Mục lục
Hướng dẫn trình bày các cách hiệu quả nhất để tìm, lọc và đánh dấu các giá trị duy nhất và khác biệt trong Excel.
Trong hướng dẫn tuần trước, chúng ta đã khám phá các cách khác nhau để đếm các giá trị duy nhất trong Excel . Nhưng đôi khi, bạn có thể chỉ muốn xem các giá trị duy nhất hoặc riêng biệt trong một cột - không phải là bao nhiêu, mà là các giá trị thực tế. Trước khi di chuyển xa hơn, hãy đảm bảo rằng chúng tôi đang ở trên cùng một trang với các điều khoản. Vậy, giá trị khác biệt và giá trị duy nhất trong Excel là gì?
- Giá trị duy nhất là các mục chỉ xuất hiện một lần trong tập dữ liệu.
- Các giá trị riêng biệt là tất cả các mục khác nhau trong một danh sách, tức là các giá trị duy nhất và lần xuất hiện đầu tiên của các giá trị trùng lặp.
Và bây giờ, hãy khám phá các kỹ thuật hiệu quả nhất để xử lý các giá trị duy nhất và khác biệt trong danh sách của bạn Trang tính Excel.
Cách tìm giá trị duy nhất/khác biệt trong Excel
Cách dễ nhất để xác định giá trị duy nhất và khác biệt trong Excel là sử dụng hàm IF cùng với COUNTIF . Có thể có một vài biến thể của công thức tùy thuộc vào loại giá trị mà bạn muốn tìm, như được minh họa trong các ví dụ sau.
Tìm các giá trị duy nhất trong một cột
Để tìm các giá trị khác biệt hoặc giá trị duy nhất trong danh sách, hãy sử dụng một trong các công thức sau, trong đó A2 là ô đầu tiên và A10 là ô cuối cùng có dữ liệu.
Cách tìm giá trị duy nhất trong Excel:
=IF(COUNTIF($A$2:$A$10, $A2)=1, "Unique", "")
Cách nhận giá trị khác biệt trongExcel:
=IF(COUNTIF($A$2:$A2, $A2)=1, "Distinct", "")
Trong công thức riêng biệt, chỉ có một độ lệch nhỏ trong tham chiếu ô thứ hai, tuy nhiên, điều này tạo ra sự khác biệt lớn:
Mẹo. Nếu bạn muốn tìm kiếm các giá trị duy nhất giữa 2 cột , tức là tìm các giá trị có trong một cột nhưng không có trong một cột khác, thì hãy sử dụng công thức được giải thích trong Cách so sánh 2 cột để biết sự khác biệt.
Tìm các hàng duy nhất/khác biệt trong Excel
Theo cách tương tự, bạn có thể tìm các hàng duy nhất trong bảng Excel của mình dựa trên các giá trị trong 2 cột trở lên. Trong trường hợp này, bạn cần sử dụng hàm COUNTIFS thay vì COUNTIF để đánh giá các giá trị trong một số cột (có thể đánh giá tối đa 127 cặp phạm vi/tiêu chí trong một công thức).
Ví dụ: để tìm giá trị duy nhất hoặc các tên riêng biệt trong danh sách, hãy sử dụng các công thức sau:
Công thức để có được các hàng duy nhất :
=IF(COUNTIFS($A$2:$A$10, $A2, $B$2:$B$10, $B2)=1, "Unique row", "")
Công thức để tìm khác biệt rows :
=IF(COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)=1, "Distinct row", "")
Tìm giá trị duy nhất/phân biệt có phân biệt chữ hoa chữ thường trong Excel
Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu đặt trường hợp quan trọng, bạn sẽ cần công thức mảng phức tạp hơn một chút.
Tìm giá trị duy nhất phân biệt chữ hoa chữ thường :
=IF(SUM((--EXACT($A$2:$A$10,A2)))=1,"Unique","")
Tìm trường hợp -sensitive giá trị riêng biệt :
=IF(SUM((--EXACT($A$2:$A2,$A2)))=1,"Distinct","")
Vì cả hai đều là công thức mảng, hãy đảm bảo nhấn Ctrl + Shift + Enter để hoàn thành chính xác.
