I dag fortæller jeg dig, hvordan du kan forhindre, at der vises dubletter i en kolonne i dit Excel-regneark. Dette tip virker i Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 og lavere.

Vi behandlede et lignende emne i en af vores tidligere artikler. Så du bør vide, hvordan du automatisk markerer dubletter i Excel, når du har indtastet noget.

Denne artikel vil hjælpe dig med at stoppe dubletter i en eller flere kolonner i dit Excel-regneark, så du kun kan have unikke data i den første kolonne i din tabel, uanset om der er tale om fakturanumre, lagerholdingsenheder eller datoer, som hver kun nævnes én gang.

Sådan stopper du kopiering - 5 nemme trin

Excel har Validering af data - et uretfærdigt glemt værktøj. Ved hjælp af det kan du undgå fejl i dine registreringer. Vi vil helt sikkert afsætte nogle fremtidige artikler til denne nyttige funktion. Og nu vil du som opvarmning se et simpelt eksempel på brugen af denne mulighed :)

Antag, at du har et regneark med navnet "Kunder", der indeholder kolonner som navne, telefonnumre og e-mailadresser, som du bruger til at sende nyhedsbreve. Alle e-mail-adresser skal derfor være unikke Følg nedenstående trin for at undgå at sende den samme meddelelse til en klient to gange.

1. Hvis det er nødvendigt, skal du finde og slette alle dubletter fra tabellen. Du kan først markere dubletterne og slette dem manuelt efter at have kigget værdierne igennem. Eller du kan fjerne alle dubletter ved hjælp af tilføjelsesprogrammet Duplicate Remover.
2. Vælg hele den kolonne, hvor du skal undgå dubletter. Klik på den første celle med data med Shift-tastaturknappen nede, og vælg derefter den sidste celle. Eller brug blot kombinationen Ctrl + Shift + End . Det er vigtigt at vælge den første datacelle først .

   Bemærk: Hvis dine data er i et simpelt Excel-område i modsætning til en fuldgyldig Excel-tabelle, skal du vælge alle cellerne i din kolonne, selv de tomme celler, fra D2 til D1048576

3. Gå til Excel " Data " og klik på fanen Validering af data ikonet for at åbne dialogboksen.
4. På den Indstillinger skal du vælge " Tilpasset " fra den Tillad drop down-listen og indtast =COUNTIF($D:$D,D2)=1 i den Formel boks.

   Her $D:$D er adresserne for den første og den sidste celle i kolonnen. Vær opmærksom på dollartegnene, der bruges til at angive absolutte referencer. D2 er adressen på den første valgte celle, det er ikke en absolut reference.

   Ved hjælp af denne formel tæller Excel antallet af forekomster af D2-værdien i intervallet D1:D1048576. Hvis den kun nævnes én gang, er alt i orden. Når den samme værdi optræder flere gange, viser Excel en advarsel med den tekst, du angiver i feltet " Fejladvarsel " fanen.

   Se også: Sådan fjerner du tomme mellemrum i Excel - førende, efterfølgende, ikke-brydende

   Tip: Du kan sammenligne din kolonne med en anden kolonne for at finde dubletter. Den anden kolonne kan være på et andet regneark eller i en anden projektmappe. Du kan f.eks. sammenligne den aktuelle kolonne med den kolonne, der indeholder de sortlistede e-mails fra kunderne

   du ikke behøver at arbejde med længere. :) Jeg vil give flere detaljer om denne mulighed for datavalidering i et af mine fremtidige indlæg.

5. Skift til " Fejladvarsel ", og indtast din tekst i felterne Titel og Fejlmeddelelse Excel viser dig denne tekst, så snart du forsøger at indtaste en dobbeltpost i kolonnen. Prøv at skrive de oplysninger, der vil være nøjagtige og klare for dig eller dine kolleger. Ellers kan du om en måned eller to glemme, hvad det betyder.

   For eksempel:

   Titel : "Duplikat af en e-mailpost"

   Besked : "Du har indtastet en e-mail-adresse, der allerede findes i denne kolonne. Kun unikke e-mails er tilladt."

   Se også: 5 måder at indsætte nye kolonner i Excel på: genvej, indsæt flere kolonner, VBA-makro m.m.
6. Klik på OK for at lukke dialogboksen "Datavalidering".

   Når du nu forsøger at indsætte en adresse, der allerede findes i kolonnen, vises en fejlmeddelelse med din tekst. Reglen virker både, hvis du indtaster en ny adresse i en tom celle for en ny kunde, og hvis du forsøger at erstatte en e-mail for den eksisterende kunde:

Hvis din regel "Ingen dubletter tilladt" kan have undtagelser :)

På det fjerde trin vælger du Advarsel eller Oplysninger fra den Stil menylisten. Adfærden for advarselsmeddelelsen ændres tilsvarende:

Advarsel : Knapperne i dialogboksen bliver til Ja / Nej / Annuller. Hvis du klikker på Ja , vil den værdi, du indtaster, blive tilføjet. Tryk på Nej eller Annuller for at vende tilbage til redigeringen af cellen. Nej er standardknappen.

Oplysninger : Knapperne på advarselsmeddelelsen vil være Ok og Annuller. Hvis du klikker på Ok (standard), vil der blive tilføjet et duplikat. Annuller fører dig tilbage til redigeringstilstanden.

Bemærk: Jeg vil gerne endnu en gang gøre dig opmærksom på, at advarslen om en dobbeltindtastning kun vises, når du forsøger at indtaste en værdi i en celle. Excel vil ikke finde eksisterende dubletter når du konfigurerer værktøjet Datavalidering. Det sker ikke, selv om der er mere end 150 dubleringer i din kolonne :).