Aujourd'hui, je vais vous dire comment empêcher les doublons d'apparaître dans une colonne de votre feuille de calcul Excel. Cette astuce fonctionne dans Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 et inférieur.

Nous avons abordé un sujet similaire dans l'un de nos précédents articles. Vous devriez donc savoir comment mettre automatiquement en évidence les doublons dans Excel une fois que quelque chose a été tapé.

Cet article vous aidera à empêcher les doublons d'apparaître dans une ou plusieurs colonnes de votre feuille de calcul Excel. Ainsi, vous pouvez n'avoir que des données uniques dans la 1ère colonne de votre tableau, qu'il s'agisse de numéros de facture, d'unités de stock ou de dates, chacun n'étant mentionné qu'une seule fois.

Comment arrêter la duplication - 5 étapes faciles

Excel a Validation des données - un outil injustement oublié. Grâce à lui, vous pouvez éviter que des erreurs ne se produisent dans vos enregistrements. Nous ne manquerons pas de consacrer de prochains articles à cette fonction utile. Et maintenant, en guise d'échauffement, vous verrez un exemple simple d'utilisation de cette option. :)

Supposons que vous ayez une feuille de calcul appelée "Clients" qui comprend des colonnes telles que les noms, les numéros de téléphone et les adresses électroniques que vous utilisez pour envoyer des bulletins d'information. Ainsi, toutes les adresses électroniques doivent être uniques Suivez les étapes ci-dessous pour éviter d'envoyer deux fois le même message à un même client.

1. Si nécessaire, trouvez et supprimez tous les doublons du tableau. Vous pouvez d'abord mettre en évidence les doublons et les supprimer manuellement après avoir examiné les valeurs, ou vous pouvez supprimer tous les doublons à l'aide du module complémentaire Duplicate Remover.
2. Sélectionnez toute la colonne où vous devez éviter les doublons. Cliquez sur la première cellule contenant des données en maintenant la touche Shift enfoncée, puis sélectionnez la dernière cellule. Ou utilisez simplement la combinaison Ctrl + Shift + Fin . Il est important de sélectionner d'abord la 1ère cellule de données .

   Remarque : si vos données se trouvent dans une simple plage Excel et non dans un tableau Excel complet, vous devez sélectionner toutes les cellules de votre colonne, même celles qui sont vides, à partir de D2 à D1048576

3. Aller à Excel " Données "et cliquez sur l'onglet Validation des données pour ouvrir la boîte de dialogue.
4. Sur le Paramètres choisissez " Personnalisé " de la Autoriser dans la liste déroulante et entrez =COUNTIF($D:$D,D2)=1 dans le Formule boîte.

   Ici $D:$D sont les adresses de la première et de la dernière cellule de votre colonne. Veuillez prêter attention aux signes de dollar qui sont utilisés pour indiquer une référence absolue. D2 est l'adresse de la première cellule sélectionnée, il ne s'agit pas d'une référence absolue.

   À l'aide de cette formule, Excel compte le nombre d'occurrences de la valeur D2 dans la plage D1:D1048576. Si elle n'est mentionnée qu'une seule fois, tout va bien. Si la même valeur apparaît plusieurs fois, Excel affichera un message d'alerte avec le texte que vous indiquerez dans le champ " Alerte d'erreur onglet ".

   Conseil : Vous pouvez comparer votre colonne avec une autre colonne pour trouver les doublons. La deuxième colonne peut se trouver sur une feuille de calcul ou un classeur d'événements différent. Par exemple, vous pouvez comparer la colonne actuelle avec celle qui contient les emails des clients sur liste noire

   vous ne voulez plus travailler avec :) Je donnerai plus de détails sur cette option de validation des données dans un de mes prochains billets.

5. Passez à l'option " Alerte d'erreur "et saisissez votre texte dans les champs prévus à cet effet. Titre et Message d'erreur Excel vous montrera ce texte dès que vous tenterez de saisir une entrée en double dans la colonne. Essayez de taper les détails qui seront précis et clairs pour vous ou vos collègues. Sinon, dans un mois ou deux, vous pourrez oublier ce que cela signifie.

   Par exemple :

   Titre : "Duplicate email entry"

   Message : "Vous avez saisi une adresse e-mail qui existe déjà dans cette colonne. Seuls les e-mails uniques sont autorisés."

6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue "Validation des données".

   Maintenant, lorsque vous essayez de coller une adresse qui existe déjà dans la colonne, vous verrez un message d'erreur avec votre texte. La règle fonctionnera aussi bien si vous entrez une nouvelle adresse dans une cellule vide pour un nouveau client que si vous essayez de remplacer une adresse électronique pour le client existant :

Si votre règle "Pas de doublons autorisés" peut avoir des exceptions :)

À la quatrième étape, choisissez Avertissement ou Information de la Style Le comportement du message d'alerte sera modifié en conséquence :

Avertissement : Les boutons de la boîte de dialogue se transforment en Oui / Non / Annuler. Si vous cliquez sur Oui la valeur que vous avez saisie sera ajoutée. Appuyez sur Non ou Annuler pour revenir à l'édition de la cellule. Non est le bouton par défaut.

Information : Les boutons du message d'alerte seront Ok et Annuler. Si vous cliquez sur Ok (celui par défaut), un doublon sera ajouté. Annuler vous ramènera au mode d'édition.

Note : Je voudrais attirer à nouveau votre attention sur le fait que l'alerte concernant une entrée en double n'apparaîtra que lorsque vous essayez d'entrer une valeur dans une cellule. Excel ne trouve pas les doublons existants lorsque vous configurez l'outil de validation des données. Cela ne se produira pas même s'il y a plus de 150 doublons dans votre colonne :).