วันนี้ฉันจะบอกวิธีป้องกันไม่ให้รายการที่ซ้ำกันปรากฏในคอลัมน์ของแผ่นงาน Excel ของคุณ เคล็ดลับนี้ใช้ได้กับ Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 และต่ำกว่า

เราได้กล่าวถึงหัวข้อที่คล้ายกันในบทความก่อนหน้าของเรา ดังนั้น คุณควรทราบวิธีไฮไลต์รายการที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติใน Excel เมื่อมีการพิมพ์บางอย่าง

บทความนี้จะช่วยคุณหยุดรายการที่ซ้ำกันที่ปรากฏในหนึ่งหรือหลายคอลัมน์ในเวิร์กชีต Excel ของคุณ คุณจึงมีข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันในคอลัมน์ที่ 1 ของตารางได้ ไม่ว่าจะเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้ หน่วยเก็บสินค้าคงคลัง หรือวันที่ โดยแต่ละข้อมูลจะกล่าวถึงเพียงครั้งเดียว

วิธีหยุดการทำซ้ำ - 5 ขั้นตอนง่ายๆ

Excel มี การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นเครื่องมือหนึ่งที่ถูกลืมอย่างไม่เป็นธรรม ด้วยความช่วยเหลือของมัน คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในบันทึกของคุณ เราจะอุทิศบทความในอนาคตให้กับฟีเจอร์ที่เป็นประโยชน์นี้อย่างแน่นอน และตอนนี้เพื่อเป็นการอุ่นเครื่อง คุณจะเห็นตัวอย่างง่ายๆ ของการใช้ตัวเลือกนี้ :)

สมมติว่าคุณมีเวิร์กชีตชื่อ "ลูกค้า" ซึ่งมีคอลัมน์ต่างๆ เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และอีเมลที่คุณใช้สำหรับส่งจดหมายข่าว ดังนั้นที่อยู่อีเมลทั้งหมดจะต้องไม่ซ้ำกัน ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งข้อความเดียวกันไปยังไคลเอนต์หนึ่งสองครั้ง

1. หากจำเป็น ให้ค้นหาและลบรายการที่ซ้ำทั้งหมดออกจากตาราง ขั้นแรก คุณสามารถเน้นรายการที่ซ้ำกันและลบออกด้วยตนเองหลังจากดูค่าต่างๆ หรือคุณสามารถลบรายการที่ซ้ำกันทั้งหมดด้วยความช่วยเหลือของ Add-in ของ Duplicate Remover
2. เลือกทั้งคอลัมน์ที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงรายการที่ซ้ำกัน คลิกที่เซลล์แรกที่มีข้อมูลโดยกดแป้น Shift ค้างไว้แล้วเลือกเซลล์สุดท้าย หรือเพียงแค่ใช้การรวมกันของ Ctrl + Shift + End สิ่งสำคัญคือต้องเลือกเซลล์ข้อมูลที่ 1 ก่อน

   หมายเหตุ: หากข้อมูลของคุณอยู่ในช่วง Excel อย่างง่าย ซึ่งตรงข้ามกับตาราง Excel แบบเต็ม คุณต้องเลือกเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ของคุณ แม้แต่เซลล์ว่าง จาก D2 ถึง D1048576

3. ไปที่แท็บ Excel " ข้อมูล " และคลิกที่ไอคอน การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เพื่อเปิด กล่องโต้ตอบ
4. ในแท็บ การตั้งค่า เลือก " กำหนดเอง " จากรายการแบบเลื่อนลง อนุญาต และป้อน =COUNTIF($D:$D,D2)=1 ลงใน สูตร กล่อง

   ที่นี่ $D:$D คือที่อยู่ของเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายในคอลัมน์ของคุณ โปรดใส่ใจกับสัญลักษณ์ดอลลาร์ที่ใช้เพื่อระบุการอ้างอิงที่แน่นอน D2 เป็นที่อยู่ของเซลล์ที่เลือกเซลล์แรก ซึ่งไม่ใช่การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์

