Í dag skal ég segja þér hvernig á að koma í veg fyrir að afrit birtist í dálki á Excel vinnublaðinu þínu. Þessi ábending virkar í Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 og lægri.

Við fjölluðum um svipað efni í einni af fyrri greinum okkar. Þannig að þú ættir að vita hvernig á að auðkenna sjálfkrafa afrit í Excel þegar eitthvað hefur verið slegið inn.

Þessi grein mun hjálpa þér að koma í veg fyrir að afrit birtast í einum eða nokkrum dálkum í Excel vinnublaðinu þínu. Þannig að þú getur aðeins haft einstök gögn í 1. dálki töflunnar, hvort sem það eru reikningsnúmer, birgðahaldseiningar eða dagsetningar, hver þeirra er aðeins nefnd einu sinni.

Hvernig á að stöðva tvíverknað - 5 auðveld skref

Excel hefur Gagnavottun - eitt ósanngjarnt gleymt tól. Með hjálp þess geturðu forðast villur í skrám þínum. Við munum vera viss um að verja nokkrum framtíðargreinum þessum gagnlega eiginleika. Og nú, sem upphitun, muntu sjá einfalt dæmi um notkun þessa valmöguleika. :)

Segjum að þú sért með vinnublað sem heitir "Viðskiptavinir" sem inniheldur dálka eins og nöfn, símanúmer og tölvupóst sem þú notar til að senda fréttabréf. Þannig verða öll netföng að vera einstök . Fylgdu skrefunum hér að neðan til að forðast að senda sömu skilaboðin til eins viðskiptavinar tvisvar.

1. Ef nauðsyn krefur, finndu og eyddu öllum afritum úr töflunni. Þú getur fyrst auðkennt dupurnar og eytt þeim handvirkt eftir að hafa skoðað gildin. Eða þú getur fjarlægt allar afrit meðhjálp Duplicate Remover viðbótarinnar.
2. Veldu allan dálkinn þar sem þú þarft að forðast tvítekningar. Smelltu á fyrsta reitinn með gögnum með því að halda Shift lyklaborðshnappinum inni og veldu síðan síðasta reitinn. Eða einfaldlega notaðu samsetninguna af Ctrl + Shift + End. Það er mikilvægt að velja 1. gagnahólfi fyrst .

   Athugið: Ef gögnin þín eru á einföldu Excel bili öfugt við fullgilda Excel töflu þarftu að velja allar frumur í dálknum þínum, jafnvel þær auðu, úr D2 til D1048576

3. Farðu í Excel " Gögn " flipann og smelltu á táknið Data Validation til að opna valmynd.
4. Á flipanum Stillingar skaltu velja " Sérsniðin " úr fellilistanum Leyfa og slá inn =COUNTIF($D:$D,D2)=1 í Formúlu kassi.

   Hér eru $D:$D heimilisföng fyrstu og síðustu hólfanna í dálknum þínum. Vinsamlegast gefðu gaum að dollaramerkjunum sem eru notuð til að gefa til kynna algera tilvísun. D2 er heimilisfang fyrsta valda reitsins, það er ekki alger tilvísun.

   Sjá einnig: Excel Switch virka - samsett form hreiðraðs IF-yfirlýsingar

   Með hjálp þessarar formúlu telur Excel fjölda tilvika D2 gildisins á bilinu D1: D1048576. Ef það er nefnt bara einu sinni, þá er allt í lagi. Þegar sama gildi birtist nokkrum sinnum mun Excel sýna viðvörunarskilaboð með textanum sem þú tilgreinir á " Villuviðvörun " flipanum.

   Ábending: Þú getur borið saman dálkinn þinn við annan dálk.dálk til að finna afrit. Annar dálkurinn getur verið á öðru vinnublaði eða viðburðavinnubók. Til dæmis geturðu borið saman núverandi dálk við þann sem inniheldur tölvupósta á svörtum lista viðskiptavina

   Sjá einnig: Excel sparklines: hvernig á að setja inn, breyta og nota

   sem þú vilt ekki vinna með lengur. :) Ég mun gefa frekari upplýsingar um þennan gagnavottunarmöguleika í einni af framtíðarfærslum mínum.

5. Skiptu yfir í " Villuviðvörun " flipann og sláðu inn textann þinn í reitina Titill og Villuboð . Excel mun sýna þér þennan texta um leið og þú reynir að slá inn tvítekna færslu í dálkinn. Reyndu að slá inn upplýsingarnar sem verða nákvæmar og skýrar fyrir þig eða samstarfsmenn þína. Annars, eftir mánuð eða svo geturðu gleymt hvað það þýðir.

   Til dæmis:

   Titill : "Tvítekið tölvupóstfærsla"

   Skilaboð : "Þú hefur slegið inn netfang sem er þegar til í þessum dálki. Aðeins einstakir tölvupóstar eru leyfðir."

6. Smelltu á OK til að loka "Gagnaprófun" glugganum.

   Nú þegar þú reynir að líma heimilisfang sem er þegar til í dálknum muntu sjá villuboð með textanum þínum. Reglan virkar bæði ef þú slærð inn nýtt heimilisfang í tóman reit fyrir nýjan viðskiptavin og ef þú reynir að skipta út tölvupósti fyrir núverandi viðskiptavin:

Ef " Engar tvítekningar leyfðar" regla getur haft undantekningar :)

Í fjórða skrefi velurðu Viðvörun eða Upplýsingar af Stíll valmyndarlistanum.Hegðun viðvörunarskilaboða mun breytast að sama skapi:

Viðvörun : Hnapparnir á glugganum verða Já / Nei / Hætta við. Ef þú smellir á Já verður gildinu sem þú slærð inn bætt við. Ýttu á Nei eða Hætta við til að fara aftur í að breyta hólfinu. Nei er sjálfgefinn hnappur.

Upplýsingar : Hnapparnir á viðvörunarskilaboðunum verða Í lagi og Hætta við. Ef þú smellir á Ok (sjálfgefið) verður afrit bætt við. Hætta við mun taka þig aftur í klippihaminn.

Athugið: Mig langar aftur að vekja athygli þína á þeirri staðreynd að viðvörun um tvítekna færslu birtist aðeins þegar þú reynir að slá inn gildi í reit. Excel finnur ekki fyrirliggjandi afrit þegar þú stillir gagnaprófunartólið. Það mun ekki gerast þó að það séu fleiri en 150 blekkingar í dálknum þínum. :).