మీ Excel వర్క్‌షీట్‌లోని నిలువు వరుసలో నకిలీలు కనిపించకుండా ఎలా నిరోధించాలో ఈరోజు నేను మీకు చెప్తాను. ఈ చిట్కా Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 మరియు అంతకంటే తక్కువ వాటిలో పని చేస్తుంది.

మేము మా మునుపటి కథనాలలో ఒకదానిలో ఇదే అంశాన్ని కవర్ చేసాము. కాబట్టి మీరు ఏదైనా టైప్ చేసిన తర్వాత Excelలో నకిలీలను ఆటోమేటిక్‌గా ఎలా హైలైట్ చేయాలో తెలుసుకోవాలి.

మీ Excel వర్క్‌షీట్‌లో ఒకటి లేదా అనేక నిలువు వరుసలలో నకిలీలు కనిపించకుండా ఈ కథనం మీకు సహాయం చేస్తుంది. కాబట్టి మీరు మీ టేబుల్‌లోని 1వ నిలువు వరుసలో ఇన్‌వాయిస్ నంబర్‌లు, స్టాక్ కీపింగ్ యూనిట్‌లు లేదా తేదీలను కలిగి ఉండే ఏకైక డేటాను మాత్రమే కలిగి ఉండవచ్చు, ప్రతి ఒక్కటి ఒకసారి మాత్రమే పేర్కొనబడింది.

నకిలీని ఎలా ఆపాలి - 5 సులభమైన దశలు

Excel డేటా ధ్రువీకరణ ని కలిగి ఉంది - ఒక అన్యాయంగా మరచిపోయిన సాధనం. దాని సహాయంతో మీరు మీ రికార్డులలో సంభవించే లోపాలను నివారించవచ్చు. ఈ సహాయక ఫీచర్‌కు మేము కొన్ని భవిష్యత్ కథనాలను ఖచ్చితంగా అంకితం చేస్తాము. మరియు ఇప్పుడు, సన్నాహకంగా, మీరు ఈ ఎంపికను ఉపయోగించటానికి ఒక సాధారణ ఉదాహరణను చూస్తారు. :)

మీ వద్ద "కస్టమర్‌లు" అనే వర్క్‌షీట్ ఉందని అనుకుందాం, అందులో పేర్లు, ఫోన్ నంబర్‌లు మరియు వార్తాలేఖలను పంపడానికి మీరు ఉపయోగించే ఇమెయిల్‌లు వంటి నిలువు వరుసలు ఉంటాయి. కాబట్టి అన్ని ఇమెయిల్ చిరునామాలు తప్పనిసరిగా ప్రత్యేకంగా ఉండాలి . ఒకే సందేశాన్ని ఒక క్లయింట్‌కు రెండుసార్లు పంపకుండా ఉండటానికి దిగువ దశలను అనుసరించండి.

1. అవసరమైతే, పట్టిక నుండి అన్ని నకిలీలను కనుగొని తొలగించండి. మీరు మొదట డూప్‌లను హైలైట్ చేయవచ్చు మరియు విలువలను పరిశీలించిన తర్వాత వాటిని మాన్యువల్‌గా తొలగించవచ్చు. లేదా మీరు అన్ని నకిలీలను తీసివేయవచ్చుడూప్లికేట్ రిమూవర్ యాడ్-ఇన్ సహాయం.
2. మీరు నకిలీలను నివారించాల్సిన మొత్తం నిలువు వరుసను ఎంచుకోండి. Shift కీబోర్డ్ బటన్‌ను నొక్కి ఉంచే డేటాతో మొదటి సెల్‌పై క్లిక్ చేసి, ఆపై చివరి సెల్‌ను ఎంచుకోండి. లేదా Ctrl + Shift + End కలయికను ఉపయోగించండి. మొదట 1వ డేటా సెల్‌ను ఎంచుకోవడం ముఖ్యం .

   గమనిక: మీ డేటా పూర్తి స్థాయి Excel పట్టికకు విరుద్ధంగా సాధారణ Excel పరిధిలో ఉంటే, మీరు D2<2 నుండి మీ కాలమ్‌లోని అన్ని సెల్‌లను, ఖాళీగా ఉన్న వాటిని కూడా ఎంచుకోవాలి> నుండి D1048576

3. Excel " డేటా " ట్యాబ్‌కి వెళ్లి, డేటా ధ్రువీకరణ చిహ్నంపై క్లిక్ చేసి తెరవండి డైలాగ్ బాక్స్.
4. సెట్టింగ్‌లు ట్యాబ్‌లో, అనుమతించు డ్రాప్ డౌన్ జాబితా నుండి " అనుకూల "ని ఎంచుకుని, లో =COUNTIF($D:$D,D2)=1 ని నమోదు చేయండి ఫార్ములా బాక్స్.

   ఇక్కడ $D:$D మీ కాలమ్‌లోని మొదటి మరియు చివరి సెల్‌ల చిరునామాలు. దయచేసి సంపూర్ణ సూచనను సూచించడానికి ఉపయోగించే డాలర్ సంకేతాలకు శ్రద్ధ వహించండి. D2 అనేది మొదట ఎంచుకున్న సెల్ యొక్క చిరునామా, ఇది సంపూర్ణ సూచన కాదు.

