Đây là một bài đăng nữa tiếp tục chủ đề đính kèm tệp vào thư email trong Outlook. Tôi hy vọng bạn đã có cơ hội đọc các bài viết trước đây của tôi liên quan đến OneDrive và SharePoint nhưng lần này tôi muốn đề cập đến một cách khác để chèn tệp đính kèm bằng phần bổ trợ Mẫu email được chia sẻ.

Mẫu email được chia sẻ như người bạn trợ giúp cá nhân của bạn

Hầu hết người dùng Outlook đang xử lý việc đính kèm tài liệu, hình ảnh và video vào thư email hàng ngày. Nếu bạn cảm thấy nhàm chán với các bước thủ công lặp đi lặp lại, hãy dành cơ hội cho Mẫu email được chia sẻ. Hãy để tôi phác thảo một số lợi ích và có thể bạn sẽ thấy chúng di động và rất tiết kiệm thời gian:

• phần bổ trợ hoạt động trên Outlook cho Windows, Mac hoặc Outlook trực tuyến;
• nó cho phép tạo các nhóm và chia sẻ các mẫu chung với các thành viên trong nhóm của bạn;
• cuối cùng, bạn có thể trang bị cho các mẫu của mình nhiều macro, phím tắt cá nhân và bộ dữ liệu.

Hãy bắt kịp xu hướng, ngay hôm nay Tôi đang tập trung vào việc đính kèm các tệp từ các liên kết URL. Để hỗ trợ công việc của mình, tôi tạo một mẫu bằng macro đính kèm đặc biệt, lưu và dán vào bất cứ khi nào tôi muốn:

Thật nhanh! Hãy thử tương tự và người nhận email hoặc đồng đội của bạn sẽ có thể gửi và xem thêm dữ liệu không bị giới hạn bởi quyền truy cập của họ.

Cách ngắn gọn bằng cách sử dụng macro ~%ATTACH_FROM_URL[]

Trong đoạn văn này, tôi sẽ đi sâu hơn vào các bước và một số điều quan trọnglưu ý mọi người nên ghi nhớ. Để làm cho nó đơn giản, tôi sẽ cho bạn một ví dụ dựa trên kinh nghiệm của riêng tôi.

Đôi khi, tất cả chúng ta cần lấy và gửi cùng một tài liệu để sử dụng công khai từ các trang hoặc trang web khác nhau. Tôi cũng không ngoại lệ, Shared Email Templates – EULA là một trong những nhu cầu phổ biến nhất. Đó là những gì tôi làm:

1. Đầu tiên, tôi muốn chuẩn bị tài liệu tham khảo cho tài nguyên của mình. Vì vậy, tôi nhấp chuột phải vào tệp của mình và sao chép địa chỉ của tệp:

   

   Lưu ý. Kích thước tệp đính kèm của bạn không được lớn hơn 10 MB (10240 KB).

2. Sau đó, tôi mở ngăn Mẫu email được chia sẻ và tạo một mẫu mới.
3. Nhấn vào biểu tượng Chèn macro và chọn macro ~%ATTACH_FROM_URL[] từ danh sách thả xuống:

   

4. Bây giờ hãy thay thế văn bản mặc định trong dấu ngoặc vuông bằng URL đã được lưu trong khay nhớ tạm của bạn bằng cách nhấn bàn phím Ctrl+V phím tắt:

   

5. Tôi tinh chỉnh mẫu của mình bằng cách đặt tên cho mẫu, thêm nội dung thư và nhấn Lưu :

   

Con đường phức tạp này sẽ chỉ khiến bạn chú ý một chút, nhưng nó có thể tiết kiệm hàng giờ thời gian của bạn. Nhóm của bạn cũng sẽ được hưởng lợi vì không yêu cầu quyền truy cập hoặc đăng nhập. Tệp URL sẽ được thêm vào thông báo Outlook hiện tại mỗi lần bạn dán mẫu.

Cảnh báo rõ ràng

Có thể xảy ra trường hợp bạn sẽ thấy loại cảnh báo này khidán mẫu có sẵn:

Vui lòng nhớ lại lưu ý của tôi từ bước 1: kích thước tệp đính kèm của bạn không được lớn hơn 10 MB (10240 KB).

Và nếu bạn nhận được thông báo này:

Tôi e rằng bạn cần sửa lại liên kết của mình: hãy đảm bảo rằng bạn không đặt một liên kết được sao chép từ OneDrive hoặc SharePoint, nó hoàn toàn không hoạt động! Bạn có thể tìm thấy các bài viết liên quan đến các nền tảng này bên dưới.

Tóm lại, tôi phải nói rằng không dễ để bao quát tất cả các trường hợp và khía cạnh trong một bài viết. Tôi sẽ sẵn lòng giúp bạn nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, phần Bình luận là của bạn!