विषयसूची
आज मैं आपको बताऊंगा कि अपने एक्सेल वर्कशीट के कॉलम में डुप्लीकेट को प्रदर्शित होने से कैसे रोका जाए। यह युक्ति Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, और निम्न में काम करती है।
हमने अपने पिछले लेखों में से एक में इसी तरह के विषय को शामिल किया था। इसलिए आपको पता होना चाहिए कि एक बार कुछ टाइप हो जाने के बाद एक्सेल में डुप्लिकेट को स्वचालित रूप से कैसे हाइलाइट किया जाए।
यह लेख आपके एक्सेल वर्कशीट में एक या कई कॉलम में डुप्लिकेट को प्रदर्शित होने से रोकने में आपकी मदद करेगा। तो आपके पास अपनी तालिका के पहले कॉलम में केवल अद्वितीय डेटा हो सकता है, चाहे चालान संख्याएं हों, स्टॉक कीपिंग इकाइयां हों, या दिनांक हों, प्रत्येक का केवल एक बार उल्लेख किया गया हो।
दोहराव को कैसे रोकें - 5 आसान चरण
एक्सेल में डेटा वैलिडेशन है - एक गलत तरीके से भुला दिया गया टूल। इसकी मदद से आप अपने रिकॉर्ड में होने वाली त्रुटियों से बच सकते हैं। हम निश्चित रूप से भविष्य के कुछ लेखों को इस सहायक सुविधा के लिए समर्पित करेंगे। और अब, वार्म-अप के रूप में, आप इस विकल्प का उपयोग करने का एक सरल उदाहरण देखेंगे। :)
मान लीजिए, आपके पास "ग्राहक" नाम की एक वर्कशीट है जिसमें नाम, फोन नंबर और ईमेल जैसे कॉलम शामिल हैं जिनका उपयोग आप न्यूज़लेटर्स भेजने के लिए करते हैं। इस प्रकार सभी ईमेल पते अद्वितीय होने चाहिए । एक ग्राहक को एक ही संदेश दो बार भेजने से बचने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें। 
- यदि आवश्यक हो, तो तालिका से सभी डुप्लिकेट ढूंढें और हटाएं। आप पहले डुप्स को हाइलाइट कर सकते हैं और मूल्यों को देखने के बाद उन्हें मैन्युअल रूप से हटा सकते हैं। या आप सभी डुप्लीकेट को हटा सकते हैंडुप्लीकेट रिमूवर ऐड-इन की मदद।
- वह पूरा कॉलम चुनें जहां आपको डुप्लीकेट से बचने की जरूरत है। Shift कीबोर्ड बटन दबाए रखते हुए डेटा वाले पहले सेल पर क्लिक करें और फिर अंतिम सेल का चयन करें। या बस Ctrl + Shift + End के संयोजन का उपयोग करें। पहले पहले डेटा सेल को चुनना महत्वपूर्ण है ।
नोट: यदि आपका डेटा एक पूर्ण एक्सेल टेबल के विपरीत एक साधारण एक्सेल रेंज में है, तो आपको D2<2 से अपने कॉलम में सभी सेल का चयन करना होगा, यहां तक कि खाली भी।> से D1048576
- एक्सेल " डेटा " टैब पर जाएं और डेटा वैलिडेशन आइकन पर क्लिक करें। संवाद बॉक्स।
- सेटिंग टैब पर, अनुमति दें ड्रॉप डाउन सूची से " कस्टम " चुनें और में
=COUNTIF($D:$D,D2)=1दर्ज करें फॉर्मूला बॉक्स।
यहां $D:$D आपके कॉलम में पहले और आखिरी सेल के पते हैं। कृपया उन डॉलर चिह्नों पर ध्यान दें जिनका उपयोग निरपेक्ष संदर्भ दर्शाने के लिए किया जाता है। D2 पहले चयनित सेल का पता है, यह एक पूर्ण संदर्भ नहीं है।