   ఈ ఫార్ములా సహాయంతో Excel D1 పరిధిలో D2 విలువ యొక్క సంఘటనల సంఖ్యను గణిస్తుంది: D1048576. ఒక్కసారి ప్రస్తావిస్తే అంతా బాగానే ఉంటుంది. అదే విలువ అనేక సార్లు కనిపించినప్పుడు, Excel మీరు " ఎర్రర్ అలర్ట్ " ట్యాబ్‌లో పేర్కొన్న టెక్స్ట్‌తో హెచ్చరిక సందేశాన్ని చూపుతుంది.

   చిట్కా: మీరు మీ కాలమ్‌ను మరొకదానితో పోల్చవచ్చునకిలీలను కనుగొనడానికి నిలువు వరుస. రెండవ నిలువు వరుస వేరే వర్క్‌షీట్ లేదా ఈవెంట్ వర్క్‌బుక్‌లో ఉండవచ్చు. ఉదాహరణకు, మీరు కస్టమర్‌ల బ్లాక్‌లిస్ట్ చేయబడిన ఇమెయిల్‌లను కలిగి ఉన్న దానితో ప్రస్తుత నిలువు వరుసను పోల్చవచ్చు

   మీరు ఇకపై పని చేయలేరు. :) నేను నా భవిష్యత్ పోస్ట్‌లలో ఒకదానిలో ఈ డేటా ధ్రువీకరణ ఎంపిక గురించి మరిన్ని వివరాలను అందిస్తాను.

5. " ఎర్రర్ అలర్ట్ " ట్యాబ్‌కు మారండి మరియు ఫీల్డ్‌లలో మీ వచనాన్ని నమోదు చేయండి శీర్షిక మరియు లోపం సందేశం . మీరు నిలువు వరుసలో నకిలీ ఎంట్రీని నమోదు చేయడానికి ప్రయత్నించిన వెంటనే Excel మీకు ఈ వచనాన్ని చూపుతుంది. మీకు లేదా మీ సహోద్యోగులకు ఖచ్చితమైన మరియు స్పష్టంగా ఉండే వివరాలను టైప్ చేయడానికి ప్రయత్నించండి. లేకపోతే, ఒక నెలలో మీరు దాని అర్థం మర్చిపోవచ్చు.

   ఉదాహరణకు:

   శీర్షిక : "డూప్లికేట్ ఇమెయిల్ ఎంట్రీ"

   సందేశం : "మీరు ఇప్పటికే ఉన్న ఇమెయిల్ చిరునామాను నమోదు చేసారు ఈ నిలువు వరుస. ఏకైక ఇమెయిల్‌లు మాత్రమే అనుమతించబడతాయి."

6. "డేటా ధ్రువీకరణ" డైలాగ్‌ను మూసివేయడానికి సరే క్లిక్ చేయండి.

   ఇప్పుడు మీరు నిలువు వరుసలో ఇప్పటికే ఉన్న చిరునామాను అతికించడానికి ప్రయత్నించినప్పుడు, మీరు మీ వచనంతో ఒక దోష సందేశాన్ని చూస్తారు. మీరు కొత్త కస్టమర్ కోసం ఖాళీ సెల్‌లో కొత్త చిరునామాను నమోదు చేసినా మరియు ఇప్పటికే ఉన్న క్లయింట్ కోసం ఇమెయిల్‌ను భర్తీ చేయడానికి ప్రయత్నించినా ఈ నియమం పని చేస్తుంది:

మీ " నకిలీలు అనుమతించబడవు" నియమానికి మినహాయింపులు ఉండవచ్చు :)

నాల్గవ దశలో హెచ్చరిక లేదా స్టైల్ మెను జాబితా నుండి సమాచారం ఎంచుకోండి.హెచ్చరిక సందేశ ప్రవర్తన తదనుగుణంగా మారుతుంది:

హెచ్చరిక : డైలాగ్‌లోని బటన్‌లు అవును / కాదు / రద్దుగా మారుతాయి. మీరు అవును క్లిక్ చేస్తే, మీరు నమోదు చేసిన విలువ జోడించబడుతుంది. సెల్‌ను సవరించడానికి తిరిగి రావడానికి వద్దు లేదా రద్దు చేయి నొక్కండి. No అనేది డిఫాల్ట్ బటన్.

సమాచారం : హెచ్చరిక సందేశంలోని బటన్‌లు సరే మరియు రద్దు చేయి. మీరు సరే (డిఫాల్ట్) క్లిక్ చేస్తే, నకిలీ జోడించబడుతుంది. రద్దు చేయి మిమ్మల్ని ఎడిటింగ్ మోడ్‌కి తీసుకువెళుతుంది.

గమనిక: మీరు సెల్‌లో విలువను నమోదు చేయడానికి ప్రయత్నించినప్పుడు మాత్రమే నకిలీ నమోదు గురించిన హెచ్చరిక కనిపిస్తుంది అనే వాస్తవాన్ని నేను మళ్లీ మీ దృష్టికి తీసుకురావాలనుకుంటున్నాను. మీరు డేటా ధ్రువీకరణ సాధనాన్ని కాన్ఫిగర్ చేసినప్పుడు Excel ఇప్పటికే ఉన్న నకిలీలను కనుగొనదు . మీ కాలమ్‌లో 150 కంటే ఎక్కువ డూప్‌లు ఉన్నప్పటికీ అది జరగదు. :).