آج میں آپ کو بتاؤں گا کہ آپ کی ایکسل ورک شیٹ کے کالم میں ڈپلیکیٹس کو ظاہر ہونے سے کیسے روکا جائے۔ یہ ٹپ Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, اور اس سے کم میں کام کرتی ہے۔

ہم نے اپنے پچھلے مضامین میں سے ایک میں اسی طرح کے موضوع کا احاطہ کیا تھا۔ اس لیے آپ کو معلوم ہونا چاہیے کہ ایک بار کچھ ٹائپ ہونے کے بعد ایکسل میں ڈپلیکیٹس کو خود بخود کیسے نمایاں کیا جائے۔

یہ آرٹیکل آپ کی ایکسل ورک شیٹ میں ایک یا کئی کالموں میں ڈپلیکیٹس کو ظاہر ہونے سے روکنے میں مدد کرے گا۔ لہذا آپ کے پاس اپنے ٹیبل کے پہلے کالم میں صرف منفرد ڈیٹا ہو سکتا ہے جس میں انوائس نمبرز، اسٹاک کیپنگ یونٹس، یا تاریخیں ہوں، جن میں سے ہر ایک کا صرف ایک بار ذکر کیا جاتا ہے۔

ڈپلیکیشن کو کیسے روکا جائے - 5 آسان اقدامات

فرض کریں، آپ کے پاس "کسٹمرز" نام کی ایک ورک شیٹ ہے جس میں نام، فون نمبرز، اور ای میلز جیسے کالم شامل ہیں جنہیں آپ نیوز لیٹر بھیجنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ اس طرح تمام ای میل پتے منفرد ہونے چاہئیں ۔ ایک کلائنٹ کو دو بار ایک ہی پیغام بھیجنے سے بچنے کے لیے درج ذیل مراحل پر عمل کریں۔

1. اگر ضروری ہو تو، ٹیبل سے تمام ڈپلیکیٹس تلاش کریں اور حذف کریں۔ آپ پہلے ڈوپس کو نمایاں کر سکتے ہیں اور اقدار کو دیکھنے کے بعد دستی طور پر حذف کر سکتے ہیں۔ یا آپ اس کے ساتھ تمام ڈپلیکیٹس کو ہٹا سکتے ہیں۔ڈپلیکیٹ ریموور ایڈ ان کی مدد۔
2. پورے کالم کو منتخب کریں جہاں آپ کو ڈپلیکیٹ سے بچنے کی ضرورت ہے۔ شفٹ کی بورڈ کے بٹن کو دباتے ہوئے ڈیٹا کے ساتھ پہلے سیل پر کلک کریں اور پھر آخری سیل کو منتخب کریں۔ یا صرف Ctrl + Shift + End کا مجموعہ استعمال کریں۔ پہلے ڈیٹا سیل کو منتخب کرنا ضروری ہے ۔

   نوٹ: اگر آپ کا ڈیٹا مکمل ایکسل ٹیبل کے برعکس ایک سادہ ایکسل رینج میں ہے، تو آپ کو اپنے کالم کے تمام سیلز، یہاں تک کہ خالی سیلز کو D2<2 سے منتخب کرنے کی ضرورت ہے۔> to D1048576

3. ایکسل " ڈیٹا " ٹیب پر جائیں اور کھولنے کے لیے ڈیٹا کی توثیق آئیکن پر کلک کریں۔ ڈائلاگ باکس.
4. ترتیبات ٹیب پر، اجازت دیں ڈراپ ڈاؤن فہرست سے " حسب ضرورت " کو منتخب کریں اور میں =COUNTIF($D:$D,D2)=1 درج کریں۔ فارمولا باکس۔

   یہاں $D:$D آپ کے کالم کے پہلے اور آخری سیلز کے پتے ہیں۔ براہ کرم ڈالر کے ان نشانات پر توجہ دیں جو مطلق حوالہ کی نشاندہی کے لیے استعمال ہوتے ہیں۔ D2 پہلے منتخب کردہ سیل کا پتہ ہے، یہ کوئی مطلق حوالہ نہیں ہے۔

   اس فارمولے کی مدد سے ایکسل D2 کی رینج D1 میں موجود D2 قدر کی تعداد کو شمار کرتا ہے: D1048576. اگر اس کا صرف ایک بار ذکر کیا جائے تو سب کچھ ٹھیک ہے۔ جب ایک ہی قدر کئی بار ظاہر ہوتی ہے تو، Excel آپ کے " Error alert " ٹیب پر بیان کردہ متن کے ساتھ ایک انتباہی پیغام دکھائے گا۔

