Mục lục
Hướng dẫn cho biết cách theo dõi các thay đổi trong Excel: đánh dấu các thay đổi trên màn hình, liệt kê các thay đổi trong một trang tính riêng biệt, chấp nhận và từ chối các thay đổi cũng như theo dõi ô được thay đổi lần cuối.
Khi cộng tác trên một sổ làm việc Excel, bạn có thể muốn theo dõi những thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc đó. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi tài liệu sắp hoàn thành và nhóm của bạn đang thực hiện các sửa đổi cuối cùng.
Trên bản in, bạn có thể sử dụng bút đỏ để đánh dấu các chỉnh sửa. Trong tệp Excel, bạn có thể xem xét, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi bằng điện tử bằng cách sử dụng tính năng Theo dõi thay đổi được thiết kế đặc biệt cho tệp đó. Ngoài ra, bạn có thể theo dõi những thay đổi mới nhất bằng cách sử dụng Cửa sổ theo dõi.
Theo dõi thay đổi trong Excel - thông tin cơ bản
Bằng cách sử dụng tính năng Theo dõi thay đổi tích hợp sẵn trong Excel, bạn có thể dễ dàng xem lại các chỉnh sửa của bạn trực tiếp trong trang tính đã chỉnh sửa hoặc trên một trang tính riêng biệt, sau đó chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi riêng lẻ hoặc tất cả các thay đổi cùng một lúc. Để sử dụng tính năng theo dõi của Excel một cách hiệu quả nhất, bạn cần nhớ một số điểm sau.
1. Theo dõi Thay đổi chỉ khả dụng trong sổ làm việc được chia sẻ
Tính năng Theo dõi Thay đổi của Excel chỉ hoạt động trong sổ làm việc được chia sẻ. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn bật theo dõi trong Excel, sổ làm việc sẽ được chia sẻ, nghĩa là nhiều người dùng có thể thực hiện các chỉnh sửa của họ đồng thời. Điều đó nghe có vẻ hay, nhưng việc chia sẻ tệp cũng có nhược điểm của nó. Không phải tất cả các tính năng của Excel đềuđược hỗ trợ đầy đủ trong sổ làm việc dùng chung bao gồm định dạng có điều kiện, xác thực dữ liệu, sắp xếp và lọc theo định dạng, hợp nhất các ô, v.v. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem hướng dẫn sổ làm việc dùng chung Excel của chúng tôi.
2. Không thể sử dụng Theo dõi Thay đổi trong sổ làm việc có chứa bảng
Nếu nút Theo dõi Thay đổi không khả dụng (có màu xám) trong Excel của bạn, rất có thể sổ làm việc của bạn chứa một hoặc nhiều bảng hoặc bản đồ XML không được hỗ trợ trong chia sẻ sách bài tập. Trong trường hợp đó, hãy chuyển đổi bảng của bạn thành phạm vi và xóa bản đồ XML.
3. Không thể hoàn tác các thay đổi trong Excel
Trong Microsoft Excel, bạn không thể hoàn nguyên trang tính ngược thời gian bằng cách hoàn tác các thay đổi như bạn có thể thực hiện trong Microsoft Word. Theo dõi thay đổi của Excel đúng hơn là một tệp nhật ký ghi lại thông tin về những thay đổi được thực hiện đối với sổ làm việc. Bạn có thể xem lại những thay đổi đó theo cách thủ công và chọn những thay đổi cần giữ lại và những thay đổi nào cần ghi đè.
4. Không phải tất cả các thay đổi đều được theo dõi trong Excel
Excel không theo dõi mọi thay đổi đơn lẻ. Mọi chỉnh sửa bạn thực hiện đối với giá trị ô đều được theo dõi, nhưng một số thay đổi khác như định dạng, ẩn/hiện hàng và cột, tính toán lại công thức thì không.
