Hari ini saya akan memberitahu anda cara untuk menghalang pendua daripada muncul dalam lajur lembaran kerja Excel anda. Petua ini berfungsi dalam Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 dan lebih rendah.

Kami membincangkan topik yang sama dalam salah satu artikel kami yang terdahulu. Oleh itu, anda harus tahu cara untuk menyerlahkan pendua secara automatik dalam Excel apabila sesuatu telah ditaip.

Artikel ini akan membantu anda menghentikan pendua muncul dalam satu atau beberapa lajur dalam lembaran kerja Excel anda. Jadi, anda hanya boleh mempunyai data unik dalam lajur pertama jadual anda di sana nombor invois, unit penyimpanan stok atau tarikh, setiap satu disebut sekali sahaja.

Cara menghentikan penduaan - 5 langkah mudah

Excel mempunyai Pengesahan Data - satu alat yang dilupakan secara tidak adil. Dengan bantuannya, anda boleh mengelakkan ralat berlaku dalam rekod anda. Kami pasti akan menumpukan beberapa artikel akan datang untuk ciri berguna ini. Dan sekarang, sebagai pemanasan badan, anda akan melihat contoh mudah menggunakan pilihan ini. :)

Andaikata, anda mempunyai lembaran kerja bernama "Pelanggan" yang merangkumi lajur seperti Nama, Nombor Telefon dan E-mel yang anda gunakan untuk menghantar surat berita. Oleh itu semua alamat e-mel mestilah unik . Ikut langkah di bawah untuk mengelakkan menghantar mesej yang sama kepada satu pelanggan dua kali.

1. Jika perlu, cari dan padam semua pendua daripada jadual. Anda boleh menyerlahkan penipuan dan memadamkannya secara manual selepas melihat nilainya. Atau anda boleh mengalih keluar semua pendua denganbantuan alat tambah Pembuang Pendua.
2. Pilih keseluruhan lajur yang anda perlukan untuk mengelakkan pendua. Klik pada sel pertama dengan data memastikan butang papan kekunci Shift ditekan dan kemudian pilih sel terakhir. Atau hanya gunakan gabungan Ctrl + Shift + End . Adalah penting untuk memilih sel data pertama dahulu .

   Nota: Jika data anda berada dalam julat Excel ringkas berbanding jadual Excel lengkap, anda perlu memilih semua sel dalam lajur anda, walaupun yang kosong, daripada D2 ke D1048576

3. Pergi ke tab " Data " Excel dan klik pada ikon Pengesahan Data untuk membuka kotak dialog.
4. Pada tab Tetapan , pilih " Tersuai " daripada senarai juntai bawah Benarkan dan masukkan =COUNTIF($D:$D,D2)=1 ke dalam Formula kotak.

   Di sini $D:$D ialah alamat sel pertama dan terakhir dalam lajur anda. Sila beri perhatian kepada tanda dolar yang digunakan untuk menunjukkan rujukan mutlak. D2 ialah alamat sel pertama yang dipilih, ia bukan rujukan mutlak.

   Dengan bantuan formula ini Excel mengira bilangan kejadian nilai D2 dalam julat D1: D1048576. Jika disebut sekali sahaja, maka semuanya baik-baik saja. Apabila nilai yang sama muncul beberapa kali, Excel akan menunjukkan mesej makluman dengan teks yang anda tentukan pada tab " Makluman ralat ".

   Petua: Anda boleh membandingkan lajur anda dengan lajur lainlajur untuk mencari pendua. Lajur kedua boleh berada pada lembaran kerja atau buku kerja acara yang berbeza. Sebagai contoh, anda boleh membandingkan lajur semasa dengan lajur yang mengandungi e-mel pelanggan yang disenaraihitamkan

   anda tidak mahu bekerja dengannya lagi. :) Saya akan memberikan butiran lanjut tentang pilihan Pengesahan Data ini dalam salah satu siaran saya yang akan datang.

5. Tukar kepada tab " Makluman ralat " dan masukkan teks anda ke dalam medan Tajuk dan Mesej ralat . Excel akan menunjukkan teks ini kepada anda sebaik sahaja anda cuba memasukkan entri pendua ke dalam lajur. Cuba taip butiran yang tepat dan jelas untuk anda atau rakan sekerja anda. Jika tidak, dalam sebulan atau lebih anda boleh melupakan maksudnya.

   Contohnya:

   Tajuk : "Entri e-mel pendua"

   Mesej : "Anda telah memasukkan alamat e-mel yang telah wujud dalam lajur ini. Hanya e-mel unik dibenarkan."

6. Klik OK untuk menutup dialog "Pengesahan data".

   Kini apabila anda cuba menampal alamat yang telah wujud dalam lajur, anda akan melihat mesej ralat dengan teks anda. Peraturan ini akan berfungsi jika anda memasukkan alamat baharu ke dalam sel kosong untuk pelanggan baharu dan jika anda cuba menggantikan e-mel untuk pelanggan sedia ada:

   Lihat juga: Bagaimana untuk menghalang entri pendua dalam lajur Excel, hanya data unik yang dibenarkan.

Jika anda " Tiada pendua dibenarkan" peraturan boleh mempunyai pengecualian :)

Pada langkah keempat pilih Amaran atau Maklumat daripada senarai menu Gaya .Tingkah laku mesej amaran akan berubah sama:

Amaran : Butang pada dialog akan bertukar sebagai Ya / Tidak / Batal. Jika anda mengklik Ya , nilai yang anda masukkan akan ditambah. Tekan Tidak atau Batalkan untuk kembali mengedit sel. Tidak ialah butang lalai.

Maklumat : Butang pada mesej makluman ialah Ok dan Batal. Jika anda mengklik Ok (yang lalai), pendua akan ditambahkan. Batal akan membawa anda kembali ke mod pengeditan.

Nota: Saya ingin memberi perhatian anda sekali lagi kepada fakta bahawa makluman tentang entri pendua akan muncul hanya apabila anda cuba memasukkan nilai ke dalam sel. Excel tidak akan menemui pendua sedia ada apabila anda mengkonfigurasi alat Pengesahan Data. Ia tidak akan berlaku walaupun terdapat lebih daripada 150 penipuan dalam lajur anda. :).