Dzisiaj powiem Ci jak zapobiec pojawianiu się duplikatów w kolumnie arkusza Excel. Ta wskazówka działa w Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 i niższych.

Podobny temat poruszyliśmy w jednym z naszych poprzednich artykułów. Powinieneś więc wiedzieć, jak automatycznie podświetlić duplikaty w Excelu po wpisaniu czegoś.

Ten artykuł pomoże Ci zatrzymać duplikaty pojawiające się w jednej lub kilku kolumnach w arkuszu Excela. Możesz więc mieć tylko unikalne dane w 1. kolumnie tabeli, czy to numery faktur, jednostki magazynowe, czy daty, każda wymieniona tylko raz.

Jak zatrzymać duplikację - 5 prostych kroków

Excel ma Walidacja danych - jedno niesłusznie zapomniane narzędzie. Z jego pomocą możecie uniknąć błędów pojawiających się w Waszych zapisach. Na pewno poświęcimy tej pomocnej funkcji kilka przyszłych artykułów. A teraz, w ramach rozgrzewki, zobaczycie prosty przykład wykorzystania tej opcji :)

Załóżmy, że masz arkusz o nazwie "Klienci", który zawiera takie kolumny jak nazwiska, numery telefonów i e-maile, których używasz do wysyłania newsletterów. Dlatego wszystkie adresy e-mail muszą być unikalne Wykonaj poniższe kroki, aby uniknąć dwukrotnego wysyłania tej samej wiadomości do jednego klienta.

1. W razie potrzeby znajdź i usuń wszystkie duplikaty z tabeli. Możesz najpierw podświetlić duplikaty i usunąć je ręcznie po przejrzeniu wartości. Lub możesz usunąć wszystkie duplikaty za pomocą dodatku Duplicate Remover.
2. Wybierz całą kolumnę, w której musisz uniknąć duplikatów. Kliknij pierwszą komórkę z danymi, trzymając wciśnięty przycisk klawiatury Shift, a następnie wybierz ostatnią komórkę. Lub po prostu użyj kombinacji Ctrl + Shift + End . Ważne jest, aby najpierw wybrać pierwszą komórkę danych .

   Uwaga: Jeśli dane znajdują się w zwykłym zakresie Excela, a nie w pełnoprawnej tabeli Excela, musisz wybrać wszystkie komórki w kolumnie, nawet te puste, z D2 do D1048576

3. Przejdź do Excela " Dane " i kliknij na Walidacja danych aby otworzyć okno dialogowe.
4. Na Ustawienia zakładka, wybierz " Niestandardowe " z. Pozwól z listy rozwijanej i wpisz =COUNTIF($D:$D,D2)=1 do Formuła pudełko.

   Tutaj $D:$D to adresy pierwszej i ostatniej komórki w Twojej kolumnie. Zwróć uwagę na znaki dolara, które są używane do wskazania odniesienia bezwzględnego. D2 jest adresem pierwszej wybranej komórki, nie jest to odwołanie bezwzględne.

   Za pomocą tej formuły Excel liczy liczbę wystąpień wartości D2 w zakresie D1:D1048576. Jeśli jest ona wymieniona tylko raz, to wszystko jest w porządku. Gdy ta sama wartość pojawi się kilka razy, Excel wyświetli komunikat ostrzegawczy z tekstem, który określisz na karcie " Alarm o błędach " zakładka.

   Wskazówka: Możesz porównać swoją kolumnę z inną kolumną, aby znaleźć duplikaty. Druga kolumna może znajdować się na innym arkuszu lub w zeszycie zdarzeń. Na przykład możesz porównać bieżącą kolumnę z kolumną, która zawiera wiadomości e-mail klientów z czarnej listy

   nie będziesz musiał już z tym pracować :) Więcej szczegółów na temat tej opcji Data Validation podam w jednym z moich przyszłych wpisów.

5. Przełącz się na " Alarm o błędach ", a następnie wprowadź swój tekst w pola Tytuł oraz Komunikat o błędzie . Excel pokaże Ci ten tekst, gdy tylko spróbujesz wprowadzić zdublowany wpis do kolumny. Staraj się wpisywać takie szczegóły, które będą dokładne i jasne dla Ciebie lub Twoich współpracowników. W przeciwnym razie za miesiąc lub kilka lat możesz zapomnieć, co to znaczy.

   Na przykład:

   Tytuł : "Duplicate email entry"

   Wiadomość : "Wprowadziłeś adres e-mail, który już istnieje w tej kolumnie. Tylko unikalne e-maile są dozwolone."

6. Kliknij OK aby zamknąć okno dialogowe "Walidacja danych".

   Teraz, gdy spróbujesz wkleić adres, który już istnieje w kolumnie, zobaczysz komunikat o błędzie ze swoim tekstem. Reguła zadziała zarówno wtedy, gdy wprowadzisz nowy adres do pustej komórki dla nowego klienta, jak i wtedy, gdy spróbujesz zastąpić e-mail dla istniejącego klienta:

Jeśli twoja zasada "No duplicates allowed" może mieć wyjątki :)

W czwartym kroku wybierz Ostrzeżenie lub Informacje od Styl Odpowiednio zmieni się zachowanie komunikatu alarmowego:

Ostrzeżenie : Przyciski w oknie dialogowym zmieniają się na Tak / Nie / Anuluj. Jeśli klikniesz Tak , wprowadzona wartość zostanie dodana. naciśnij Nie lub Anuluj aby wrócić do edycji komórki. Nie jest domyślnym przyciskiem.

Informacje : Przyciskami na komunikacie alarmowym będą Ok i Anuluj. Jeśli klikniesz Ok (domyślny), zostanie dodany duplikat. Anuluj przeniesie Cię z powrotem do trybu edycji.

Uwaga: Chciałbym jeszcze raz zwrócić Twoją uwagę na fakt, że alert o zduplikowanym wpisie pojawi się dopiero przy próbie wprowadzenia wartości do komórki. Excel nie znajdzie istniejących duplikatów gdy skonfigurujesz narzędzie Walidacja danych. Nie stanie się tak nawet wtedy, gdy w twojej kolumnie jest więcej niż 150 duplikatów :).