Hôm nay tôi sẽ cho bạn biết cách ngăn các bản sao xuất hiện trong một cột của trang tính Excel của bạn. Mẹo này hoạt động trong Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 trở xuống.

Chúng tôi đã đề cập đến một chủ đề tương tự trong một trong các bài viết trước của mình. Vì vậy, bạn nên biết cách tự động đánh dấu các mục trùng lặp trong Excel sau khi nội dung nào đó đã được nhập.

Bài viết này sẽ giúp bạn ngăn chặn các mục trùng lặp xuất hiện trong một hoặc một số cột trong trang tính Excel của mình. Vì vậy, bạn chỉ có thể có dữ liệu duy nhất trong cột đầu tiên của bảng là số hóa đơn, đơn vị lưu kho hoặc ngày, mỗi dữ liệu chỉ được đề cập một lần.

Cách ngừng sao chép - 5 bước đơn giản

Excel có Xác thực dữ liệu - một công cụ bị lãng quên một cách oan uổng. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể tránh được các lỗi xảy ra trong hồ sơ của mình. Chúng tôi chắc chắn sẽ dành một số bài viết trong tương lai cho tính năng hữu ích này. Và bây giờ, để khởi động, bạn sẽ thấy một ví dụ đơn giản về việc sử dụng tùy chọn này. :)

Giả sử bạn có một trang tính có tên "Khách hàng" bao gồm các cột như Tên, Số điện thoại và Email mà bạn sử dụng để gửi bản tin. Vì vậy, tất cả các địa chỉ email phải là duy nhất . Làm theo các bước dưới đây để tránh gửi cùng một tin nhắn cho một khách hàng hai lần.

1. Nếu cần, hãy tìm và xóa tất cả các mục trùng lặp khỏi bảng. Trước tiên, bạn có thể đánh dấu các bản sao và xóa chúng theo cách thủ công sau khi xem qua các giá trị. Hoặc bạn có thể loại bỏ tất cả các bản sao vớisự trợ giúp của phần bổ trợ Trình loại bỏ trùng lặp.
2. Chọn toàn bộ cột mà bạn cần tránh trùng lặp. Bấm vào ô đầu tiên có dữ liệu giữ nút Shift trên bàn phím và sau đó chọn ô cuối cùng. Hoặc đơn giản là sử dụng tổ hợp Ctrl + Shift + End . Điều quan trọng là phải chọn ô dữ liệu đầu tiên trước tiên .

   Lưu ý: Nếu dữ liệu của bạn nằm trong một phạm vi Excel đơn giản chứ không phải một bảng Excel chính thức, thì bạn cần chọn tất cả các ô trong cột của mình, kể cả những ô trống, từ D2 đến D1048576

3. Chuyển đến tab " Dữ liệu " của Excel và nhấp vào biểu tượng Xác thực dữ liệu để mở hộp thoại.
4. Trên tab Cài đặt , chọn " Tùy chỉnh " từ danh sách thả xuống Cho phép và nhập =COUNTIF($D:$D,D2)=1 vào Hộp công thức .

   Đây $D:$D là địa chỉ của ô đầu tiên và ô cuối cùng trong cột của bạn. Vui lòng chú ý đến các ký hiệu đô la được sử dụng để biểu thị tham chiếu tuyệt đối. D2 là địa chỉ của ô được chọn đầu tiên, nó không phải là tham chiếu tuyệt đối.

   Với sự trợ giúp của công thức này, Excel sẽ đếm số lần xuất hiện của giá trị D2 trong phạm vi D1: D1048576. Nếu nó được đề cập chỉ một lần, thì mọi thứ đều ổn. Khi cùng một giá trị xuất hiện nhiều lần, Excel sẽ hiển thị thông báo cảnh báo với nội dung bạn chỉ định trên tab " Cảnh báo lỗi ".

   Mẹo: Bạn có thể so sánh cột của mình với cột kháccột để tìm các bản sao. Cột thứ hai có thể nằm trên một trang tính hoặc sổ làm việc sự kiện khác. Ví dụ: bạn có thể so sánh cột hiện tại với cột chứa các email trong danh sách đen của khách hàng

   bạn sẽ không làm việc với họ nữa. :) Tôi sẽ cung cấp thêm chi tiết về tùy chọn Xác thực dữ liệu này trong một trong những bài đăng trong tương lai của mình.

5. Chuyển sang tab " Cảnh báo lỗi " và nhập văn bản của bạn vào các trường Tiêu đề và Thông báo lỗi . Excel sẽ hiển thị cho bạn văn bản này ngay khi bạn cố gắng nhập một mục nhập trùng lặp vào cột. Cố gắng nhập các chi tiết sẽ chính xác và rõ ràng cho bạn hoặc đồng nghiệp của bạn. Nếu không, trong một tháng hoặc lâu hơn, bạn có thể quên ý nghĩa của nó.

   Ví dụ:

   Xem thêm: Hàm IF trong Excel: ví dụ về công thức cho văn bản, số, ngày tháng, khoảng trống

   Tiêu đề : "Mục nhập email trùng lặp"

   Thông báo : "Bạn đã nhập địa chỉ email đã tồn tại trong cột này. Chỉ cho phép các email duy nhất."

6. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại "Xác thực dữ liệu".

   Bây giờ, khi bạn cố gắng dán một địa chỉ đã tồn tại vào cột, bạn sẽ thấy thông báo lỗi trong văn bản của mình. Quy tắc sẽ hoạt động cả khi bạn nhập địa chỉ mới vào ô trống cho khách hàng mới và nếu bạn cố gắng thay thế email cho khách hàng hiện tại:

Nếu " Không cho phép trùng lặp" có thể có ngoại lệ :)

Ở bước thứ tư, chọn Cảnh báo hoặc Thông tin từ danh sách menu Kiểu dáng .Hành vi của thông báo cảnh báo sẽ thay đổi tương ứng:

Cảnh báo : Các nút trên hộp thoại sẽ chuyển thành Có / Không / Hủy. Nếu bạn nhấp vào Có , giá trị bạn nhập sẽ được thêm vào. Nhấn Không hoặc Hủy để quay lại chỉnh sửa ô. Không là nút mặc định.

Thông tin : Các nút trên thông báo cảnh báo sẽ là Đồng ý và Hủy. Nếu bạn nhấp vào Ok (mặc định), một bản sao sẽ được thêm vào. Hủy sẽ đưa bạn trở lại chế độ chỉnh sửa.

Lưu ý: Tôi muốn lưu ý bạn một lần nữa về thực tế là cảnh báo về một mục nhập trùng lặp sẽ chỉ xuất hiện khi bạn cố gắng nhập một giá trị vào một ô. Excel sẽ không tìm thấy các bản sao hiện có khi bạn định cấu hình công cụ Xác thực dữ liệu. Nó sẽ không xảy ra ngay cả khi có hơn 150 bản sao trong cột của bạn. :).