Khi tìm thấy các giá trị duy nhất hoặc khác biệt, bạn có thể dễ dàng lọc,chọn và sao chép chúng như minh họa bên dưới.
Cách lọc các giá trị riêng biệt và duy nhất trong Excel
Để chỉ xem các giá trị duy nhất hoặc riêng biệt trong danh sách, hãy lọc chúng ra bằng cách thực hiện các bước sau.
- Áp dụng một trong các công thức trên để xác định các giá trị hoặc hàng duy nhất/khác biệt.
- Chọn dữ liệu của bạn và nhấp vào nút Bộ lọc trên Dữ liệu thẻ . Hoặc, nhấp vào Sắp xếp & Lọc > Bộ lọc trên tab Trang chủ trong nhóm Chỉnh sửa .
- Nhấp vào mũi tên lọc
trong tiêu đề của cột chứa công thức của bạn và chọn các giá trị bạn muốn xem:
Cách chọn các giá trị riêng biệt/duy nhất
Nếu bạn có danh sách tương đối nhỏ các giá trị duy nhất/khác biệt, bạn có thể chỉ cần chọn nó theo cách thông thường bằng cách sử dụng chuột. Nếu danh sách đã lọc chứa hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng, bạn có thể sử dụng một trong các phím tắt tiết kiệm thời gian sau.
Để nhanh chóng chọn danh sách duy nhất hoặc riêng biệt bao gồm tiêu đề cột , hãy lọc các giá trị duy nhất , nhấp vào bất kỳ ô nào trong danh sách duy nhất rồi nhấn Ctrl + A .
Để chọn các giá trị riêng biệt hoặc duy nhất không có tiêu đề cột , hãy lọc các giá trị duy nhất, chọn ô đầu tiên có dữ liệu, và nhấn Ctrl + Shift + End để mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng.
Mẹo. Trong một số trường hợp hiếm hoi, chủ yếu là trên các sổ làm việc rất lớn, các phím tắt ở trên có thể chọn cả hiển thị và ẩntế bào. Để khắc phục điều này, trước tiên hãy nhấn Ctrl + A hoặc Ctrl + Shift + End, sau đó nhấn Alt + ; để chỉ chọn các ô hiển thị , bỏ qua các hàng ẩn.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc ghi nhớ nhiều phím tắt đó, hãy sử dụng cách trực quan này: chọn toàn bộ danh sách duy nhất/khác biệt, sau đó chuyển đến Tab trang chủ > Tìm & Chọn > Chuyển đến Đặc biệt và chọn Chỉ các ô hiển thị .
Sao chép các giá trị duy nhất hoặc khác biệt sang một vị trí khác
Để sao chép danh sách các giá trị duy nhất sang một vị trí khác, chỉ cần thực hiện như sau:
- Chọn các giá trị đã lọc bằng chuột hoặc các phím tắt đã đề cập ở trên.
- Nhấn Ctrl + C để sao chép các giá trị đã chọn.
- Chọn ô trên cùng bên trái trong phạm vi đích (ô có thể nằm trên cùng một trang tính hoặc khác trang tính) và nhấn Ctrl + V để dán các giá trị.
Cách đánh dấu các giá trị duy nhất và khác biệt trong Excel
Bất cứ khi nào bạn cần đánh dấu bất cứ điều gì trong Excel dựa trên một điều kiện nhất định, hãy chuyển đến bên phải tính năng Định dạng có điều kiện. Thông tin chi tiết hơn và ví dụ xem bên dưới.
Đánh dấu các giá trị duy nhất trong một cột (quy tắc tích hợp)
Cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để đánh dấu các giá trị duy nhất trong Excel là áp dụng định dạng có điều kiện sẵn có quy tắc:
- Chọn cột dữ liệu mà bạn muốn đánh dấu các giá trị duy nhất.
