Šiandien papasakosiu, kaip neleisti, kad "Excel" darbalapio stulpelyje atsirastų dublikatai. Šis patarimas veikia "Microsoft Excel 365", 2021, 2019, 2016 ir žemesnėse programose.

Panašią temą aptarėme viename iš ankstesnių straipsnių. Taigi turėtumėte žinoti, kaip "Excel" programoje automatiškai paryškinti pasikartojančius elementus, kai kas nors buvo įvesta.

Šis straipsnis padės sustabdyti pasikartojančių duomenų atsiradimą viename ar keliuose "Excel" darbalapio stulpeliuose. Taigi, 1 lentelės stulpelyje galite turėti tik unikalius duomenis, nesvarbu, ar tai būtų sąskaitų faktūrų numeriai, atsargų apskaitos vienetai, ar datos, kurių kiekvienas paminėtas tik vieną kartą.

Kaip sustabdyti dubliavimą - 5 paprasti žingsniai

"Excel" turi Duomenų patvirtinimas - vienas nepelnytai pamirštas įrankis. Jo pagalba galite išvengti klaidų, atsirandančių jūsų įrašuose. Šiai naudingai funkcijai būtinai skirsime keletą būsimų straipsnių. O dabar, kaip apšilimą, pamatysite paprastą šios galimybės naudojimo pavyzdį :)

Tarkime, turite darbalapį pavadinimu "Klientai", kuriame yra tokie stulpeliai kaip vardai, telefono numeriai ir el. pašto adresai, kuriuos naudojate naujienlaiškiams siųsti. Todėl visi el. pašto adresai turi būti unikalūs. . Atlikite toliau nurodytus veiksmus, kad išvengtumėte to paties pranešimo siuntimo vienam klientui du kartus.

1. Jei reikia, suraskite ir ištrinkite iš lentelės visus dublikatus. Pirmiausia galite pažymėti dublikatus ir, peržiūrėję reikšmes, ištrinti juos rankiniu būdu. Arba galite pašalinti visus dublikatus naudodami "Duplicate Remover" priedą.
2. Pažymėkite visą stulpelį, kuriame norite išvengti pasikartojimų. Spustelėkite pirmąją ląstelę su duomenimis, laikydami nuspaustą klaviatūros klavišą Shift, tada pažymėkite paskutinę ląstelę. Arba tiesiog naudokite kombinaciją Ctrl + Shift + End . Svarbu pirmiausia pasirinkti 1-ąją duomenų ląstelę .

   Pastaba: Jei jūsų duomenys yra paprastame "Excel" diapazone, o ne pilnavertėje "Excel" lentelėje, turite pasirinkti visus stulpelio langelius, net ir tuščius, iš D2 į D1048576

   Taip pat žr: Kaip per minutę pridėti pavadinimus prie "Excel" diagramų
3. Eiti į "Excel" " Duomenys " skirtuką ir spustelėkite Duomenų patvirtinimas piktogramą, kad atidarytumėte dialogo langą.
4. Dėl Nustatymai skirtuką, pasirinkite " Pasirinktinis " iš Leisti išplečiamajame sąraše ir įveskite =COUNTIF($D:$D,D2)=1 į Formulė dėžutė.

   Čia $D:$D yra jūsų stulpelio pirmojo ir paskutiniojo langelių adresai. Atkreipkite dėmesį į dolerio ženklus, kurie naudojami absoliučiai nuorodai nurodyti. D2 yra pirmosios pasirinktos ląstelės adresas, tai nėra absoliuti nuoroda.

   Naudodama šią formulę "Excel" suskaičiuoja, kiek kartų intervale D1:D1048576 pasitaiko reikšmė D2. Jei ji paminėta tik vieną kartą, viskas gerai. Kai ta pati reikšmė pasirodo kelis kartus, "Excel" parodys įspėjamąjį pranešimą su tekstu, kurį nurodysite laukelyje " Įspėjimas apie klaidą " skirtukas.

   Patarimas: Norėdami rasti dublikatus, galite palyginti savo stulpelį su kitu stulpeliu. Antrasis stulpelis gali būti kitame darbalapyje arba įvykių sąsiuvinyje. Pavyzdžiui, galite palyginti dabartinį stulpelį su stulpeliu, kuriame yra klientų, įtrauktų į juodąjį sąrašą, el. laiškai.

   nebeturėsite su kuo dirbti :) Daugiau informacijos apie šią duomenų patvirtinimo parinktį pateiksiu viename iš būsimų pranešimų.

   Taip pat žr: "Excel" duomenų juostų sąlyginis formatavimas su pavyzdžiais
5. Pereikite prie " Įspėjimas apie klaidą " skirtuką ir į laukus įveskite tekstą. Pavadinimas ir Klaidos pranešimas . "Excel" parodys šį tekstą, kai tik pabandysite į stulpelį įvesti pasikartojantį įrašą. Pasistenkite įvesti tokią informaciją, kuri bus tiksli ir aiški jums arba jūsų kolegoms. Priešingu atveju po mėnesio ar kelių galite pamiršti, ką ji reiškia.

   Pavyzdžiui:

   Pavadinimas : "Dubliuojantis el. pašto įrašas"

   Žinutė : "Įvedėte el. pašto adresą, kuris jau egzistuoja šiame stulpelyje. Leidžiami tik unikalūs el. pašto adresai."

6. Spustelėkite GERAI kad uždarytumėte dialogo langą "Duomenų patvirtinimas".

   Dabar, kai bandysite įklijuoti stulpelyje jau egzistuojantį adresą, matysite klaidos pranešimą su savo tekstu. Taisyklė veiks ir tuo atveju, jei į tuščią naujo kliento langelį įvesite naują adresą, ir tuo atveju, jei bandysite pakeisti esamo kliento el. pašto adresą:

Jei jūsų taisyklė "Dublikatai draudžiami" gali turėti išimčių :)

Ketvirtame žingsnyje pasirinkite Įspėjimas arba Informacija iš Stilius Meniu sąrašas. Atitinkamai keisis ir įspėjamojo pranešimo elgsena:

Įspėjimas : Dialogo lango mygtukai bus rodomi kaip Taip / Ne / Atšaukti. Taip , bus pridėta įvesta vertė. Paspauskite Ne arba Atšaukti norėdami grįžti prie langelio redagavimo. Ne yra numatytasis mygtukas.

Informacija : Įspėjamajame pranešime esantys mygtukai bus "Gerai" ir "Atšaukti". Jei spustelėsite Gerai (numatytoji), bus pridėtas dublikatas. Atšaukti grįšite į redagavimo režimą.

Pastaba: norėčiau dar kartą atkreipti jūsų dėmesį į tai, kad įspėjimas apie pasikartojantį įrašą bus rodomas tik tada, kai bandysite į ląstelę įvesti reikšmę. "Excel" neranda esamų dublikatų kai konfigūruojate duomenų tikrinimo įrankį. Tai neįvyks, net jei jūsų stulpelyje yra daugiau nei 150 dublikatų :).