Idag ska jag berätta hur du förhindrar att dubbletter visas i en kolumn i ditt Excel-arbetsblad. Det här tipset fungerar i Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 och lägre.

Vi tog upp ett liknande ämne i en av våra tidigare artiklar, så du borde veta hur du automatiskt markerar dubbletter i Excel när du har skrivit något.

Den här artikeln hjälper dig att förhindra att dubbletter dyker upp i en eller flera kolumner i ditt Excel-arbetsblad. Du kan alltså bara ha unika data i den första kolumnen i din tabell, oavsett om det handlar om fakturanummer, lagerhållningsenheter eller datum, som alla bara nämns en gång.

Hur man stoppar kopiering - 5 enkla steg

Excel har Validering av data - ett orättvist bortglömt verktyg. Med dess hjälp kan du undvika att fel uppstår i dina register. Vi kommer att ägna några framtida artiklar åt denna användbara funktion. Som uppvärmning får du nu se ett enkelt exempel på hur du kan använda detta alternativ. :)

Antag att du har ett arbetsblad som heter "Kunder" och som innehåller kolumner som namn, telefonnummer och e-postadresser som du använder för att skicka nyhetsbrev. Alla e-postadresser måste därför vara unika. Följ stegen nedan för att undvika att skicka samma meddelande till en klient två gånger.

1. Vid behov kan du hitta och ta bort alla dubbletter från tabellen. Du kan först markera dubbletter och ta bort dem manuellt efter att ha tittat igenom värdena. Eller så kan du ta bort alla dubbletter med hjälp av tilläggsprogrammet Duplicate Remover.
2. Markera hela kolumnen där du vill undvika dubbletter. Klicka på den första cellen med data med Shift-tangentbordsknappen intryckt och markera sedan den sista cellen. Eller använd kombinationen Ctrl + Shift + End . Det är viktigt att välja den första datacellen först. .

   Obs: Om dina data finns i ett enkelt Excel-område och inte i en fullfjädrad Excel-tabell måste du välja alla celler i kolumnen, även de tomma, från D2 till D1048576

   Se även: Hur man konverterar Excel-kolonnummer till bokstav
3. Gå till Excel " Uppgifter " och klicka på fliken Validering av data för att öppna dialogrutan.
4. På den Inställningar väljer du " Anpassad " från Tillåt och ange =COUNTIF($D:$D,D2)=1 i den Formel box.

   Här $D:$D är adresserna till den första och sista cellen i din kolumn. Var uppmärksam på dollartecknen som används för att ange absolut referens. D2 är adressen till den första markerade cellen, det är inte en absolut referens.

   Med hjälp av den här formeln räknar Excel antalet förekomster av D2-värdet i intervallet D1:D1048576. Om det nämns bara en gång är allting bra. När samma värde förekommer flera gånger visar Excel ett varningsmeddelande med den text du anger i fältet " Felvarning ".

   Tips: Du kan jämföra din kolumn med en annan kolumn för att hitta dubbletter. Den andra kolumnen kan finnas på ett annat arbetsblad eller i en annan arbetsbok. Du kan till exempel jämföra den aktuella kolumnen med den som innehåller svartlistade e-postmeddelanden från kunder.

   du inte behöver arbeta med längre. :) Jag kommer att ge mer information om detta alternativ för datavalidering i ett av mina framtida inlägg.

5. Växla till " Felvarning ", och skriv in din text i fälten Titel och Felmeddelande Excel visar den här texten så snart du försöker skriva in en dubbel post i kolumnen. Försök att skriva in de uppgifter som är exakta och tydliga för dig eller dina kollegor. Annars kan du om en månad eller så glömma vad det betyder.

   Till exempel:

   Titel : "Dubbel e-postpost"

   Meddelande : "Du har angett en e-postadress som redan finns i den här kolumnen. Endast unika e-postadresser är tillåtna."

   Se även: E-postmall för Outlook: 10 snabba sätt att skapa och använda
6. Klicka på OK för att stänga dialogrutan "Validering av data".

   När du nu försöker klistra in en adress som redan finns i kolumnen visas ett felmeddelande med din text. Regeln fungerar både om du skriver in en ny adress i en tom cell för en ny kund och om du försöker ersätta en e-postadress för en befintlig kund:

Om regeln "Inga dubbletter tillåtna" kan ha undantag :)

I det fjärde steget väljer du Varning eller . Information från Stil Menylistan. Beteendet för varningsmeddelandet ändras på motsvarande sätt:

Varning : Knapparna i dialogrutan blir till Ja/Nej/Avbryt. Om du klickar på Ja läggs det värde du anger till. Tryck på Ingen eller . Avbryt för att återgå till att redigera cellen. Nej är standardknappen.

Information : Knapparna i varningsmeddelandet är Ok och Avbryt. Om du klickar på Okej (standard), kommer en kopia att läggas till. Avbryt tar dig tillbaka till redigeringsläget.

Observera: Jag vill återigen uppmärksamma dig på att varningen om dubbla poster endast visas när du försöker skriva in ett värde i en cell. Excel hittar inte befintliga dubbletter när du konfigurerar verktyget för datavalidering. Det kommer inte att hända även om det finns mer än 150 dubbletter i din kolumn. :).