   ด้วยความช่วยเหลือของสูตรนี้ Excel จะนับจำนวนครั้งของค่า D2 ในช่วง D1: D1048576. หากมีการกล่าวถึงเพียงครั้งเดียวทุกอย่างก็ดี เมื่อค่าเดียวกันปรากฏขึ้นหลายครั้ง Excel จะแสดงข้อความแจ้งเตือนพร้อมกับข้อความที่คุณระบุในแท็บ " Error alert "

   เคล็ดลับ: คุณสามารถเปรียบเทียบคอลัมน์ของคุณกับคอลัมน์อื่นคอลัมน์เพื่อค้นหารายการที่ซ้ำกัน คอลัมน์ที่สองสามารถอยู่บนแผ่นงานหรือสมุดงานเหตุการณ์อื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปรียบเทียบคอลัมน์ปัจจุบันกับคอลัมน์ที่มีอีเมลของลูกค้าที่อยู่ในบัญชีดำ

   คุณจะไม่ทำงานด้วยอีกต่อไป :) ฉันจะให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกการตรวจสอบข้อมูลนี้ในโพสต์ถัดไปของฉัน

5. เปลี่ยนไปใช้แท็บ " การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด " และป้อนข้อความของคุณลงในช่อง ชื่อเรื่อง และ ข้อความแสดงข้อผิดพลาด Excel จะแสดงข้อความนี้ทันทีที่คุณพยายามป้อนรายการที่ซ้ำกันในคอลัมน์ พยายามพิมพ์รายละเอียดที่ถูกต้องและชัดเจนสำหรับคุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ มิฉะนั้นภายในหนึ่งเดือนคุณสามารถลืมความหมายได้

   ตัวอย่างเช่น:

   ชื่อเรื่อง : "รายการอีเมลซ้ำ"

   ข้อความ : "คุณได้ป้อนที่อยู่อีเมลที่มีอยู่แล้วใน คอลัมน์นี้ อนุญาตเฉพาะอีเมลที่ไม่ซ้ำกันเท่านั้น"

   ดูสิ่งนี้ด้วย: เพิ่ม แก้ไข และลบช่องทำเครื่องหมายและรายการแบบเลื่อนลงใน Google ชีต
6. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ "การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล"

   ตอนนี้เมื่อคุณพยายามวางที่อยู่ที่มีอยู่แล้วในคอลัมน์ คุณจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาดพร้อมกับข้อความของคุณ กฎจะใช้ได้ทั้งในกรณีที่คุณป้อนที่อยู่ใหม่ลงในเซลล์ว่างสำหรับลูกค้าใหม่ และหากคุณพยายามแทนที่อีเมลสำหรับลูกค้าที่มีอยู่:

หากเป็น " ไม่อนุญาตให้ทำซ้ำ" กฎสามารถมีข้อยกเว้นได้ :)

ในขั้นตอนที่สี่ เลือก คำเตือน หรือ ข้อมูล จากรายการเมนู รูปแบบ พฤติกรรมของข้อความแจ้งเตือนจะเปลี่ยนตามลำดับ:

คำเตือน : ปุ่มในกล่องโต้ตอบจะเปลี่ยนเป็น ใช่ / ไม่ใช่ / ยกเลิก หากคุณคลิก ใช่ ค่าที่คุณป้อนจะถูกเพิ่ม กด ไม่ หรือ ยกเลิก เพื่อกลับไปแก้ไขเซลล์ ไม่ใช่ เป็นปุ่มเริ่มต้น

ข้อมูล : ปุ่มบนข้อความแจ้งเตือนจะเป็นตกลงและยกเลิก หากคุณคลิก ตกลง (ค่าเริ่มต้น) รายการที่ซ้ำกันจะถูกเพิ่ม ยกเลิก จะนำคุณกลับสู่โหมดการแก้ไข

หมายเหตุ: ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบอีกครั้งว่าการแจ้งเตือนเกี่ยวกับรายการที่ซ้ำกันจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณพยายามป้อนค่าลงในเซลล์เท่านั้น Excel จะไม่พบรายการที่ซ้ำกันที่มีอยู่ เมื่อคุณกำหนดค่าเครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล มันจะไม่เกิดขึ้นแม้ว่าจะมีคนซ้ำมากกว่า 150 คนในคอลัมน์ของคุณก็ตาม :).