Danas ću vam reći kako spriječiti pojavljivanje duplikata u stupcu vašeg Excel radnog lista. Ovaj savjet funkcionira u Microsoft Excelu 365, 2021, 2019, 2016 i starijim verzijama.

Sličnu smo temu obradili u jednom od naših prethodnih članaka. Stoga biste trebali znati kako automatski istaknuti duplikate u Excelu nakon što se nešto upiše.

Ovaj članak pomoći će vam da spriječite pojavljivanje duplikata u jednom ili više stupaca na vašem Excel radnom listu. Dakle, možete imati samo jedinstvene podatke u prvom stupcu vaše tablice, bilo da postoje brojevi faktura, jedinice za čuvanje zaliha ili datumi, svaki spomenut samo jednom.

Kako zaustaviti dupliciranje - 5 jednostavnih koraka

Excel ima Data Validation - jedan nepravedno zaboravljen alat. Uz njegovu pomoć možete izbjeći pogreške koje se pojavljuju u vašim zapisima. Sigurno ćemo neke buduće članke posvetiti ovoj korisnoj značajci. A sada, kao zagrijavanje, vidjet ćete jednostavan primjer korištenja ove opcije. :)

Pretpostavimo da imate radni list pod nazivom "Kupci" koji uključuje stupce kao što su imena, telefonski brojevi i e-mailovi koje koristite za slanje biltena. Stoga sve adrese e-pošte moraju biti jedinstvene . Slijedite korake u nastavku kako biste izbjegli dva puta slanje iste poruke jednom klijentu.

1. Ako je potrebno, pronađite i izbrišite sve duplikate iz tablice. Prvo možete označiti prevare i izbrisati ih ručno nakon pregledavanja vrijednosti. Ili možete ukloniti sve duplikate pomoćuuz pomoć dodatka za uklanjanje duplikata.
2. Odaberite cijeli stupac u kojem trebate izbjeći duplikate. Kliknite na prvu ćeliju s podacima držeći pritisnutu tipku tipkovnice Shift i zatim odaberite posljednju ćeliju. Ili jednostavno upotrijebite kombinaciju Ctrl + Shift + End. Važno je prvo odabrati 1. podatkovnu ćeliju .

   Napomena: Ako su vaši podaci u jednostavnom Excel rasponu za razliku od pune Excel tablice, trebate odabrati sve ćelije u svom stupcu, čak i one prazne, iz D2 do D1048576

3. Idite na Excel karticu " Podaci " i kliknite na ikonu Provjera valjanosti podataka da biste otvorili dijaloški okvir.
4. Na kartici Postavke odaberite " Prilagođeno " s padajućeg popisa Dopusti i unesite =COUNTIF($D:$D,D2)=1 u Formula kutija.

   Ovdje su $D:$D adrese prve i zadnje ćelije u vašem stupcu. Obratite pozornost na znakove dolara koji se koriste za označavanje apsolutne reference. D2 je adresa prve odabrane ćelije, nije apsolutna referenca.

   Pomoću ove formule Excel broji broj pojavljivanja vrijednosti D2 u rasponu D1: D1048576. Ako se samo jednom spomene, onda je sve u redu. Kada se ista vrijednost pojavi nekoliko puta, Excel će prikazati poruku upozorenja s tekstom koji navedete na kartici " Upozorenje o pogrešci ".

   Savjet: možete usporediti svoj stupac s drugimstupac za pronalaženje duplikata. Drugi stupac može biti na drugom radnom listu ili radnoj knjizi događaja. Na primjer, možete usporediti trenutni stupac s onim koji sadrži e-poštu korisnika s crne liste

   s kojima više ne želite raditi. :) Dat ću više detalja o ovoj opciji provjere valjanosti podataka u jednom od svojih budućih postova.

5. Prebacite se na karticu " Upozorenje o pogrešci " i unesite svoj tekst u polja Naslov i Poruka o pogrešci . Excel će vam pokazati ovaj tekst čim pokušate unijeti dvostruki unos u stupac. Pokušajte upisati detalje koji će biti točni i jasni vama ili vašim kolegama. Inače, za mjesec dana možete zaboraviti što to znači.

   Na primjer:

   Naslov : "Dvostruki unos e-pošte"

   Poruka : "Unijeli ste adresu e-pošte koja već postoji u ovaj stupac. Dopuštene su samo jedinstvene adrese e-pošte."

6. Kliknite U redu da zatvorite dijaloški okvir "Provjera valjanosti podataka".

   Sada kada pokušate zalijepiti adresu koja već postoji u stupcu, uz tekst ćete vidjeti poruku o pogrešci. Pravilo će funkcionirati i ako unesete novu adresu u praznu ćeliju za novog klijenta i ako pokušate zamijeniti e-poštu za postojećeg klijenta:

Ako vaš " Duplikati nisu dopušteni" pravilo može imati iznimke :)

U četvrtom koraku odaberite Upozorenje ili Informacije s popisa izbornika Stil .Ponašanje poruke upozorenja promijenit će se u skladu s tim:

Upozorenje : Gumbi u dijaloškom okviru promijenit će se u Da / Ne / Odustani. Ako kliknete Da , vrijednost koju unesete bit će dodana. Pritisnite Ne ili Odustani za povratak na uređivanje ćelije. Ne je zadani gumb.

Informacije : Gumbi na poruci upozorenja bit će U redu i Odustani. Ako kliknete U redu (zadano), dodat će se duplikat. Odustani će vas vratiti u način uređivanja.

Napomena: Želio bih ponovno obratiti pozornost na činjenicu da će se upozorenje o dvostrukom unosu pojaviti samo kada pokušate unijeti vrijednost u ćeliju. Excel neće pronaći postojeće duplikate kada konfigurirate alat za provjeru valjanosti podataka. To se neće dogoditi ni ako u vašoj koloni bude više od 150 prevaranata. :).