Сёння я раскажу вам, як прадухіліць з'яўленне дублікатаў у слупку працоўнага ліста Excel. Гэтая парада працуе ў Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 і ніжэй.

Мы разглядалі падобную тэму ў адным з нашых папярэдніх артыкулаў. Такім чынам, вы павінны ведаць, як аўтаматычна выдзяляць дублікаты ў Excel пасля таго, як нешта было ўведзена.

Гэты артыкул дапаможа вам спыніць з'яўленне дублікатаў у адным або некалькіх слупках вашага аркуша Excel. Такім чынам, вы можаце мець толькі ўнікальныя даныя ў 1-м слупку вашай табліцы, напрыклад, нумары рахункаў-фактур, адзінкі захоўвання запасаў або даты, кожная з якіх згадваецца толькі адзін раз.

Як спыніць дубліраванне - 5 простых крокаў

Excel мае Праверку даных - адзін несправядліва забыты інструмент. З яго дапамогай вы можаце пазбегнуць памылак, якія ўзнікаюць у вашых запісах. Мы абавязкова прысвяцім некалькі наступных артыкулаў гэтай карыснай функцыі. А цяпер у якасці размінкі вы ўбачыце просты прыклад выкарыстання гэтай опцыі. :)

Выкажам здагадку, у вас ёсць аркуш пад назвай "Кліенты", які ўключае ў сябе такія слупкі, як імёны, нумары тэлефонаў і электронныя адрасы, якія вы выкарыстоўваеце для адпраўкі інфармацыйных бюлетэняў. Такім чынам, усе адрасы электроннай пошты павінны быць унікальнымі . Каб пазбегнуць адпраўкі аднаго і таго ж паведамлення аднаму кліенту двойчы, выканайце наступныя дзеянні.

1. Пры неабходнасці знайдзіце і выдаліце ​​ўсе дублікаты з табліцы. Вы можаце спачатку вылучыць падманы і выдаліць іх уручную пасля прагляду значэнняў. Ці вы можаце выдаліць усе дублікаты з дапамогайдапамога надбудовы для выдалення дублікатаў.
2. Выберыце ўвесь слупок, у якім вам трэба пазбегнуць дублікатаў. Націсніце на першую ячэйку з дадзенымі, утрымліваючы націснутай кнопку Shift, а затым выберыце апошнюю ячэйку. Ці проста выкарыстоўвайце камбінацыю Ctrl + Shift + End. Важна спачатку выбраць 1-ю ячэйку даных .

   Заўвага: калі вашы дадзеныя знаходзяцца ў простым дыяпазоне Excel, а не ў паўнавартаснай табліцы Excel, вам трэба выбраць усе ячэйкі ў вашым слупку, нават пустыя, з D2 да D1048576

3. Перайдзіце на ўкладку Excel " Даныя " і націсніце на значок Праверка даных , каб адкрыць дыялогавае акно.
4. На ўкладцы Настройкі абярыце " Карыстальніцкія " з выпадальнага спісу Дазволіць і ўвядзіце =COUNTIF($D:$D,D2)=1 у Поле формулы .

   Тут $D:$D - адрасы першай і апошняй вочак у вашым слупку. Калі ласка, звярніце ўвагу на знакі даляра, якія выкарыстоўваюцца для абазначэння абсалютнай спасылкі. D2 - гэта адрас першай вылучанай ячэйкі, гэта не абсалютная спасылка.

   З дапамогай гэтай формулы Excel падлічвае колькасць уваходжанняў значэння D2 у дыяпазоне D1: D1048576. Калі згадваецца толькі адзін раз, значыць, усё добра. Калі адно і тое ж значэнне з'явіцца некалькі разоў, Excel пакажа папярэджанне з тэкстам, які вы ўкажаце на ўкладцы « Папярэджанне аб памылцы ».

   Парада: Вы можаце параўнаць свой слупок з іншымслупок для пошуку дублікатаў. Другі слупок можа быць на іншым аркушы або кнізе падзей. Напрыклад, вы можаце параўнаць бягучы слупок з тым, які змяшчае адрасы электроннай пошты кліентаў з чорнага спісу

   , з якімі вы больш не хочаце працаваць. :) Я дам больш падрабязную інфармацыю аб гэтай опцыі праверкі даных у адным з маіх наступных паведамленняў.

5. Пераключыцеся на ўкладку « Папярэджанне аб памылцы » і ўвядзіце тэкст у палі. Загаловак і Паведамленне пра памылку . Excel пакажа вам гэты тэкст, як толькі вы паспрабуеце ўвесці дублікат запісу ў слупок. Паспрабуйце ўвесці дэталі, якія будуць дакладныя і зразумелыя для вас ці вашых калегаў. Інакш праз месяц-другой можна забыцца, што гэта значыць.

   Напрыклад:

   Загаловак : "Дублікат запісу электроннай пошты"

   Паведамленне : "Вы ўвялі адрас электроннай пошты, які ўжо існуе ў гэты слупок. Дазваляюцца толькі ўнікальныя адрасы электроннай пошты."

6. Націсніце ОК , каб закрыць дыялогавае акно "Праверка даных".

   Цяпер, калі вы паспрабуеце ўставіць у слупок адрас, які ўжо існуе, вы ўбачыце паведамленне пра памылку з тэкстам. Правіла будзе працаваць, як калі вы ўводзіце новы адрас у пустую ячэйку для новага кліента, так і калі вы спрабуеце замяніць адрас электроннай пошты для існуючага кліента:

Калі ваш " Правіла "Дублікатаў не дазваляецца" можа мець выключэнні :)

На чацвёртым кроку абярыце Папярэджанне або Інфармацыя са спісу меню Стыль .Паводзіны папярэджвальных паведамленняў зменяцца адпаведна:

Папярэджанне : кнопкі ў дыялогавым акне ператворацца ў Так / Не / Адмена. Калі вы націснеце Так , уведзенае вамі значэнне будзе дададзена. Націсніце Не або Адмена , каб вярнуцца да рэдагавання ячэйкі. Не - гэта кнопка па змаўчанні.

Інфармацыя : кнопкі ў паведамленні абвесткі будуць «ОК» і «Адмена». Калі вы націснеце Ok (па змаўчанні), будзе дададзены дублікат. Адмена верне вас у рэжым рэдагавання.

Заўвага: яшчэ раз хачу звярнуць вашу ўвагу на тое, што папярэджанне аб дублікаце запісу з'явіцца толькі пры спробе ўвесці значэнне ў ячэйку. Excel не знойдзе існуючых дублікатаў , калі вы наладжваеце інструмент праверкі даных. Гэтага не адбудзецца, нават калі ў вашай калонцы будзе больш за 150 дупаў. :).