5. Theo mặc định, lịch sử thay đổi được lưu giữ trong 30 ngày
Theo mặc định, Excel sẽ lưu giữ lịch sử thay đổi trong 30 ngày. Nếu bạn mở một sổ làm việc đã chỉnh sửa, chẳng hạn như sau 40 ngày, bạn sẽ thấy lịch sử thay đổi trong cả 40 ngày, nhưng chỉ cho đến khi bạnđóng sổ làm việc. Sau khi đóng sổ làm việc, mọi thay đổi cũ hơn 30 ngày sẽ không còn nữa. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi số ngày để lưu giữ lịch sử thay đổi.
Cách theo dõi thay đổi trong Excel
Bây giờ bạn đã biết kiến thức cơ bản về Theo dõi thay đổi trong Excel, hãy nói về cách bật và sử dụng tính năng này trong trang tính của bạn.
Bật tính năng Theo dõi thay đổi trong Excel
Để xem các thay đổi do bạn hoặc người dùng khác thực hiện đối với sổ làm việc nhất định, hãy thực hiện các bước sau:
- Trên tab Đánh giá , trong nhóm Thay đổi , hãy nhấp vào nút Theo dõi thay đổi , sau đó chọn Đánh dấu các thay đổi... .
- Trong hộp thoại Đánh dấu các thay đổi , hãy làm như sau:
- Kiểm tra Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa . Thao tác này cũng chia sẻ sổ làm việc của bạn. Hộp
- Trong Đánh dấu những thay đổi , hãy chọn khoảng thời gian mong muốn trong hộp Khi nào và những thay đổi mà bạn muốn xem trong hộp Ai (ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị cài đặt mặc định).
- Chọn tùy chọn Đánh dấu các thay đổi trên màn hình .
- Nhấp vào OK .
Xem thêm: Cách chuyển file Excel sang PDF - Nếu được nhắc, hãy cho phép Excel lưu sổ làm việc của bạn và bạn đã hoàn tất!
Excel sẽ đánh dấu các chỉnh sửa của những người dùng khác nhau bằng các màu khác nhau như được hiển thị trong phần tiếp theo. Mọi thay đổi mới sẽ được đánh dấu khi bạn nhập.
Mẹo. Nếu bạn đang bật Excel Track Changes trong sổ làm việc dùng chung(được biểu thị bằng từ [Được chia sẻ] được thêm vào tên sổ làm việc), Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới cũng sẽ khả dụng. Bạn cũng có thể chọn hộp này để xem chi tiết đầy đủ về từng thay đổi trên một trang tính riêng biệt.
Đánh dấu các thay đổi trên màn hình
Với Đánh dấu các thay đổi trên màn hình được chọn, Microsoft Excel tô màu các chữ cái cột và số hàng nơi các thay đổi được thực hiện bằng màu đỏ đậm. Ở cấp độ ô, các chỉnh sửa từ những người dùng khác nhau được đánh dấu bằng các màu khác nhau - đường viền ô được tô màu và một hình tam giác nhỏ ở góc trên bên trái. Để biết thêm thông tin về một thay đổi cụ thể, chỉ cần di chuột qua ô:
Xem lịch sử các thay đổi được theo dõi trong một trang tính riêng biệt
Ngoài việc đánh dấu các thay đổi trên màn hình , bạn cũng có thể xem danh sách các thay đổi trên một trang tính riêng. Để hoàn thành, hãy thực hiện các bước sau:
- Chia sẻ sổ làm việc.
Đối với điều này, hãy chuyển đến nhóm Xem lại > Thay đổi , nhấp vào nút Chia sẻ Sổ làm việc , sau đó chọn Cho phép thay đổi theo hộp kiểm nhiều người dùng cùng lúc . Để biết các bước chi tiết hơn, vui lòng xem Cách chia sẻ sổ làm việc trong Excel.
- Bật tính năng Theo dõi thay đổi trong Excel ( Xem lại > Theo dõi thay đổi > ; Đánh dấu các thay đổi ).
- Trong cửa sổ hộp thoại Đánh dấu các thay đổi , định cấu hình các hộp Đánh dấu những thay đổi (ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thịcài đặt được đề xuất), hãy chọn hộp Liệt kê các thay đổi trên trang tính mới và nhấp vào OK.
