Сегодня я расскажу вам, как предотвратить появление дубликатов в столбце рабочего листа Excel. Этот совет работает в Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 и ниже.

Мы рассматривали подобную тему в одной из наших предыдущих статей. Поэтому вы должны знать, как автоматически выделять дубликаты в Excel после того, как что-то было набрано.

Эта статья поможет вам остановить появление дубликатов в одном или нескольких столбцах рабочей таблицы Excel. Итак, вы можете иметь только уникальные данные в 1-м столбце вашей таблицы, будь то номера счетов, единицы складского учета или даты, каждая из которых упоминается только один раз.

Как остановить дублирование - 5 простых шагов

Excel имеет Валидация данных - один несправедливо забытый инструмент. с его помощью вы можете избежать ошибок, возникающих в ваших записях. мы обязательно посвятим несколько будущих статей этой полезной функции. а сейчас, в качестве разминки, вы увидите простой пример использования этой опции. :)

Предположим, у вас есть рабочий лист с именем "Клиенты", который включает такие столбцы, как имена, номера телефонов и электронные адреса, которые вы используете для рассылки информационных бюллетеней. Таким образом, все адреса электронной почты должны быть уникальными Выполните следующие действия, чтобы избежать отправки одного и того же сообщения одному клиенту дважды.

1. При необходимости найдите и удалите все дубликаты из таблицы. Вы можете сначала выделить дубликаты и удалить их вручную после просмотра значений. Или вы можете удалить все дубликаты с помощью надстройки Duplicate Remover.
2. Выделите весь столбец, в котором нужно избежать дубликатов. Щелкните на первой ячейке с данными, удерживая нажатой кнопку клавиатуры Shift, а затем выделите последнюю ячейку. Или просто используйте комбинацию Ctrl + Shift + End . Важно сначала выбрать 1-ю ячейку данных .

   Примечание: Если ваши данные находятся в простом диапазоне Excel, а не в полноценной таблице Excel, вам необходимо выбрать все ячейки в столбце, даже пустые, из списка D2 на D1048576

3. Перейти в раздел Excel " Данные " и нажмите на вкладку Валидация данных значок , чтобы открыть диалоговое окно.
4. На Настройки выберите вкладку " Пользовательский " из Разрешить выпадающий список и введите =COUNTIF($D:$D,D2)=1 в Формула коробка.

   Здесь $D:$D это адреса первой и последней ячеек в вашем столбце. Обратите внимание на знаки доллара, которые используются для обозначения абсолютной ссылки. D2 это адрес первой выделенной ячейки, это не абсолютная ссылка.

   С помощью этой формулы Excel подсчитывает количество вхождений значения D2 в диапазон D1:D1048576. Если оно упоминается только один раз, то все в порядке. Если одно и то же значение появляется несколько раз, Excel выдаст предупреждающее сообщение с текстом, который вы укажете в поле " Предупреждение об ошибке " вкладка.

   Совет: Вы можете сравнить свой столбец с другим столбцом, чтобы найти дубликаты. Второй столбец может находиться на другом рабочем листе или в рабочей книге событий. Например, вы можете сравнить текущий столбец с тем, который содержит электронные письма клиентов из черного списка

   вы больше не захотите работать с ним. :) Я расскажу подробнее об этой опции проверки данных в одном из моих будущих постов.

5. Переключитесь на " Предупреждение об ошибке ", и введите свой текст в поля Название и Сообщение об ошибке Excel покажет вам этот текст, как только вы попытаетесь ввести дублирующую запись в колонку. Старайтесь набирать те данные, которые будут точными и понятными для вас или ваших коллег. Иначе через месяц-другой вы можете забыть, что это значит.

   Например:

   Смотрите также: Как создать оглавление (TOC) в Microsoft Word

   Название : "Дублирующая запись в электронной почте"

   Сообщение : "Вы ввели адрес электронной почты, который уже существует в этой колонке. Разрешены только уникальные адреса электронной почты".

6. Нажмите OK чтобы закрыть диалоговое окно "Проверка данных".

   Теперь при попытке вставить адрес, который уже существует в столбце, вы увидите сообщение об ошибке с вашим текстом. Правило будет работать как при вводе нового адреса в пустую ячейку для нового клиента, так и при попытке заменить адрес электронной почты для существующего клиента:

Если ваше правило "Дубликаты запрещены" может иметь исключения :)

На четвертом шаге выберите Предупреждение или Информация из Стиль Список меню. Соответственно изменится поведение предупреждающего сообщения:

Предупреждение : Кнопки в диалоге будут отображаться как Да / Нет / Отмена. Если вы нажмете кнопку Да , введенное значение будет добавлено. Нажмите кнопку Нет или Отмена чтобы вернуться к редактированию ячейки. Нет - это кнопка по умолчанию.

Информация : Кнопки на сообщении предупреждения будут Ok и Cancel. Если вы нажмете кнопку Хорошо (по умолчанию), будет добавлен дубликат. Отмена вернет вас в режим редактирования.

Примечание: Хочу еще раз обратить ваше внимание на то, что предупреждение о дубликате появится только тогда, когда вы попытаетесь ввести значение в ячейку. Excel не находит существующих дубликатов при настройке инструмента Data Validation. Этого не произойдет, даже если в вашем столбце более 150 дубликатов :).