Днес ще ви кажа как да предотвратите появата на дубликати в колона на работния лист на Excel. Този съвет работи в Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 и по-ниски версии.

Разгледахме подобна тема в една от предишните ни статии. Така че трябва да знаете как автоматично да маркирате дубликати в Excel, след като нещо е въведено.

Тази статия ще ви помогне да спрете появата на дублиращи се данни в една или няколко колони в работния лист на Excel. Така можете да имате само уникални данни в първата колона на таблицата, независимо дали става въпрос за номера на фактури, складови единици или дати, като всеки от тях се споменава само веднъж.

Как да спрете дублирането - 5 лесни стъпки

Excel има Утвърждаване на данните - един несправедливо забравен инструмент. С негова помощ можете да избегнете появата на грешки в записите си. Непременно ще посветим няколко бъдещи статии на тази полезна функция. А сега, като загрявка, ще видите един прост пример за използване на тази опция :)

Да предположим, че имате работен лист с име "Клиенти", който включва колони като имена, телефонни номера и имейли, които използвате за изпращане на бюлетини. Така всички имейл адреси трябва да са уникални. Следвайте стъпките по-долу, за да избегнете изпращането на едно и също съобщение до един клиент два пъти.

1. Ако е необходимо, намерете и изтрийте всички дубликати от таблицата. Можете първо да маркирате дубликатите и да ги изтриете ръчно, след като прегледате стойностите. Или можете да премахнете всички дубликати с помощта на добавката Duplicate Remover.
2. Изберете цялата колона, в която трябва да избегнете дублиране. Щракнете върху първата клетка с данни, като държите натиснат бутона Shift на клавиатурата, и след това изберете последната клетка. Или просто използвайте комбинацията от Ctrl + Shift + End . Важно е първо да изберете първата клетка с данни .

   Забележка: Ако данните ви са в обикновен диапазон на Excel, а не в пълноценна таблица на Excel, трябва да изберете всички клетки в колоната, дори празните, от D2 към D1048576

3. Отидете на Excel " Данни " и щракнете върху Утвърждаване на данните за да отворите диалоговия прозорец.
4. На Настройки таб, изберете " Потребителски " от Позволете падащия списък и въведете =COUNTIF($D:$D,D2)=1 в Формула кутия.

   Тук $D:$D са адресите на първата и последната клетка във вашата колона. Обърнете внимание на знаците за долар, които се използват за обозначаване на абсолютна референция. D2 е адресът на първата избрана клетка, но не е абсолютна референция.

   С помощта на тази формула Excel преброява броя на появяванията на стойността D2 в диапазона D1:D1048576. Ако тя е спомената само веднъж, тогава всичко е наред. Когато една и съща стойност се появи няколко пъти, Excel ще покаже предупредително съобщение с текста, който сте задали в полето " Предупреждение за грешка " раздел.

   Съвет: Можете да сравнявате колоната си с друга колона, за да откриете дублирания. Втората колона може да бъде в друг работен лист или работна книга за събития. Например можете да сравните текущата колона с тази, която съдържа имейлите на клиентите в черния списък.

   вече няма да ви се налага да работите с тях :) Ще дам повече подробности за тази опция за валидиране на данни в някоя от бъдещите ми публикации.

5. Преминете към " Предупреждение за грешка " и въведете текста си в полетата Заглавие и Съобщение за грешка . Excel ще ви покаже този текст веднага щом се опитате да въведете дублиращ се запис в колоната. Постарайте се да въведете данните, които ще бъдат точни и ясни за вас или вашите колеги. В противен случай след около месец може да забравите какво означава.

   Например:

   Заглавие : "Дублиращ се имейл запис"

   Съобщение : "Въвели сте имейл адрес, който вече съществува в тази колона. Позволени са само уникални имейли."

   Вижте също: Полезни функции на Google Sheets за ежедневна употреба
6. Кликнете върху OK за да затворите диалоговия прозорец "Проверка на данни".

   Сега, когато се опитате да поставите адрес, който вече съществува в колоната, ще видите съобщение за грешка с вашия текст. Правилото ще работи както ако въведете нов адрес в празна клетка за нов клиент, така и ако се опитате да замените имейл за съществуващ клиент:

Ако правилото ви "Не се допускат дубликати" може да има изключения :)

На четвъртата стъпка изберете Предупреждение или Информация от Стил Поведението на предупредителното съобщение ще се промени съответно:

Предупреждение : Бутоните на диалоговия прозорец ще се превърнат в Да / Не / Отказ. Да , въведената от вас стойност ще бъде добавена. Натиснете Не или Отмяна на за да се върнете към редактиране на клетката. Не е бутонът по подразбиране.

Информация : Бутоните на предупредителното съобщение ще бъдат Ok и Cancel. Ако щракнете върху Добре (по подразбиране), ще бъде добавен дубликат. Отмяна на ще ви върне в режим на редактиране.

Забележка: Бих искал отново да обърна внимание на факта, че предупреждението за дублиращ се запис ще се появи само когато се опитате да въведете стойност в клетка. Excel няма да намери съществуващи дубликати Това няма да се случи, дори ако в колоната ви има повече от 150 дублирания :).