Hari ini saya akan memberi tahu Anda cara mencegah duplikat muncul di kolom lembar kerja Excel Anda. Tip ini berfungsi di Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, dan yang lebih rendah.

Kami membahas topik serupa di salah satu artikel kami sebelumnya. Jadi, Anda harus tahu cara menyorot duplikat secara otomatis di Excel setelah sesuatu diketik.

Artikel ini akan membantumu menghentikan duplikasi yang muncul di satu atau beberapa kolom di lembar kerja Excelmu. Jadi kamu hanya bisa memiliki data unik di kolom pertama tabelmu, baik itu nomor faktur, unit penyimpanan stok, atau tanggal, yang masing-masing disebutkan hanya sekali.

Cara menghentikan duplikasi - 5 langkah mudah

Excel memiliki Validasi Data - Dengan bantuannya, Anda dapat menghindari kesalahan yang terjadi dalam catatan Anda. Kami pasti akan mencurahkan beberapa artikel di masa mendatang untuk fitur yang bermanfaat ini. Dan sekarang, sebagai pemanasan, Anda akan melihat contoh sederhana menggunakan opsi ini. :)

Misalkan, Anda memiliki lembar kerja bernama "Pelanggan" yang mencakup kolom seperti Nama, Nomor telepon, dan Email yang Anda gunakan untuk mengirim buletin. Jadi, semua alamat email harus unik Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menghindari pengiriman pesan yang sama ke satu klien dua kali.

1. Jika perlu, temukan dan hapus semua duplikat dari tabel. Anda dapat menyorot duplikat terlebih dahulu dan menghapusnya secara manual setelah melihat nilainya. Atau Anda dapat menghapus semua duplikat dengan bantuan add-in Duplicate Remover.
2. Pilih seluruh kolom di mana Anda perlu menghindari duplikat. Klik pada sel pertama dengan data dengan tetap menekan tombol keyboard Shift dan kemudian pilih sel terakhir. Atau cukup gunakan kombinasi Ctrl + Shift + End . Penting untuk memilih sel data pertama terlebih dahulu .

   Catatan: Jika data Anda berada dalam rentang Excel sederhana dan bukan tabel Excel lengkap, Anda perlu memilih semua sel di kolom Anda, bahkan yang kosong, dari D2 untuk D1048576

3. Pergi ke Excel " Data " dan klik pada tab Validasi Data untuk membuka kotak dialog.
4. Pada Pengaturan tab, pilih " Adat " dari Izinkan daftar drop-down dan masukkan =COUNTIF($D:$D,D2)=1 ke dalam Rumus kotak.

   Di sini $D:$D adalah alamat cell pertama dan terakhir dalam kolom Anda. Harap perhatikan tanda dolar yang digunakan untuk menunjukkan referensi absolut. D2 adalah alamat sel pertama yang dipilih, bukan referensi absolut.

   Dengan bantuan rumus ini, Excel menghitung jumlah kemunculan nilai D2 dalam rentang D1: D1048576. Jika disebutkan hanya sekali, maka semuanya baik-baik saja. Ketika nilai yang sama muncul beberapa kali, Excel akan menampilkan pesan peringatan dengan teks yang Anda tentukan pada " Peringatan kesalahan " tab.

   Lihat juga: Excel: Jika sel berisi lalu hitung, jumlahkan, sorot, salin, atau hapus

   jenis: Anda dapat membandingkan kolom Anda dengan kolom lain untuk menemukan duplikat. Kolom kedua bisa berada di lembar kerja atau buku kerja acara yang berbeda. Misalnya, Anda dapat membandingkan kolom saat ini dengan kolom yang berisi email pelanggan yang masuk daftar hitam

   Anda tidak akan bekerja dengan lebih lama lagi. :) Saya akan memberikan rincian lebih lanjut tentang opsi Validasi Data ini di salah satu posting saya di masa mendatang.

5. Beralih ke " Peringatan kesalahan ", dan masukkan teks Anda ke dalam bidang Judul dan Pesan kesalahan Excel akan menampilkan teks ini segera setelah Anda mencoba memasukkan entri duplikat ke dalam kolom. Cobalah untuk mengetikkan detail yang akurat dan jelas bagi Anda atau kolega Anda. Jika tidak, dalam sebulan atau lebih Anda bisa lupa apa artinya.

   Contohnya:

   Judul : "Duplikat entri email"

   Pesan : "Anda telah memasukkan alamat email yang sudah ada di kolom ini. Hanya email unik yang diperbolehkan."

6. Klik OK untuk menutup dialog "Validasi data".

   Sekarang ketika Anda mencoba menempelkan alamat yang sudah ada di kolom, Anda akan melihat pesan kesalahan dengan teks Anda. Aturan ini akan berfungsi baik jika Anda memasukkan alamat baru ke dalam sel kosong untuk pelanggan baru dan jika Anda mencoba mengganti email untuk klien yang sudah ada:

Jika aturan "Tidak ada duplikat yang diizinkan" Anda bisa memiliki pengecualian :)

Pada langkah keempat pilih Peringatan atau Informasi dari Gaya Perilaku pesan peringatan akan berubah sesuai dengan itu:

Peringatan Tombol-tombol pada dialog akan berubah menjadi Ya / Tidak / Batal. Jika Anda mengklik Ya nilai yang Anda masukkan akan ditambahkan. Tidak atau Batal untuk kembali mengedit sel. Tidak adalah tombol default.

Informasi Tombol-tombol pada pesan peringatan akan menjadi Ok dan Cancel. Jika Anda klik Baiklah (yang default), duplikat akan ditambahkan. Batal akan membawa Anda kembali ke mode pengeditan.

Catatan: Saya ingin memberi perhatian Anda lagi pada fakta bahwa peringatan tentang entri duplikat hanya akan muncul ketika Anda mencoba memasukkan nilai ke dalam sel. Excel tidak akan menemukan duplikat yang ada ketika Anda mengkonfigurasi alat Validasi Data. Ini tidak akan terjadi bahkan jika ada lebih dari 150 duplikat di kolom Anda. :).