- Trên tab Trang chủ , trong phần Kiểu nhóm, nhấp vào Có điều kiệnĐịnh dạng > Đánh dấu quy tắc ô > Các giá trị trùng lặp...
Mẹo. Nếu bạn không hài lòng với bất kỳ định dạng được xác định trước nào, hãy nhấp vào Định dạng tùy chỉnh... (mục cuối cùng trong danh sách thả xuống) và đặt màu tô và/hoặc màu phông chữ theo ý thích của bạn.
Như bạn thấy, làm nổi bật các giá trị duy nhất trong Excel là nhiệm vụ dễ dàng nhất mà người ta có thể tưởng tượng. Tuy nhiên, quy tắc dựng sẵn của Excel chỉ hoạt động đối với các mục chỉ xuất hiện một lần trong danh sách. Nếu bạn cần làm nổi bật các giá trị riêng biệt - lần xuất hiện trùng lặp đầu tiên và duy nhất - bạn sẽ phải tạo quy tắc của riêng mình dựa trên công thức. Bạn cũng cần phải tạo một quy tắc tùy chỉnh để đánh dấu các hàng duy nhất dựa trên các giá trị trong một hoặc nhiều cột.
Làm nổi bật các giá trị duy nhất và khác biệt trong Excel (quy tắc tùy chỉnh)
Để đánh dấu các giá trị duy nhất hoặc các giá trị riêng biệt trong một cột, chọn dữ liệu không có tiêu đề cột (bạn không muốn tiêu đề được tô sáng phải không?) và tạo quy tắc định dạng có điều kiện bằng một trong các công thức sau.
Đánh dấu các giá trị duy nhất
Để đánh dấu các giá trị chỉ xuất hiện một lần trong danh sách, hãy sử dụng công thức sau:
=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)=1
Trong đó A2 là ô đầu tiên và A10 là ô cuối cùng của áp dụngphạm vi.
Làm nổi bật các giá trị riêng biệt
Để đánh dấu tất cả các giá trị khác nhau trong một cột, tức là các giá trị duy nhất và lần xuất hiện trùng lặp đầu tiên, hãy sử dụng công thức sau:
=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=1
Trong đó A2 là ô trên cùng của phạm vi.
Cách tạo quy tắc dựa trên công thức
Để tạo quy tắc định dạng có điều kiện dựa trên công thức, hãy làm như sau:
- Chuyển đến nhóm Trang chủ > Kiểu và nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới > Sử dụng công thức để xác định những ô cần định dạng .
- Nhập công thức của bạn vào hộp Định dạng giá trị trong đó công thức này là đúng .
- Nhấp vào Định dạng... và chọn màu tô và/hoặc màu phông chữ bạn muốn.
- Cuối cùng, nhấp vào nút OK để áp dụng quy tắc.
Để biết các bước chi tiết hơn với ảnh chụp màn hình, vui lòng xem hướng dẫn sau: Cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện trong Excel dựa trên giá trị ô khác.
Ảnh chụp màn hình bên dưới thể hiện cả hai các quy tắc đang hoạt động:
Đánh dấu toàn bộ hàng dựa trên các giá trị duy nhất/khác biệt trong một cột
Để đánh dấu toàn bộ hàng dựa trên các giá trị duy nhất trong một cột cụ thể, sử dụng các công thức cho các giá trị duy nhất và khác biệt mà chúng tôi đã sử dụng trong ví dụ trước, nhưng áp dụng quy tắc của bạn cho toàn bộ bảng chứ không phải cho một cột.
Ảnh chụp màn hình sau minh họa quy tắc làm nổi bật hàng dựa trêntrên các số khác biệt trong cột A:
Cách đánh dấu các hàng duy nhất trong Excel
Nếu bạn muốn đánh dấu các hàng dựa trên các giá trị trong 2 cột trở lên, hãy sử dụng hàm COUNTIFS cho phép chỉ định một số tiêu chí trong một công thức.
