Сьогодні я розповім вам, як запобігти появі дублікатів у стовпчику робочого аркуша Excel. Ця порада працює в Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 і нижче.

Схожу тему ми розглядали в одній з наших попередніх статей. Отже, ви повинні знати, як автоматично виділяти дублікати в Excel після того, як щось було набрано.

Ця стаття допоможе вам запобігти появі дублікатів в одному або декількох стовпцях робочого аркуша Excel. Таким чином, ви можете мати тільки унікальні дані в 1-му стовпці вашої таблиці, будь то номери рахунків-фактур, одиниці обліку запасів або дати, кожна з яких згадується лише один раз.

Як зупинити дублювання - 5 простих кроків

Excel має Перевірка даних - один несправедливо забутий інструмент, за допомогою якого можна уникнути помилок, що виникають у ваших записах. Цій корисній функції ми обов'язково присвятимо кілька наступних статей. А зараз, для розминки, ви побачите простий приклад використання цієї опції :)

Припустимо, у вас є робочий аркуш з назвою "Клієнти", який містить такі стовпці, як Прізвища, Номери телефонів та Електронні адреси, які ви використовуєте для відправки розсилок. При цьому всі адреси електронної пошти повинні бути унікальними Виконайте наведені нижче дії, щоб не надсилати одне й те саме повідомлення одному клієнту двічі.

1. При необхідності знайдіть і видаліть всі дублікати з таблиці. Можна спочатку виділити дублікати і видалити їх вручну після перегляду значень. Або видалити всі дублікати за допомогою надбудови Duplicate Remover.
2. Виділіть весь стовпець, де потрібно уникнути дублювання. Клацніть по першій комірці з даними, утримуючи натиснутою клавішу Shift, а потім виділіть останню комірку. Або просто використовуйте комбінацію клавіш Ctrl + Shift + End . Важливо спочатку виділити 1-у комірку даних .

   Примітка: Якщо ваші дані знаходяться в простому діапазоні Excel, а не в повноцінній таблиці Excel, вам потрібно виділити всі комірки вашого стовпця, навіть порожні, з D2 до D1048576

   Дивіться також: Функція Excel SORT - автоматичне сортування даних за формулою
3. Перейти до Excel " Дані " і натисніть на вкладку Перевірка даних щоб відкрити діалогове вікно.
4. Про це йдеться на Налаштування вкладка, виберіть " Нестандартний " від Дозволити випадаючий список і введіть =COUNTIF($D:$D,D2)=1 в Формула Ящик.

   Тут $D:$D це адреси першої та останньої комірок у вашому стовпчику. Зверніть увагу на знаки долара, які використовуються для позначення абсолютного посилання. D2 адреса першої виділеної комірки, не є абсолютним посиланням.

   За допомогою цієї формули Excel підраховує кількість входжень значення D2 в діапазоні D1:D1048576. Якщо воно згадується всього один раз, то все в порядку. Коли ж одне і те ж значення з'являється кілька разів, то Excel видасть попередження з текстом, який ви вкажете на полі " Повідомлення про помилку "Вкладка".

   Порада: Ви можете порівняти свій стовпець з іншим стовпцем, щоб знайти дублікати. Другий стовпець може знаходитися на іншому аркуші або в іншій книзі подій. Наприклад, ви можете порівняти поточний стовпець з тим, який містить адреси електронної пошти клієнтів, занесених до чорного списку

   з якими вам більше не доведеться працювати :) Більш детально про цю опцію перевірки даних я розповім в одному з моїх наступних постів.

5. Перейдіть на сторінку " Повідомлення про помилку ", та введіть свій текст у поля Назва і Повідомлення про помилку Excel покаже вам цей текст, як тільки ви спробуєте ввести дублікат запису в стовпчик. Намагайтеся вводити реквізити, які будуть точними і зрозумілими для вас або ваших колег. Інакше через місяць-другий ви можете забути, що це означає.

   Наприклад:

   Назва : "Дублікат запису електронної пошти"

   Повідомлення "Ви ввели адресу електронної пошти, яка вже існує в цій колонці. Допускаються тільки унікальні адреси електронної пошти".

6. Натисніть ГАРАЗД. закрити діалогове вікно "Перевірка даних".

   Тепер при спробі вставити адресу, яка вже існує в колонці, ви побачите повідомлення про помилку зі своїм текстом. Правило буде працювати як при введенні нової адреси в порожню комірку для нового клієнта, так і при спробі замінити email для існуючого клієнта:

   Дивіться також: Дата і час в Google Таблицях

Якщо ваше правило "Дублікати не допускаються" може мати винятки :)

На четвертому кроці обираємо Попередження або Інформація від Стиль Відповідно зміниться поведінка попереджувальних повідомлень:

Попередження Кнопки в діалоговому вікні набудуть вигляду Так / Ні / Скасувати. Якщо натиснути кнопку Так введене значення буде додано. Натисніть Ні або Скасувати щоб повернутися до редагування комірки. За замовчуванням використовується кнопка "Ні".

Інформація Кнопки на попереджувальному повідомленні будуть Ок і Скасувати. Якщо ви натиснете Гаразд. (за замовчуванням), буде додано дублікат. Скасувати поверне вас до режиму редагування.

Примітка: Ще раз звертаю Вашу увагу на те, що попередження про дублювання запису з'являється тільки при спробі введення значення в комірку. Excel не знайде існуючі дублікати При налаштуванні інструменту Перевірка даних цього не станеться, навіть якщо у вашій колонці буде більше 150 дублікатів :).