Thao tác này sẽ liệt kê tất cả các thay đổi được theo dõi trên một trang tính trang tính mới, được gọi là trang tính Lịch sử , hiển thị nhiều chi tiết về từng thay đổi bao gồm thời điểm thay đổi được thực hiện, ai thực hiện, dữ liệu nào đã được thay đổi, liệu thay đổi đó có được giữ nguyên hay không.
Các thay đổi xung đột (tức là các thay đổi khác nhau được thực hiện cho cùng một ô bởi những người dùng khác nhau) đã được lưu giữ có Thắng lợi trong cột Loại hành động . Các số trong cột Mất hành động đề cập đến Số hành động tương ứng với thông tin về các thay đổi xung đột đã bị ghi đè. Ví dụ: vui lòng xem hành động số 5 (Thắng) và hành động số 2 (Thua) trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Mẹo và lưu ý:
- Trang Lịch sử chỉ hiển thị các thay đổi đã lưu , vì vậy hãy nhớ lưu công việc gần đây của bạn (Ctrl + S) trước khi sử dụng tùy chọn này.
- Nếu Lịch sử trang tính không liệt kê tất cả các thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc, hãy chọn Tất cả trong hộp Khi nào rồi bỏ chọn Ai và Ở đâu .
- Để xóa trang tính Lịch sử khỏi sổ làm việc của bạn, hãy lưu lại sổ làm việc hoặc bỏ chọn Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới trong cửa sổ hộp thoại Thay đổi nổi bật .
- Nếu bạn muốn các thay đổi theo dõi của Excel trông như thế nàonhư các thay đổi theo dõi của Word, tức là các giá trị đã xóa được định dạng bằng gạch ngang , bạn có thể sử dụng macro này được đăng trên blog của Nhóm hỗ trợ Microsoft Excel.
Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi
Để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi do những người dùng khác nhau thực hiện, hãy chuyển đến nhóm Xem xét > Thay đổi và nhấp vào Theo dõi thay đổi > Chấp nhận/ Từ chối thay đổi .
Trong hộp thoại Chọn thay đổi để chấp nhận hoặc từ chối , định cấu hình các tùy chọn sau rồi nhấp vào OK :
- Trong danh sách Khi nào , hãy chọn Chưa xem xét hoặc Kể từ ngày .
- Trong danh sách Ai , chọn người dùng có thay đổi mà bạn muốn xem lại ( Mọi người , Mọi người trừ tôi hoặc người dùng cụ thể) .
- Xóa hộp Ở đâu .
Excel sẽ hiển thị cho bạn từng thay đổi một và bạn nhấp vào Chấp nhận hoặc Từ chối để giữ hoặc hủy từng thay đổi riêng lẻ.
Nếu một số chỉnh sửa được thực hiện cho một ô nhất định, bạn sẽ một hỏi bạn muốn giữ lại những thay đổi nào:
Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Chấp nhận tất cả hoặc Từ chối tất cả để phê duyệt hoặc hủy tất cả các thay đổi trong một lần.
Lưu ý. Ngay cả sau khi chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được theo dõi, chúng vẫn sẽ được đánh dấu trong sổ làm việc của bạn. Để xóa chúng hoàn toàn, hãy tắt Theo dõi thay đổi trong Excel.
Đặt khoảng thời gian lưu giữ lịch sử thay đổi
Theomặc định, Excel giữ lịch sử thay đổi trong 30 ngày và xóa vĩnh viễn mọi thay đổi cũ hơn. Để giữ lịch sử thay đổi trong thời gian dài hơn, hãy thực hiện các bước sau:
- Trên tab Xem lại , trong nhóm Thay đổi , nhấp vào nút Chia sẻ Nút Workbook .
- Trong cửa sổ hộp thoại Chia sẻ Workbook , chuyển sang tab Advanced , nhập số ngày mong muốn vào hộp bên cạnh Lưu lại lịch sử thay đổi cho và nhấp vào OK .
Cách tắt Theo dõi thay đổi trong Excel
Khi bạn không muốn các thay đổi được tô sáng trong sổ làm việc của mình nữa, hãy tắt tùy chọn Theo dõi thay đổi trong Excel. Đây là cách thực hiện:
- Trên tab Đánh giá , trong nhóm Thay đổi , hãy nhấp vào Theo dõi thay đổi > Đánh dấu các thay đổi .
