Vandaag vertel ik je hoe je kunt voorkomen dat er duplicaten verschijnen in een kolom van je Excel-werkblad. Deze tip werkt in Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 en lager.

We hebben een soortgelijk onderwerp behandeld in een van onze vorige artikelen. U zou dus moeten weten hoe u automatisch duplicaten kunt markeren in Excel zodra iets is getypt.

Dit artikel zal u helpen voorkomen dat er duplicaten verschijnen in een of meer kolommen in uw Excel-werkblad. Zo kunt u alleen unieke gegevens hebben in de eerste kolom van uw tabel, of het nu gaat om factuurnummers, voorraadhoudende eenheden of data, die elk slechts eenmaal worden vermeld.

Hoe duplicatie stoppen - 5 eenvoudige stappen

Excel heeft Validatie van gegevens - een onterecht vergeten hulpmiddel. Met zijn hulp kunt u voorkomen dat er fouten optreden in uw records. We zullen zeker enkele toekomstige artikelen wijden aan deze nuttige functie. En nu, als opwarmertje, ziet u een eenvoudig voorbeeld van het gebruik van deze optie. :)

Stel, u hebt een werkblad met de naam "Klanten" dat kolommen bevat als Namen, Telefoonnummers en E-mails die u gebruikt voor het versturen van nieuwsbrieven. Alle e-mailadressen moeten dus uniek zijn Volg de onderstaande stappen om te voorkomen dat hetzelfde bericht tweemaal naar een cliënt wordt gestuurd.

1. Zoek en verwijder zo nodig alle duplicaten uit de tabel. U kunt eerst de duplicaten markeren en ze handmatig verwijderen nadat u de waarden hebt bekeken. Of u kunt alle duplicaten verwijderen met behulp van de Duplicate Remover add-in.
2. Selecteer de hele kolom waarin u duplicaten moet vermijden. Klik op de eerste cel met gegevens terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt en selecteer vervolgens de laatste cel. Of gebruik gewoon de combinatie van Ctrl + Shift + Einde . Het is belangrijk eerst de 1e gegevenscel te selecteren .

   Opmerking: Als uw gegevens zich in een eenvoudig Excel-bereik bevinden in plaats van in een volwaardige Excel-tabel, moet u alle cellen in uw kolom selecteren, zelfs de lege, van D2 naar D1048576

3. Ga naar Excel " Gegevens " tabblad en klik op de Validatie van gegevens om het dialoogvenster te openen.
4. Op de Instellingen tabblad, kies " Aangepaste " van de Sta toe. drop down lijst en voer in =COUNTIF($D:$D,D2)=1 in de Formule doos.

   Hier $D:$D zijn de adressen van de eerste en de laatste cel in uw kolom. Let op de dollartekens die worden gebruikt om een absolute verwijzing aan te geven. D2 is het adres van de eerste geselecteerde cel, het is geen absolute verwijzing.

   Met behulp van deze formule telt Excel het aantal keren dat de waarde D2 voorkomt in het bereik D1:D1048576. Komt deze waarde slechts één keer voor, dan is alles in orde. Komt dezelfde waarde meerdere keren voor, dan toont Excel een waarschuwingsbericht met de tekst die u opgeeft op het " Foutmelding " tabblad.

   Tip: U kunt uw kolom vergelijken met een andere kolom om duplicaten te vinden. De tweede kolom kan op een ander werkblad of een andere werkmap staan. U kunt bijvoorbeeld de huidige kolom vergelijken met de kolom die de e-mails van klanten bevat die op de zwarte lijst staan.

   Ik zal meer details geven over deze Data Validatie optie in een van mijn toekomstige posts.

   Zie ook: Hoofdletter in Excel-cellen
5. Schakel over naar de " Foutmelding " en voer uw tekst in de velden in Titel en Foutmelding Excel toont u deze tekst zodra u probeert een dubbele invoer in de kolom te doen. Probeer de gegevens te typen die voor u of uw collega's nauwkeurig en duidelijk zijn. Anders kunt u over een maand of zo vergeten wat het betekent.

   Bijvoorbeeld:

   Titel : "Dubbele e-mail vermelding"

   Zie ook: Excel voorwaardelijke opmaak gebaseerd op een andere cel: video

   Bericht : "U hebt een e-mailadres ingevoerd dat al bestaat in deze kolom. Alleen unieke e-mails zijn toegestaan."

6. Klik op OK om het venster "Gegevensvalidatie" te sluiten.

   Wanneer u nu een adres probeert te plakken dat al bestaat in de kolom, krijgt u een foutmelding met uw tekst. De regel werkt zowel als u een nieuw adres invoert in een lege cel voor een nieuwe klant als wanneer u een e-mail voor de bestaande klant probeert te vervangen:

Als uw "Geen duplicaten toegestaan" regel uitzonderingen kan hebben :)

Bij de vierde stap kiest u Waarschuwing of Informatie van de Stijl Het gedrag van het waarschuwingsbericht verandert dienovereenkomstig:

Waarschuwing : De knoppen in het dialoogvenster veranderen in Ja / Nee / Annuleren. Als u klikt op Ja wordt de waarde die u invoert toegevoegd. Druk op Geen of Annuleren om terug te gaan naar het bewerken van de cel. Nee is de standaard knop.

Informatie : De knoppen op het waarschuwingsbericht zijn Ok en Annuleren. Als u klikt op Ok (de standaard), wordt een duplicaat toegevoegd. Annuleren gaat u terug naar de bewerkingsmodus.

Opmerking: Ik wil uw aandacht nogmaals vestigen op het feit dat de waarschuwing over een dubbele invoer alleen verschijnt wanneer u probeert een waarde in te voeren in een cel. Excel vindt geen bestaande duplicaten wanneer u de Data Validation tool configureert. Het zal zelfs niet gebeuren als er meer dan 150 dupes in uw kolom zijn. :).