Tänään kerron, miten estät kaksoiskappaleiden esiintymisen Excel-taulukkosi sarakkeessa. Tämä vinkki toimii Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 ja alemmissa.

Käsittelimme vastaavaa aihetta yhdessä aiemmista artikkeleistamme. Sinun pitäisi siis tietää, miten Excelissä voidaan automaattisesti korostaa kaksoiskappaleet, kun jotain on kirjoitettu.

Tämä artikkeli auttaa sinua lopettamaan päällekkäisyyksien esiintymisen Excel-taulukkosi yhdessä tai useammassa sarakkeessa. Näin taulukkosi 1. sarakkeessa voi olla vain yksilöllisiä tietoja, olivatpa ne sitten laskunumeroita, varastoyksiköitä tai päivämääriä, joista jokainen mainitaan vain kerran.

Kuinka lopettaa kopiointi - 5 helppoa vaihetta

Excelissä on Tietojen validointi - yksi aiheettomasti unohdettu työkalu. Sen avulla voit välttää virheet tietueissasi. Omistamme varmasti joitakin tulevia artikkeleita tälle hyödylliselle ominaisuudelle. Ja nyt, lämmittelynä, näet yksinkertaisen esimerkin tämän vaihtoehdon käytöstä :)

Oletetaan, että sinulla on "Asiakkaat" -niminen laskentataulukko, joka sisältää sarakkeita, kuten nimet, puhelinnumerot ja sähköpostit, joita käytät uutiskirjeiden lähettämiseen. Näin ollen kaikkien sähköpostiosoitteiden on oltava yksilöllisiä Seuraa alla olevia ohjeita, jotta vältät saman viestin lähettämisen yhdelle asiakkaalle kahdesti.

1. Etsi ja poista tarvittaessa kaikki kaksoiskappaleet taulukosta. Voit ensin korostaa kaksoiskappaleet ja poistaa ne manuaalisesti tarkasteltuasi arvoja. Tai voit poistaa kaikki kaksoiskappaleet Duplicate Remover -lisäosan avulla.
2. Valitse koko sarake, jossa haluat välttää päällekkäisyyksiä. Klikkaa ensimmäistä solua, jossa on tietoja, pitäen Shift-näppäintä painettuna ja valitse sitten viimeinen solu. Tai käytä yksinkertaisesti yhdistelmää Ctrl + Shift + End . On tärkeää valita ensin 1. tietosolu. .

   Huomautus: Jos tietosi ovat yksinkertaisessa Excel-alueessa eikä täysimittaisessa Excel-taulukossa, sinun on valittava kaikki sarakkeen solut, myös tyhjät, sarakkeesta "Valitse". D2 osoitteeseen D1048576

3. Siirry Exceliin " Tiedot " -välilehdellä ja napsauta Tietojen validointi kuvaketta avataksesi valintaikkunan.
4. On Asetukset välilehti, valitse " Custom " alkaen Salli pudotusvalikosta ja kirjoita =COUNTIF($D:$D,D2)=1 osaksi Kaava laatikko.

   Tässä $D:$D ovat sarakkeesi ensimmäisen ja viimeisen solun osoitteet. Kiinnitä huomiota dollarimerkkeihin, joita käytetään absoluuttisen viittauksen osoittamiseen. D2 on ensimmäisen valitun solun osoite, se ei ole absoluuttinen viittaus.

   Tämän kaavan avulla Excel laskee D2-arvon esiintymisten määrän alueella D1:D1048576. Jos arvo mainitaan vain kerran, kaikki on kunnossa. Kun sama arvo esiintyy useita kertoja, Excel näyttää varoitusviestin, jonka tekstin määrittelet kohdassa " Virheilmoitus " -välilehti.

   Vihje: Voit verrata saraketta toiseen sarakkeeseen löytääksesi päällekkäisyyksiä. Toinen sarake voi olla eri laskentataulukossa tai tapahtumatyökirjassa. Voit esimerkiksi verrata nykyistä saraketta sarakkeeseen, joka sisältää asiakkaiden mustalle listalle merkityt sähköpostit.

   et halua työskennellä enää :) Annan lisätietoja tästä Data Validation -vaihtoehdosta jossakin tulevista viesteistäni.

5. Vaihda " Virheilmoitus " -välilehti ja kirjoita tekstisi kenttiin. Otsikko ja Virheilmoitus . Excel näyttää tämän tekstin heti, kun yrität syöttää sarakkeeseen päällekkäisen merkinnän. Yritä kirjoittaa tiedot, jotka ovat tarkkoja ja selkeitä sinulle tai kollegoillesi. Muuten voit noin kuukauden kuluttua unohtaa, mitä se tarkoittaa.

   Esimerkiksi:

   Katso myös: INDEX MATCH Google Sheetsissä - toinen tapa vertikaaliseen hakuun

   Otsikko : "Kaksinkertainen sähköpostiosoite"

   Viesti : "Olet syöttänyt sähköpostiosoitteen, joka on jo olemassa tässä sarakkeessa. Vain uniikit sähköpostiosoitteet ovat sallittuja."."

6. Klikkaa OK sulkeaksesi "Tietojen validointi"-valintaikkunan.

   Nyt kun yrität liittää sarakkeeseen osoitteen, joka on jo olemassa, näet virheilmoituksen tekstisi kanssa. Sääntö toimii sekä silloin, kun syötät uuden osoitteen uuden asiakkaan tyhjään soluun, että silloin, kun yrität korvata olemassa olevan asiakkaan sähköpostin:

Jos "kaksoiskappaleet eivät ole sallittuja" -säännössäsi voi olla poikkeuksia :)

Valitse neljännellä askeleella Varoitus tai Tiedot alkaen Tyyli Hälytysviestin käyttäytyminen muuttuu vastaavasti:

Varoitus : Valintaikkunan painikkeet muuttuvat Kyllä / Ei / Peruuta. Jos napsautat Kyllä , syöttämäsi arvo lisätään. Paina painiketta Ei tai Peruuta palataksesi takaisin solun muokkaamiseen. Ei on oletuspainike.

Tiedot : Hälytysviestin painikkeet ovat Ok ja Cancel. Jos napsautat painiketta Ok (oletusarvoisesti), lisätään kaksoiskappale. Peruuta palaat takaisin muokkaustilaan.

Huomautus: Haluaisin kiinnittää huomiosi jälleen siihen, että varoitus kaksoiskappaleesta tulee näkyviin vain silloin, kun yrität syöttää arvon soluun. Excel ei löydä olemassa olevia kaksoiskappaleita kun määrität Data Validation -työkalun. Sitä ei tapahdu, vaikka sarakkeessa olisi yli 150 kaksoiskappaletta :).