Hoy te diré cómo evitar que aparezcan duplicados en una columna de tu hoja de Excel. Este truco funciona en Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 e inferiores.

Cubrimos un tema similar en uno de nuestros artículos anteriores. Así que ya debería saber cómo resaltar automáticamente los duplicados en Excel una vez que se ha escrito algo.

Este artículo le ayudará a evitar que aparezcan duplicados en una o varias columnas de su hoja de cálculo de Excel. Así podrá tener sólo datos únicos en la 1ª columna de su tabla, ya sean números de factura, unidades de mantenimiento de existencias o fechas, cada uno mencionado sólo una vez.

Cómo detener la duplicación - 5 sencillos pasos

Excel tiene Validación de datos - una herramienta injustamente olvidada. Con su ayuda puedes evitar que se produzcan errores en tus registros. Seguro que dedicaremos algún artículo futuro a esta útil función. Y ahora, como calentamiento, verás un sencillo ejemplo de uso de esta opción. :)

Supongamos que tiene una hoja de cálculo llamada "Clientes" que incluye columnas como Nombres, Números de teléfono y Correos electrónicos que utiliza para enviar boletines. Por lo tanto, todas las direcciones de correo electrónico deben ser únicas Siga los pasos que se indican a continuación para evitar enviar dos veces el mismo mensaje a un mismo cliente.

1. Si es necesario, busque y elimine todos los duplicados de la tabla. Primero puede resaltar los duplicados y eliminarlos manualmente después de revisar los valores. O puede eliminar todos los duplicados con la ayuda del complemento Duplicate Remover.
2. Seleccione toda la columna en la que necesita evitar duplicados. Haga clic en la primera celda con datos manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas y, a continuación, seleccione la última celda. O simplemente utilice la combinación de teclas Ctrl + Mayús + Fin . Es importante seleccionar primero la 1ª celda de datos .

   Nota: Si sus datos se encuentran en un simple rango de Excel en lugar de en una tabla de Excel completa, deberá seleccionar todas las celdas de su columna, incluso las que estén en blanco, desde D2 a D1048576

   Ver también: Ejemplos de la función COUNTIF de Excel - no en blanco, mayor que, duplicado o único
3. Ir a Excel " Datos "y haga clic en la pestaña Validación de datos para abrir el cuadro de diálogo.
4. En el Ajustes seleccione " A medida " del Permitir e introduzca =COUNTIF($D:$D,D2)=1 en el Fórmula caja.

   Aquí $D:$D son las direcciones de la primera y la última celda de tu columna. Presta atención a los signos de dólar que se utilizan para indicar referencia absoluta. D2 es la dirección de la primera celda seleccionada, no es una referencia absoluta.

   Con la ayuda de esta fórmula Excel cuenta el número de apariciones del valor D2 en el rango D1:D1048576. Si se menciona una sola vez, entonces todo está bien. Cuando el mismo valor aparece varias veces, Excel mostrará un mensaje de alerta con el texto que especifique en el campo " Alerta de error ".

   Consejo: Puede comparar su columna con otra columna para encontrar duplicados. La segunda columna puede estar en una hoja de trabajo diferente o en un libro de eventos. Por ejemplo, puede comparar la columna actual con la que contiene los correos electrónicos de clientes en la lista negra

   Ver también: Referencia de celda relativa y absoluta: por qué usar $ en una fórmula de Excel

   :) Daré más detalles sobre esta opción de Validación de Datos en uno de mis futuros posts.

5. Cambia al " Alerta de error "e introduzca su texto en los campos Título y Mensaje de error Excel le mostrará este texto en cuanto intente introducir una entrada duplicada en la columna. Intente escribir los detalles que sean precisos y claros para usted o sus colegas. De lo contrario, en un mes o así puede olvidarse de lo que significa.

   Por ejemplo:

   Título : "Entrada de correo electrónico duplicada"

   Mensaje : "Ha introducido una dirección de correo electrónico que ya existe en esta columna. Sólo se permiten correos electrónicos únicos."

6. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo "Validación de datos".

   Ahora, cuando intente pegar una dirección que ya existe en la columna, verá un mensaje de error con su texto. La regla funcionará tanto si introduce una nueva dirección en una celda vacía para un nuevo cliente como si intenta sustituir un correo electrónico para el cliente existente:

Si su norma "No se permiten duplicados" puede tener excepciones :)

En el cuarto paso elija Advertencia o Información del Estilo El comportamiento de los mensajes de alerta cambiará en consecuencia:

Advertencia : Los botones del cuadro de diálogo se convertirán en Sí / No / Cancelar. Si pulsa Sí se añadirá el valor introducido. Pulse No o Cancelar para volver a editar la celda. No es el botón por defecto.

Información : Los botones del mensaje de alerta serán Ok y Cancelar. Si hace clic en Ok (el predeterminado), se añadirá un duplicado. Cancelar volverá al modo de edición.

Nota: Me gustaría llamar tu atención de nuevo sobre el hecho de que la alerta sobre una entrada duplicada aparecerá sólo cuando intentes introducir un valor en una celda. Excel no encuentra los duplicados existentes cuando configure la herramienta de Validación de Datos. No ocurrirá aunque haya más de 150 duplicados en su columna. :).