   مشورہ: آپ اپنے کالم کا کسی دوسرے کالم سے موازنہ کر سکتے ہیں۔ڈپلیکیٹس تلاش کرنے کے لیے کالم۔ دوسرا کالم مختلف ورک شیٹ یا ایونٹ ورک بک پر ہو سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، آپ موجودہ کالم کا موازنہ اس کالم سے کر سکتے ہیں جس میں صارفین کی بلیک لسٹ کردہ ای میلز ہیں

   بھی دیکھو: آؤٹ لک فوری اقدامات: کیسے بنائیں اور استعمال کریں۔

   جس کے ساتھ آپ مزید کام نہیں کریں گے۔ :) میں اس ڈیٹا کی توثیق کے آپشن کے بارے میں اپنی مستقبل کی کسی پوسٹ میں مزید تفصیلات دوں گا۔

5. " خرابی کا انتباہ " ٹیب پر جائیں، اور اپنے متن کو فیلڈز میں درج کریں۔ عنوان اور خرابی کا پیغام ۔ جیسے ہی آپ کالم میں ڈپلیکیٹ اندراج داخل کرنے کی کوشش کریں گے Excel آپ کو یہ متن دکھائے گا۔ وہ تفصیلات ٹائپ کرنے کی کوشش کریں جو آپ یا آپ کے ساتھیوں کے لیے درست اور واضح ہوں۔ دوسری صورت میں، ایک یا اس سے زیادہ مہینے میں آپ اس کا مطلب بھول سکتے ہیں.

   مثال کے طور پر:

   عنوان : "ڈپلیکیٹ ای میل اندراج"

   پیغام : "آپ نے ایک ای میل پتہ درج کیا ہے جو پہلے سے موجود ہے یہ کالم۔ صرف منفرد ای میلز کی اجازت ہے۔"

6. "ڈیٹا کی توثیق" ڈائیلاگ کو بند کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

   اب جب آپ کالم میں پہلے سے موجود ایڈریس کو پیسٹ کرنے کی کوشش کریں گے تو آپ کو اپنے متن کے ساتھ ایک ایرر میسج نظر آئے گا۔ اگر آپ کسی نئے گاہک کے لیے خالی سیل میں نیا پتہ درج کرتے ہیں اور اگر آپ موجودہ کلائنٹ کے لیے ای میل کو تبدیل کرنے کی کوشش کرتے ہیں تو یہ اصول دونوں کام کرے گا:

اگر آپ کا " کسی بھی ڈپلیکیٹ کی اجازت نہیں ہے" اصول میں مستثنیات نہیں ہو سکتے :)

چوتھے مرحلے پر انداز مینو فہرست سے انتباہ یا معلومات کا انتخاب کریں۔الرٹ پیغام کا رویہ اسی طرح بدل جائے گا:

انتباہ : ڈائیلاگ پر بٹن ہاں / نہیں / منسوخ ہوجائیں گے۔ اگر آپ ہاں پر کلک کریں گے، تو آپ جو قدر درج کریں گے وہ شامل ہوجائے گی۔ سیل میں ترمیم کرنے کے لیے نہیں یا منسوخ کریں کو دبائیں۔ نہیں ڈیفالٹ بٹن ہے۔

معلومات : الرٹ پیغام پر بٹن اوکے اور کینسل ہوں گے۔ اگر آپ Ok (پہلے سے طے شدہ) پر کلک کریں گے تو ایک ڈپلیکیٹ شامل کیا جائے گا۔ منسوخ کریں آپ کو ایڈیٹنگ موڈ پر واپس لے جائے گا۔

نوٹ: میں آپ کی توجہ اس حقیقت کی طرف دوبارہ دلانا چاہوں گا کہ ڈپلیکیٹ اندراج کے بارے میں الرٹ صرف اس وقت ظاہر ہوگا جب آپ کسی سیل میں قدر داخل کرنے کی کوشش کریں گے۔ جب آپ ڈیٹا کی توثیق کے ٹول کو ترتیب دیں گے تو Excel کو موجودہ ڈپلیکیٹس نہیں ملے گا ۔ ایسا نہیں ہوگا چاہے آپ کے کالم میں 150 سے زیادہ دھوکے ہوں۔ :).