Ek sal jou vandag vertel hoe om te verhoed dat duplikate in 'n kolom van jou Excel-werkblad verskyn. Hierdie wenk werk in Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 en laer.

Ons het 'n soortgelyke onderwerp in een van ons vorige artikels behandel. Jy behoort dus te weet hoe om outomaties duplikate in Excel uit te lig sodra iets getik is.

Hierdie artikel sal jou help om te keer dat duplikate in een of meer kolomme in jou Excel-werkblad verskyn. Jy kan dus net unieke data in die 1ste kolom van jou tabel hê, of daar faktuurnommers, voorraadhou-eenhede of datums, elkeen net een keer genoem.

Hoe om duplisering te stop - 5 maklike stappe

Excel het Datavalidering - een instrument wat onregverdig vergeet is. Met sy hulp kan u foute voorkom wat in u rekords voorkom. Ons sal sekerlik 'n paar toekomstige artikels aan hierdie nuttige kenmerk wy. En nou, as 'n opwarming, sal jy 'n eenvoudige voorbeeld van die gebruik van hierdie opsie sien. :)

Gestel jy het 'n werkblad met die naam "Klante" wat kolomme insluit soos Name, Telefoonnommers en E-posse wat jy gebruik om nuusbriewe te stuur. Al die e-posadresse moet dus uniek wees . Volg die stappe hieronder om te verhoed dat dieselfde boodskap twee keer aan een kliënt gestuur word.

1. Indien nodig, soek en vee alle duplikate uit die tabel uit. U kan eers die dupes uitlig en dit handmatig uitvee nadat u deur die waardes gekyk het. Of jy kan alle duplikate verwyder metdie hulp van die Duplicate Remover-byvoeging.
2. Kies die hele kolom waar jy duplikate moet vermy. Klik op die eerste sel met data terwyl jy die Shift-sleutelbordknoppie ingedruk hou en kies dan die laaste sel. Of gebruik eenvoudig die kombinasie van Ctrl + Shift + End. Dit is belangrik om eers die 1ste datasel te kies .

   Let wel: As jou data in 'n eenvoudige Excel-reeks is, in teenstelling met 'n volwaardige Excel-tabel, moet jy al die selle in jou kolom, selfs die leë, selekteer vanaf D2 na D1048576

   Sien ook: Hoe om "Die lêer is korrup en kan nie oopgemaak word nie" Excel 2010 fout reg te stel
3. Gaan na Excel " Data "-oortjie en klik op die Datavalidering -ikoon om die dialoog boks.
4. Op die Instellings -oortjie, kies " Custom " uit die Laat toe -aftreklys en voer =COUNTIF($D:$D,D2)=1 in die in Formule -boks.

   Hier $D:$D is die adresse van die eerste en die laaste selle in jou kolom. Let asseblief op die dollartekens wat gebruik word om absolute verwysing aan te dui. D2 is die adres van die eerste geselekteerde sel, dit is nie 'n absolute verwysing nie.

   Met die hulp van hierdie formule tel Excel die aantal voorkomste van die D2-waarde in die reeks D1: D1048576. As dit net een keer genoem word, dan is alles in orde. Wanneer dieselfde waarde verskeie kere verskyn, sal Excel 'n waarskuwingsboodskap wys met die teks wat jy spesifiseer op die " Foutwaarskuwing "-oortjie.

   Wenk: Jy kan jou kolom met 'n ander vergelykkolom om duplikate te vind. Die tweede kolom kan op 'n ander werkblad of gebeurteniswerkboek wees. Byvoorbeeld, jy kan die huidige kolom vergelyk met die een wat die swartlys-e-posse bevat van kliënte

   met wie jy nie meer wil werk nie. :) Ek sal meer besonderhede oor hierdie Data Validation-opsie in een van my toekomstige plasings gee.

5. Skakel oor na die " Foutwaarskuwing "-oortjie, en voer jou teks in die velde in Titel en Foutboodskap . Excel sal vir jou hierdie teks wys sodra jy probeer om 'n duplikaatinskrywing in die kolom in te voer. Probeer om die besonderhede in te tik wat akkuraat en duidelik vir jou of jou kollegas sal wees. Andersins kan jy oor 'n maand of wat vergeet wat dit beteken.

   Byvoorbeeld:

   Titel : "Duplikaat e-posinskrywing"

   Boodskap : "Jy het 'n e-posadres ingevoer wat reeds in hierdie kolom. Slegs unieke e-posse word toegelaat."

6. Klik OK om die "Data validering" dialoog toe te maak.

   Nou wanneer jy probeer om 'n adres te plak wat reeds in die kolom bestaan, sal jy 'n foutboodskap met jou teks sien. Die reël sal beide werk as jy 'n nuwe adres in 'n leë sel vir 'n nuwe kliënt invoer en as jy probeer om 'n e-pos vir die bestaande kliënt te vervang:

   Sien ook: Bereken CAGR in Excel: Saamgestelde jaarlikse groeikoersformules

As jou " Geen duplikate toegelaat nie" reël kan uitsonderings hê :)

Op die vierde stap kies Waarskuwing of Inligting uit die Styl -kieslyslys.Die waarskuwingsboodskapgedrag sal dienooreenkomstig verander:

Waarskuwing : Die knoppies op die dialoog sal as Ja / Nee / Kanselleer verander. As jy Ja klik, sal die waarde wat jy invoer bygevoeg word. Druk Nee of Kanselleer om terug te gaan na die redigering van die sel. Nee is die verstekknoppie.

Inligting : Die knoppies op die waarskuwingboodskap sal Ok en Kanselleer wees. As jy Ok klik (die verstek een), sal 'n duplikaat bygevoeg word. Kanselleer sal jou terugneem na die redigeermodus.

Let wel: Ek wil weer u aandag gee aan die feit dat die waarskuwing oor 'n duplikaatinskrywing slegs sal verskyn wanneer u 'n waarde in 'n sel probeer invoer. Excel sal nie bestaande duplikate vind nie wanneer jy die Data Validation-nutsding opstel. Dit sal nie gebeur nie al is daar meer as 150 dupes in jou kolom. :).