Đánh dấu các hàng duy nhất
=COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2, $B$2:$B$10,$B2)=1
Đánh dấu các hàng riêng biệt (duy nhất + thứ nhất trùng lặp)
=COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2)=1
Đây là cách bạn có thể tìm, lọc và đánh dấu các giá trị riêng biệt hoặc duy nhất trong Excel. Để củng cố kiến thức của mình, bạn có thể tải xuống sổ làm việc Tìm Giá trị Duy nhất mẫu và thiết kế ngược các công thức để hiểu rõ hơn.
Cách nhanh chóng và dễ dàng để tìm và đánh dấu các giá trị duy nhất trong Excel
Khi bạn vừa thấy, Microsoft Excel cung cấp khá nhiều tính năng hữu ích có thể giúp bạn xác định và đánh dấu các giá trị duy nhất trong trang tính của mình. Tuy nhiên, tất cả các giải pháp đó khó có thể được gọi là trực quan và dễ sử dụng vì chúng yêu cầu ghi nhớ một số công thức khác nhau. Tất nhiên, đó không phải là vấn đề lớn đối với các chuyên gia Excel :) Đối với những người dùng Excel muốn tiết kiệm thời gian và công sức, hãy để tôi trình bày một cách nhanh chóng và đơn giản để tìm các giá trị duy nhất trong Excel.
Trong phần cuối cùng này trong hướng dẫn hôm nay của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng bổ trợ Duplicate Remover cho Excel. Xin đừng nhầm lẫn bởi tên của công cụ. Ngoài các bản ghi trùng lặp, bổ trợ có thểxử lý hoàn hảo các mục duy nhất và khác biệt và bạn sẽ chắc chắn về điều đó ngay lập tức.
- Chọn bất kỳ ô nào trong bảng mà bạn muốn tìm các giá trị duy nhất và nhấp vào Xóa trùng lặp trên tab Ablebits Data trong nhóm Dedupe .
Trình hướng dẫn sẽ chạy và toàn bộ bảng sẽ được chọn tự động. Vì vậy, chỉ cần nhấp vào Tiếp theo để chuyển sang bước tiếp theo.
Mẹo. Khi sử dụng bổ trợ lần đầu tiên, bạn nên chọn hộp Tạo bản sao dự phòng , đề phòng.
- Duy nhất
- Số lần xuất hiện +1 duy nhất (riêng biệt)
Trong ví dụ này, chúng tôi muốn tìm tên duy nhất dựa trên trên các giá trị trong 2 cột (Tên và Họ), do đó, chúng tôi chọn cả hai.
Mẹo. Nếu bảng của bạn có tiêu đề, hãy nhớ chọn hộp Bảng của tôi có tiêu đề . Và nếu bảng của bạn có thể có ô trống, hãy đảm bảo rằng tùy chọn Bỏ qua ô trống được chọn. Cả hai tùy chọn nằm ở phần trên của cửa sổ hộp thoại và thường được chọn theo mặc định.
- Làm nổi bật các giá trị duy nhất bằng màu sắc
- Chọn các giá trị duy nhất
- Xác định trong cột trạng thái
- Sao chép vàomột vị trí khác
Nhấp vào nút Hoàn tất và nhận kết quả sau vài giây:
Đây là cách bạn có thể tìm, chọn và tô sáng các giá trị duy nhất trong Excel bằng cách sử dụng bổ trợ Trình loại bỏ trùng lặp của chúng tôi. Thật không thể đơn giản hơn phải không?
Nếu việc tìm kiếm các giá trị trùng lặp và duy nhất trong Excel là một phần công việc hàng ngày của bạn, chỉ cần thử công cụ loại bỏ trùng lặp này và bạn sẽ ngạc nhiên với kết quả! Công cụ Xóa trùng lặp cũng như các công cụ tiết kiệm thời gian khác của chúng tôi được bao gồm trong Ultimate Suite dành cho Excel.
Các bản tải xuống có sẵn
Tìm các giá trị duy nhất - ví dụ về công thức (tệp .xlsx)
Ultimate Suite - phiên bản dùng thử (tệp .exe)