इस सूत्र की सहायता से एक्सेल D1 श्रेणी में D2 मान की घटनाओं की संख्या की गणना करता है: D1048576। अगर एक बार ही बता दिया जाए तो सब ठीक है। जब एक ही मान कई बार दिखाई देता है, तो एक्सेल " त्रुटि चेतावनी " टैब पर आपके द्वारा निर्दिष्ट पाठ के साथ एक चेतावनी संदेश दिखाएगा।
युक्ति: आप अपने स्तंभ की तुलना दूसरे स्तंभ से कर सकते हैंडुप्लिकेट खोजने के लिए कॉलम। दूसरा कॉलम किसी भिन्न वर्कशीट या ईवेंट वर्कबुक पर हो सकता है। उदाहरण के लिए, आप वर्तमान कॉलम की तुलना उस कॉलम से कर सकते हैं जिसमें ग्राहकों के ब्लैकलिस्ट किए गए ईमेल हैं
अब आप उनके साथ काम नहीं करेंगे। :) मैं अपने भविष्य के पोस्ट में से एक में इस डेटा सत्यापन विकल्प के बारे में अधिक विवरण दूंगा।
- " त्रुटि चेतावनी " टैब पर स्विच करें, और फ़ील्ड में अपना टेक्स्ट दर्ज करें शीर्षक और त्रुटि संदेश । जैसे ही आप कॉलम में डुप्लिकेट प्रविष्टि दर्ज करने का प्रयास करेंगे, एक्सेल आपको यह टेक्स्ट दिखाएगा। उन विवरणों को टाइप करने का प्रयास करें जो आपके या आपके सहयोगियों के लिए सटीक और स्पष्ट हों। अन्यथा, एक या दो महीने में आप भूल सकते हैं कि इसका क्या अर्थ है।
उदाहरण के लिए:
शीर्षक : "डुप्लिकेट ईमेल प्रविष्टि"
संदेश : "आपने एक ईमेल पता दर्ज किया है जो पहले से मौजूद है यह कॉलम। केवल अद्वितीय ईमेल की अनुमति है।"
- "डेटा सत्यापन" संवाद को बंद करने के लिए ठीक क्लिक करें।
अब जब आप कॉलम में पहले से मौजूद किसी पते को पेस्ट करने का प्रयास करते हैं, तो आपको अपने टेक्स्ट के साथ एक त्रुटि संदेश दिखाई देगा। यदि आप किसी नए ग्राहक के लिए एक खाली सेल में एक नया पता दर्ज करते हैं और यदि आप मौजूदा ग्राहक के लिए एक ईमेल को बदलने का प्रयास करते हैं, तो नियम दोनों काम करेगा:
यदि आपका " कोई डुप्लिकेट अनुमत नहीं है" नियम के अपवाद हो सकते हैं:)
चौथे चरण में शैली मेनू सूची से चेतावनी या सूचना चुनें।अलर्ट संदेश व्यवहार तदनुसार बदल जाएगा:
चेतावनी : संवाद पर बटन हां/नहीं/रद्द के रूप में बदल जाएंगे। यदि आप हां क्लिक करते हैं, तो आपके द्वारा दर्ज किया गया मान जुड़ जाएगा। सेल संपादित करने के लिए वापस जाने के लिए नहीं या रद्द करें दबाएं। नहीं डिफ़ॉल्ट बटन है। 
जानकारी : अलर्ट संदेश पर बटन ओके और कैंसल होंगे। यदि आप Ok (डिफ़ॉल्ट एक) क्लिक करते हैं, तो एक डुप्लिकेट जोड़ा जाएगा। रद्द करें आपको वापस संपादन मोड में ले जाएगा। 
नोट: मैं इस तथ्य पर आपका ध्यान फिर से आकर्षित करना चाहता हूं कि डुप्लिकेट प्रविष्टि के बारे में अलर्ट केवल तभी दिखाई देगा जब आप सेल में मान दर्ज करने का प्रयास करेंगे। Excel को मौजूदा डुप्लीकेट नहीं मिलेंगे जब आप डेटा वैलिडेशन टूल को कॉन्फ़िगर करते हैं। आपके कॉलम में 150 से ज्यादा ठगी होने पर भी ऐसा नहीं होगा। :).
