Leo nitakuambia jinsi ya kuzuia nakala zisionekane kwenye safu wima ya lahakazi yako ya Excel. Kidokezo hiki kinafanya kazi katika Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, na matoleo mapya zaidi.

Tulishughulikia mada sawa katika mojawapo ya makala yetu yaliyotangulia. Kwa hivyo unapaswa kujua jinsi ya kuangazia nakala kiotomatiki katika Excel mara tu kitu kinapoandikwa.

Makala haya yatakusaidia kukomesha nakala kuonekana katika safu wima moja au kadhaa katika lahakazi yako ya Excel. Kwa hivyo unaweza kuwa na data ya kipekee pekee katika safu wima ya 1 ya jedwali lako iwe na nambari za ankara, vitengo vya uhifadhi wa hisa, au tarehe, kila moja ikitajwa mara moja tu.

Jinsi ya kukomesha kurudia - hatua 5 rahisi

Excel ina Uthibitishaji wa Data - zana moja iliyosahaulika isivyo haki. Kwa msaada wake unaweza kuepuka makosa yanayotokea katika rekodi zako. Tutakuwa na uhakika wa kutoa baadhi ya makala ya baadaye kwa kipengele hiki muhimu. Na sasa, kama joto-up, utaona mfano rahisi wa kutumia chaguo hili. :)

Tuseme, una laha ya kazi inayoitwa "Wateja" inayojumuisha safu wima kama vile Majina, Nambari za Simu na Barua pepe unazotumia kutuma majarida. Hivyo barua pepe zote lazima ziwe za kipekee . Fuata hatua zilizo hapa chini ili kuepuka kutuma ujumbe sawa kwa mteja mmoja mara mbili.

1. Ikihitajika, tafuta na ufute nakala zote kwenye jedwali. Unaweza kwanza kuangazia dupes na kuzifuta mwenyewe baada ya kuangalia maadili. Au unaweza kuondoa nakala zote kwa kutumiausaidizi wa programu jalizi ya Kiondoa Nakala.
2. Chagua safu wima nzima unapohitaji kuepuka nakala. Bofya kwenye kisanduku cha kwanza na data ukibonyeza kitufe cha kibodi cha Shift kisha uchague kisanduku cha mwisho. Au tumia tu mchanganyiko wa Ctrl + Shift + End . Ni muhimu kuchagua seli ya kwanza ya data kwanza .

   Kumbuka: Ikiwa data yako iko katika safu rahisi ya Excel tofauti na jedwali kamili la Excel, unahitaji kuchagua seli zote kwenye safu wima yako, hata zile zilizo wazi, kutoka D2 kwa D1048576

3. Nenda kwenye kichupo cha Excel " Data " na ubofye ikoni ya Uthibitishaji wa Data ili kufungua sanduku la mazungumzo.
4. Kwenye kichupo cha Mipangilio , chagua " Custom " kutoka kwenye orodha kunjuzi ya Ruhusu na uweke =COUNTIF($D:$D,D2)=1 kwenye Sanduku la formula .

   Hapa $D:D ni anwani za seli za kwanza na za mwisho kwenye safu wima yako. Tafadhali zingatia alama za dola zinazotumika kuonyesha marejeleo kamili. D2 ni anwani ya kisanduku cha kwanza kilichochaguliwa, si rejeleo kamili.

   Kwa usaidizi wa fomula hii Excel huhesabu idadi ya matukio ya thamani ya D2 katika safu D1: D1048576. Ikiwa imetajwa mara moja tu, basi kila kitu ni sawa. Wakati thamani sawa inaonekana mara kadhaa, Excel itaonyesha ujumbe wa tahadhari na maandishi unayobainisha kwenye kichupo cha " Tahadhari ya hitilafu ".

   Kidokezo: Unaweza kulinganisha safu wima yako na nyingine.safu ili kupata nakala. Safu ya pili inaweza kuwa kwenye karatasi tofauti au kitabu cha kazi cha tukio. Kwa mfano, unaweza kulinganisha safu wima ya sasa na ile iliyo na barua pepe zilizoidhinishwa za wateja

   hutafanya kazi nayo tena. :) Nitatoa maelezo zaidi kuhusu chaguo hili la Uthibitishaji wa Data katika mojawapo ya machapisho yangu yajayo.

5. Badilisha hadi kichupo cha " Tahadhari ya Hitilafu ", na uweke maandishi yako kwenye nyuga. Kichwa na Ujumbe wa hitilafu . Excel itakuonyesha maandishi haya mara tu unapojaribu kuingiza nakala rudufu kwenye safu. Jaribu kuandika maelezo ambayo yatakuwa sahihi na wazi kwako au wenzako. Vinginevyo, katika mwezi au hivyo unaweza kusahau maana yake.

   Kwa mfano:

   Kichwa : "Rudufu ingizo la barua pepe"

   Ujumbe : "Umeingiza barua pepe ambayo tayari ipo safu hii. Barua pepe za kipekee pekee ndizo zinazoruhusiwa."

   Angalia pia: Kitendaji cha Excel SORTBY - kupanga maalum kwa fomula
6. Bofya Sawa ili kufunga kidirisha cha "Uthibitishaji wa Data".

   Sasa unapojaribu kubandika anwani ambayo tayari ipo kwenye safu wima, utaona ujumbe wa hitilafu na maandishi yako. Sheria itafanya kazi ikiwa utaingiza anwani mpya kwenye kisanduku kisicho na mteja kwa mteja mpya na ukijaribu kubadilisha barua pepe ya mteja aliyepo:

Kama " yako " Hakuna nakala zinazoruhusiwa" sheria inaweza kuwa na vighairi :)

Katika hatua ya nne chagua Onyo au Maelezo kutoka kwenye orodha ya menyu ya Mtindo .Tabia ya ujumbe wa arifa itabadilika sawia:

Onyo : Vifungo kwenye kidirisha vitageuka kuwa Ndiyo/Hapana/Ghairi. Ukibofya Ndiyo , thamani utakayoweka itaongezwa. Bonyeza Hapana au Ghairi ili urejee kuhariri kisanduku. Hapana ni kitufe cha chaguo-msingi.

Maelezo : Vibonye kwenye ujumbe wa arifa vitakuwa Sawa na Ghairi. Ukibofya Ok (ya chaguo-msingi), nakala itaongezwa. Ghairi itakurudisha kwenye hali ya kuhariri.

Kumbuka: Ningependa kuzingatia tena ukweli kwamba tahadhari kuhusu nakala rudufu itaonekana tu unapojaribu kuingiza thamani kwenye kisanduku. Excel haitapata nakala zilizopo unaposanidi zana ya Uthibitishaji wa Data. Haitafanyika hata kama kuna nakala zaidi ya 150 kwenye safu yako. :).