C |
| D | |||
| ~%[Ключавы слупок] | ~%[A] | ~ %[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
Цяпер у мяне ёсць месца для кожнага слупка майго набору даных, каб, калі я ўстаўлю яго, усе даныя запоўнілі маю электронную пошту, больш ніякіх страт.
| Ключавы слупок | A | B | C |
| D | |||
| 1 | a | b | c |
| 10 | |||
| 2 | aa | bb | cc |
| 20 | |||
| 3 | aaa | bbb | ccc |
| 30 | |||
Вы можаце мадыфікаваць і перастаўляць стол як заўгодна. Я паказаў вам крокі, астатняе залежыць ад вас ;)
Запоўніце табліцу дадзенымі з розных набораў даных
Мне здаецца, цяпер вы дакладна ведаеце, што набор даных звязаны з табліцай шэрагі. Але ці задумваліся вы, ці можна дадаць некалькі радкоў табліцы і запоўніць іх з некалькіх набораў даных? Вядома :) Працэдура цалкам тая ж, за выключэннем прывязкі - вам трэба будзе зрабіць гэта некалькі разоў (па адным для кожнага набору дадзеных). Гэта практычна ўсё :)
Зараз давайце вернемся ад слоў да практыкі і створым яшчэ адзін набор даных, каб звязаць яготабліцы з нашага папярэдняга прыкладу. Гэта таксама будзе ўзор без практыкі, каб вы засяродзілі ўвагу на працэсе. Мой другі набор даных будзе наступным:
| Ключавы слупок 1 | X | Y | Z |
| A | x | y | z |
| B | xx | yy | zz |
| C | xxx | yyy | zzz |
Зараз мне трэба вярнуцца да свайго шаблону, трохі змяніць табліцу і падключыцца да другога набору дадзеных. Калі вы ўважліва чыталі мае папярэднія артыкулы аб табліцах і наборах даных, у вас не ўзнікне ніякіх праблем з гэтым;) У любым выпадку, я не пакіну вас без тлумачэнняў, так што вось крокі, якія я раблю:
- Я пачынаю рэдагаваць шаблон з табліцай і дадаю новыя радкі ніжэй:
- Для новых радкоў я выбіраю аб'яднаць радкі другога слупка:
- Каб прывязаць другі набор даных да новых радкоў, я выбіраю іх усе, пстрыкаю правай кнопкай мышы ў любым месцы дыяпазону і выбіраю « Прывязаць да набору даных ”:
Вось як мой абноўлены шаблон будзе выглядаць пасля мадыфікацый вышэй:
| Ключ слупок | A | B | C |
| D | |||
| ~%[Ключавы слупок] | ~%[A] | ~%[B] | ~%[C] |
| ~%[D] | |||
| ~%[Ключавы слупок1] | ~%[X] | ~%[Y] | ~%[Z] |
Як бачыце, у апошнім радку ёсць некалькі пустых вочак. Справа ў тым, што ў другім наборы дадзеных менш слупкоў, таму не ўсе ячэйкі запаўняюцца (іх проста няма чым запоўніць). Я лічу, што гэта добрая нагода навучыць вас дадаваць слупкі да існуючых набораў даных і злучаць іх з табліцай.
Я афарбую новыя радкі ў светла-блакітны колер, каб яны сталі больш кідкімі і візуальнымі, калі мы пра гэта трохі змяніць яго.
Савет. Паколькі я ўжо падключыў гэты набор даных да другога радка, мне не трэба прывязваць яго зноў. Я проста ўручную ўвяду назвы новых радкоў, і злучэнне будзе працаваць як шарм.
Па-першае, я пачну з рэдагавання майго другога набору даных і дадавання 2 новых слупкоў. Затым я падключу гэтыя новыя слупкі да маёй існуючай табліцы. Гучыць жорстка? Бачыце, я раблю гэта ў пару простых клікаў :)
Бачыце? Звязванне - гэта не навука аб ракетах, гэта нашмат прасцей, чым здаецца!
Калі вы вырашыце злучыць больш набораў даных, проста дадайце новыя радкі і звязвайце іх гэтак жа, як вы рабілі раней.
Рэзюмэ
Сёння мы больш падрабязна разгледзелі наборы даных у агульных шаблонах электроннай пошты і даведаліся больш аб іх функцыянальнасці і магчымасцях. Калі ў вас ёсць ідэі аб тым, як арганізаваць звязаныя наборы даных, або, магчыма, вы адчуваеце, што не хапае некаторых важных функцый, адкіньце некалькірадкі ў каментарах. Буду рады атрымаць ад вас водгук :)