- Trong hộp thoại Làm nổi bật các thay đổi , hãy bỏ chọn Theo dõi các thay đổi trong khi chỉnh sửa. Điều này cũng chia sẻ hộp kiểm sổ làm việc của bạn.
Lưu ý. Tắt theo dõi thay đổi trong Excel sẽ xóa vĩnh viễn lịch sử thay đổi. Để giữ thông tin đó để tham khảo thêm, bạn có thể Liệt kê các thay đổi trên một trang tính mới, sau đó sao chép trang tính Lịch sử sang một sổ làm việc khác và lưu sổ làm việc đó.
Cách theo dõi ô được thay đổi lần cuối trong Excel
Trong một số trường hợp, bạn có thể không muốn xem tất cả các thay đổi được thực hiện đối với sổ làm việc mà chỉ muốn theo dõi lần chỉnh sửa cuối cùng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng chức năng CELL kết hợp với Đồng hồTính năng cửa sổ.
Có thể bạn đã biết, hàm CELL trong Excel được thiết kế để truy xuất thông tin về một ô:
CELL(info_type, [reference])Đối số info_type chỉ định loại thông tin bạn muốn trả về, chẳng hạn như giá trị ô, địa chỉ, định dạng, v.v. Nhìn chung, có 12 loại thông tin nhưng đối với tác vụ này, chúng tôi sẽ chỉ sử dụng hai loại trong số đó:
- Nội dung - để truy xuất giá trị của ô.
- Địa chỉ - để lấy địa chỉ của ô.
Tùy ý, bạn có thể sử dụng các loại khác để truy xuất thêm thông tin, ví dụ:
- Col - để lấy số cột của ô.
- Row - để lấy số hàng của ô.
- Tên tệp - để hiển thị đường dẫn của tên tệp chứa ô quan tâm.
Bằng cách bỏ qua tham chiếu đối số, bạn hướng dẫn Excel trả về thông tin về ô được thay đổi lần cuối.
Với thông tin cơ bản đã được thiết lập, hãy thực hiện các bước sau để theo dõi ô ô đã thay đổi trong sổ làm việc của bạn:
- Nhập các công thức bên dưới vào bất kỳ ô trống nào:
=CELL("address")=CELL("contents")Giống như hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, các công thức sẽ hiển thị địa chỉ và giá trị hiện tại của ô cuối cùng được thay đổi:
Điều đó thật tuyệt, nhưng nếu bạn di chuyển khỏi trang tính có công thức Ô thì sao? Để có thể theo dõi những thay đổi mới nhất từ bất kỳ trang tính nào mà bạn cóhiện đang mở, hãy thêm các ô công thức vào Cửa sổ xem Excel.
- Thêm các ô công thức vào Cửa sổ xem:
- Chọn các ô mà bạn vừa nhập công thức ô.
- Chuyển đến nhóm Công thức > Kiểm tra công thức và nhấp vào nút Cửa sổ theo dõi .
- Trong Xem Cửa sổ , nhấp vào Thêm theo dõi... .
- Cửa sổ nhỏ Thêm theo dõi sẽ hiển thị với tham chiếu ô đã được thêm và bạn nhấp vào nút Thêm .
Thao tác này đặt các ô công thức vào Đồng hồ Cửa sổ. Bạn có thể di chuyển hoặc cố định thanh công cụ Watch Window ở bất cứ đâu bạn muốn, chẳng hạn như ở đầu trang tính. Và bây giờ, bất kể trang tính hoặc sổ làm việc nào bạn điều hướng đến, thông tin về ô được thay đổi lần cuối chỉ cần lướt qua.
Lưu ý. Các công thức Ô nắm bắt thay đổi mới nhất đã được thực hiện đối với bất kỳ sổ làm việc đang mở nào . Nếu thay đổi được thực hiện cho một sổ làm việc khác, thì tên của sổ làm việc đó sẽ được hiển thị như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Đây là cách bạn theo dõi các thay đổi trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
