Dnes vám poviem, ako zabrániť tomu, aby sa v stĺpci pracovného hárka programu Excel objavili duplikáty. Tento tip funguje v aplikáciách Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 a nižších.

Podobnej téme sme sa venovali v jednom z našich predchádzajúcich článkov. Mali by ste teda vedieť, ako automaticky zvýrazniť duplicity v programe Excel po tom, čo ste niečo zadali.

Tento článok vám pomôže zastaviť duplicity v jednom alebo viacerých stĺpcoch v pracovnom hárku programu Excel. V 1. stĺpci tabuľky tak môžete mať len jedinečné údaje, či už ide o čísla faktúr, skladové jednotky alebo dátumy, pričom každý z nich sa uvedie len raz.

Ako zastaviť duplikáciu - 5 jednoduchých krokov

Excel má Overovanie údajov - jeden neprávom zabudnutý nástroj. S jeho pomocou môžete predísť chybám, ktoré sa vyskytujú vo vašich záznamoch. Tejto užitočnej funkcii sa budeme určite venovať v niektorých budúcich článkoch. A teraz na zahriatie uvidíte jednoduchý príklad využitia tejto možnosti :)

Predpokladajme, že máte pracovný hárok s názvom "Zákazníci", ktorý obsahuje stĺpce ako Mená, Telefónne čísla a E-maily, ktoré používate na zasielanie informačných bulletinov. Všetky e-mailové adresy musia byť jedinečné. . Postupujte podľa nižšie uvedených krokov, aby ste zabránili odoslaniu rovnakej správy jednému klientovi dvakrát.

1. V prípade potreby nájdite a odstráňte všetky duplikáty z tabuľky. Duplikáty môžete najprv zvýrazniť a po prezretí hodnôt ich odstrániť ručne. Alebo môžete odstrániť všetky duplikáty pomocou doplnku Duplicate Remover.
2. Vyberte celý stĺpec, v ktorom sa potrebujete vyhnúť duplicitám. Kliknite na prvú bunku s údajmi so stlačeným tlačidlom Shift a potom vyberte poslednú bunku. Alebo jednoducho použite kombináciu kláves Ctrl + Shift + End . Je dôležité vybrať najprv 1. dátovú bunku .

   Poznámka: Ak sú vaše údaje v jednoduchom rozsahu programu Excel a nie v plnohodnotnej tabuľke programu Excel, musíte vybrať všetky bunky v stĺpci, dokonca aj prázdne, z D2 na D1048576

3. Prejsť na Excel " Údaje " a kliknite na Overovanie údajov otvoriť dialógové okno.
4. Na Nastavenia vyberte kartu " Vlastné " z Povoľte rozbaľovací zoznam a zadajte =COUNTIF($D:$D,D2)=1 do Vzorec box.

   Tu $D:$D sú adresy prvej a poslednej bunky vášho stĺpca. Venujte pozornosť znakom dolára, ktoré sa používajú na označenie absolútneho odkazu. D2 je adresa prvej vybranej bunky, nie je to absolútny odkaz.

   Pomocou tohto vzorca Excel spočíta počet výskytov hodnoty D2 v rozsahu D1:D1048576. Ak je uvedená len raz, potom je všetko v poriadku. Ak sa tá istá hodnota objaví viackrát, Excel zobrazí upozornenie s textom, ktorý zadáte na " Upozornenie na chybu " karta.

   Tip: Svoj stĺpec môžete porovnať s iným stĺpcom, aby ste našli duplicity. Druhý stĺpec môže byť na inom pracovnom hárku alebo v inom zošite udalosti. Môžete napríklad porovnať aktuálny stĺpec s tým, ktorý obsahuje e-maily zákazníkov na čiernej listine.

   už nebudete musieť pracovať :) Podrobnejšie informácie o tejto možnosti Overovanie údajov uvediem v niektorom z mojich budúcich príspevkov.

5. Prepnite na " Upozornenie na chybu " a zadajte text do polí Názov a Chybová správa . program Excel vám tento text zobrazí hneď, ako sa pokúsite do stĺpca zadať duplicitný záznam. Snažte sa zadať údaje, ktoré budú pre vás alebo vašich kolegov presné a jasné. V opačnom prípade môžete približne za mesiac zabudnúť, čo to znamená.

   Napríklad:

   Názov : "Duplicitný e-mailový záznam"

   Pozri tiež: Zdieľaný zošit programu Excel: Ako zdieľať súbor programu Excel pre viacerých používateľov

   Správa : "Zadali ste e-mailovú adresu, ktorá už v tomto stĺpci existuje. Povolené sú len jedinečné e-maily."

6. Kliknite na . OK zavrieť dialógové okno "Overenie údajov".

   Keď sa teraz pokúsite vložiť adresu, ktorá už v stĺpci existuje, zobrazí sa chybové hlásenie s vaším textom. Pravidlo bude fungovať, ak do prázdnej bunky zadáte novú adresu pre nového zákazníka aj ak sa pokúsite nahradiť e-mail pre existujúceho klienta:

Ak vaše pravidlo "žiadne duplikáty povolené" môže mať výnimky :)

Vo štvrtom kroku vyberte Upozornenie alebo Informácie z Štýl Zoznam ponuky. Správanie výstražnej správy sa zodpovedajúcim spôsobom zmení:

Upozornenie : Tlačidlá na dialógovom okne sa zmenia na Áno / Nie / Zrušiť. Áno , pridá sa hodnota, ktorú ste zadali. Stlačte Nie alebo Zrušiť Ak sa chcete vrátiť k úprave bunky, predvolené tlačidlo je Nie.

Informácie : Tlačidlá na výstražnej správe budú Ok a Zrušiť. Ak kliknete na Ok (predvolené), bude pridaný duplikát. Zrušiť sa vrátite do režimu úprav.

Poznámka: Chcel by som vás ešte raz upozorniť na to, že upozornenie na duplicitný záznam sa zobrazí len vtedy, keď sa pokúsite do bunky zadať hodnotu. Excel nenájde existujúce duplikáty pri konfigurácii nástroja Overovanie údajov. Nestane sa to ani v prípade, že je v stĺpci viac ako 150 duplikátov :).