Danas ću vam reći kako spriječiti pojavljivanje duplikata u koloni vašeg Excel radnog lista. Ovaj savjet radi u Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 i starijim verzijama.

Sličnu temu smo obradili u jednom od naših prethodnih članaka. Dakle, trebali biste znati kako automatski označiti duplikate u Excelu nakon što se nešto unese.

Ovaj članak će vam pomoći da zaustavite pojavljivanje duplikata u jednoj ili više kolona na vašem radnom listu Excel. Dakle, možete imati samo jedinstvene podatke u prvoj koloni vaše tabele, bilo da postoje brojevi faktura, jedinice zaliha ili datumi, svaki spomenut samo jednom.

Kako zaustaviti dupliranje - 5 jednostavnih koraka

Excel ima Provjeru valjanosti podataka - jedan nepravedno zaboravljen alat. Uz njegovu pomoć možete izbjeći greške koje se pojavljuju u vašoj evidenciji. Sigurno ćemo posvetiti neke buduće članke ovoj korisnoj funkciji. A sada, kao zagrijavanje, vidjet ćete jednostavan primjer korištenja ove opcije. :)

Pretpostavimo da imate radni list pod nazivom "Kupci" koji uključuje kolone kao što su Imena, Telefonski brojevi i Emailovi koje koristite za slanje biltena. Dakle, sve adrese e-pošte moraju biti jedinstvene . Slijedite dolje navedene korake kako biste izbjegli dvaput slanje iste poruke jednom klijentu.

1. Ako je potrebno, pronađite i obrišite sve duplikate iz tabele. Prvo možete označiti lažne podatke i ručno ih izbrisati nakon pregleda vrijednosti. Ili možete ukloniti sve duplikate sapomoć dodatka za uklanjanje duplikata.
2. Odaberite cijeli stupac u kojem trebate izbjeći duplikate. Kliknite na prvu ćeliju s podacima držeći pritisnutu tipku Shift na tipkovnici, a zatim odaberite posljednju ćeliju. Ili jednostavno koristite kombinaciju Ctrl + Shift + End. Važno je prvo odabrati prvu ćeliju podataka .

   Napomena: Ako su vaši podaci u jednostavnom Excel rasponu za razliku od punopravne Excel tablice, morate odabrati sve ćelije u svom stupcu, čak i one prazne, od D2 do D1048576

3. Idite na karticu Excel " Podaci " i kliknite na ikonu Provjera valjanosti podataka da otvorite dijaloški okvir.
4. Na kartici Postavke odaberite " Prilagođeno " sa padajuće liste Dozvoli i unesite =COUNTIF($D:$D,D2)=1 u Formula kutija.

   Ovdje $D:$D su adrese prve i posljednje ćelije u vašoj koloni. Obratite pažnju na znakove dolara koji se koriste za označavanje apsolutne reference. D2 je adresa prve odabrane ćelije, nije apsolutna referenca.

   Uz pomoć ove formule Excel broji broj pojavljivanja vrijednosti D2 u rasponu D1: D1048576. Ako se spomene samo jednom, onda je sve u redu. Kada se ista vrijednost pojavi nekoliko puta, Excel će prikazati poruku upozorenja s tekstom koji navedete na kartici " Upozorenje o grešci ".

   Savjet: svoju kolonu možete uporediti s drugomstupac za pronalaženje duplikata. Druga kolona može biti na drugom radnom listu ili radnoj svesci događaja. Na primjer, možete uporediti trenutnu kolonu sa onom koja sadrži e-poštu klijenata sa crne liste

   sa kojima više nećete raditi. :) Dat ću više detalja o ovoj opciji Validacije podataka u jednom od mojih budućih postova.

5. Prebacite se na karticu " Upozorenje o grešci " i unesite svoj tekst u polja Naslov i Poruka o grešci . Excel će vam pokazati ovaj tekst čim pokušate da unesete duplikat unosa u kolonu. Pokušajte upisati detalje koji će biti tačni i jasni za vas ili vaše kolege. U suprotnom, za mesec dana možete zaboraviti šta to znači.

   Na primjer:

   Naslov : "Duplikat unosa e-pošte"

   Vidi_takođe: Excel IF između dva broja ili datuma

   Poruka : "Unijeli ste adresu e-pošte koja već postoji u ovu kolonu. Dozvoljene su samo jedinstvene e-poruke."

6. Kliknite na OK da zatvorite dijalog "Provjera valjanosti podataka".

   Sada kada pokušate da zalijepite adresu koja već postoji u koloni, vidjet ćete poruku o grešci s vašim tekstom. Pravilo će raditi i ako unesete novu adresu u praznu ćeliju za novog klijenta i ako pokušate zamijeniti email za postojećeg klijenta:

Ako vaš " Pravilo bez duplikata" može imati izuzetke :)

U četvrtom koraku odaberite Upozorenje ili Informacija sa liste menija Stil .Ponašanje poruke upozorenja će se promijeniti na odgovarajući način:

Upozorenje : Dugmad u dijalogu će se pretvoriti u Da / Ne / Otkaži. Ako kliknete Da , vrijednost koju unesete bit će dodana. Pritisnite Ne ili Otkaži da se vratite na uređivanje ćelije. Ne je podrazumevano dugme.

Informacije : Dugmad na poruci upozorenja bit će Ok i Otkaži. Ako kliknete U redu (podrazumevano), duplikat će biti dodan. Otkaži će vas vratiti u mod za uređivanje.

Napomena: Želio bih još jednom obratiti vašu pažnju na činjenicu da će se upozorenje o duplom unosu pojaviti samo kada pokušate unijeti vrijednost u ćeliju. Excel neće pronaći postojeće duplikate kada konfigurirate alat za provjeru valjanosti podataka. To se neće dogoditi čak ni ako u vašoj koloni ima više od 150 glupana. :).