Täna räägin teile, kuidas vältida duplikaatide ilmumist Exceli töölehe veerus. See nipp töötab Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 ja madalamates versioonides.

Sarnast teemat käsitlesime ühes meie eelmises artiklis. Seega peaksite teadma, kuidas Excelis automaatselt duplikaate esile tõsta, kui midagi on sisestatud.

See artikkel aitab teil lõpetada duplikaatide ilmumise ühes või mitmes Exceli töölehe veerus. Nii et teie tabeli 1. veerus on ainult unikaalsed andmed, olgu siis tegemist arve numbrite, laoarvestusüksuste või kuupäevadega, millest igaüht mainitakse ainult üks kord.

Kuidas lõpetada dubleerimine - 5 lihtsat sammu

Excel on Andmete valideerimine - üks ebaõiglaselt unustatud vahend. Selle abil saate vältida vigade tekkimist oma kirjetes. Kindlasti pühendame sellele kasulikule funktsioonile mõned tulevased artiklid. Ja nüüd näete soojendusena lihtsat näidet selle võimaluse kasutamise kohta :)

Oletame, et teil on tööleht nimega "Kliendid", mis sisaldab selliseid veerge nagu nimed, telefoninumbrid ja e-posti aadressid, mida kasutate uudiskirjade saatmiseks. Seega peavad kõik e-posti aadressid olema unikaalsed Järgige alljärgnevaid samu samu sõnumeid, et vältida sama sõnumi saatmist ühele kliendile kaks korda.

1. Vajaduse korral leia ja kustuta tabelist kõik duplikaadid. Sa võid kõigepealt duplikaadid esile tõsta ja need pärast väärtuste läbivaatamist käsitsi kustutada. Või võid eemaldada kõik duplikaadid Duplicate Remover add-in'i abil.
2. Valige kogu veerg, kus on vaja vältida dubleerimist. Klõpsake esimesel lahtril, kus on andmed, hoides klaviatuurinuppu Shift all ja valige seejärel viimane lahter. Või kasutage lihtsalt kombinatsiooni Ctrl + Shift + End . Oluline on valida kõigepealt 1. andmerakk .

   Märkus: Kui teie andmed on lihtsas Exceli vahemikus, mitte täieõiguslikus Exceli tabelis, peate valima kõik lahtrid oma veerus, isegi tühjad lahtrid, alates D2 aadressile D1048576

3. Mine Excelisse " Andmed " vahekaart ja klõpsa Andmete valideerimine ikooni, et avada dialoogiboks.
4. On Seaded vahekaart, valige " Kohandatud " alates Luba rippmenüüst ja sisestage =COUNTIF($D:$D,D2)=1 sisse Valem kast.

   Siin $D:$D on teie veeru esimese ja viimase lahtri aadressid. Pöörake tähelepanu dollarimärkidele, mida kasutatakse absoluutse viite tähistamiseks. D2 on esimese valitud lahtri aadress, see ei ole absoluutne viide.

   Selle valemi abil loeb Excel väärtuse D2 esinemiste arvu vahemikus D1:D1048576. Kui seda mainitakse vaid üks kord, siis on kõik korras. Kui sama väärtus esineb mitu korda, näitab Excel hoiatusteadet, mille teksti määrate " Veateade " vahekaart.

   Näpunäide: dubleeringute leidmiseks saate võrrelda oma veergu teise veeruga. Teine veerg võib olla teisel töölehel või sündmuste töövihikus. Näiteks saate võrrelda praegust veergu sellega, mis sisaldab klientide mustas nimekirjas olevaid e-kirju.

   sa ei taha enam töötada :) Ma annan rohkem üksikasju selle Andmete valideerimise võimaluse kohta ühes oma tulevastest postitustest.

5. Lülita ümber " Veateade " ja sisestage oma tekst väljadele Pealkiri ja Veateade . Excel näitab teile seda teksti kohe, kui proovite sisestada veergu topeltkande. Püüdke sisestada andmed, mis on teie või teie kolleegide jaoks täpsed ja selged. Vastasel juhul võite kuu aja pärast unustada, mida see tähendab.

   Näiteks:

   Pealkiri : "dubleeriv e-posti kanne"

   Sõnum : "Olete sisestanud e-posti aadressi, mis on selles veerus juba olemas. Lubatud on ainult unikaalsed e-posti aadressid."

6. Klõpsake OK et sulgeda dialoog "Andmete valideerimine".

   Kui nüüd üritate sisestada veerus juba olemasolevat aadressi, kuvatakse veateade oma tekstiga. Reegel töötab nii siis, kui sisestate uue kliendi jaoks uue aadressi tühja lahtrisse kui ka siis, kui üritate asendada olemasoleva kliendi e-posti aadressi:

   Vaata ka: Loo dünaamiline sõltuv rippmenüü Excelis lihtne viis

Kui teie "duplikaadid on keelatud" reeglile võib olla erandeid :)

Neljandal etapil valige Hoiatus või Teave alates Stiil menüüloendist. Hoiatussõnumi käitumine muutub vastavalt:

Hoiatus : Dialoogi nupud muutuvad Jah / Ei / Tühista. Kui klõpsate Jah , lisatakse sisestatud väärtus. Vajutage Ei või Tühista et minna tagasi lahtri redigeerimise juurde. Ei on vaikimisi nupp.

Teave : Hoiatussõnumi nupud on Ok ja Cancel. Kui klõpsate Ok (vaikimisi), lisatakse duplikaat. Tühista viib teid tagasi redigeerimisrežiimi.

Märkus: tahaksin veelkord juhtida teie tähelepanu sellele, et hoiatus dubleeritud sisestuse kohta ilmub ainult siis, kui te proovite sisestada väärtust lahtrisse. Excel ei leia olemasolevaid duplikaate kui te konfigureerite andmeväljavõimaluse tööriista. Seda ei juhtu isegi siis, kui teie veerus on üle 150 duplikaadi :).