فهرست مطالب
امروز به شما خواهم گفت که چگونه از نمایش موارد تکراری در ستونی از کاربرگ اکسل خود جلوگیری کنید. این نکته در Microsoft Excel 365، 2021، 2019، 2016 و نسخه‌های پایین‌تر کار می‌کند.
ما در یکی از مقاله‌های قبلی خود به موضوع مشابهی پرداختیم. بنابراین باید بدانید که چگونه پس از تایپ موردی، موارد تکراری را به طور خودکار در اکسل برجسته کنید.
این مقاله به شما کمک می کند تا جلوی نمایش موارد تکراری در یک یا چند ستون در کاربرگ اکسل خود را بگیرید. بنابراین می‌توانید فقط داده‌های منحصربه‌فرد را در ستون اول جدول خود داشته باشید، اعداد صورت‌حساب، واحدهای نگهداری سهام یا تاریخ‌هایی که هر کدام فقط یک بار ذکر شده‌اند.
نحوه جلوگیری از تکرار - 5 مرحله آسان
Excel دارای Data Validation است - یک ابزار ناعادلانه فراموش شده. با کمک آن می توانید از بروز خطا در سوابق خود جلوگیری کنید. ما مطمئناً برخی از مقالات آینده را به این ویژگی مفید اختصاص خواهیم داد. و اکنون به عنوان یک گرم کردن، یک مثال ساده از استفاده از این گزینه را مشاهده خواهید کرد. :)
فرض کنید، شما یک کاربرگ به نام "مشتریان" دارید که شامل ستون هایی مانند نام، شماره تلفن و ایمیل هایی است که برای ارسال خبرنامه استفاده می کنید. بنابراین همه آدرس های ایمیل باید منحصر به فرد باشند . مراحل زیر را دنبال کنید تا از ارسال دوبار یک پیام به یک مشتری خودداری کنید. 
- در صورت لزوم، همه موارد تکراری را از جدول پیدا و حذف کنید. می توانید ابتدا موارد فریب را برجسته کرده و پس از بررسی مقادیر، آنها را به صورت دستی حذف کنید. یا می توانید تمام موارد تکراری را حذف کنیدکمک افزونه Duplicate Remover.
- کل ستونی را انتخاب کنید که در آن باید از موارد تکراری جلوگیری کنید. با نگه داشتن دکمه Shift صفحه کلید روی اولین سلول با داده ها کلیک کنید و سپس آخرین سلول را انتخاب کنید. یا به سادگی از ترکیب Ctrl + Shift + End استفاده کنید. مهم است که اولين سلول داده را انتخاب کنيد .
توجه: اگر داده های شما در یک محدوده اکسل ساده به جای جدول کامل اکسل قرار دارند، باید تمام سلول های ستون خود، حتی سلول های خالی، را از D2<2 انتخاب کنید> به D1048576
- به تب Excel " Data " بروید و روی نماد Data Validation کلیک کنید تا باز شود کادر محاوره ای.
- در برگه تنظیمات ، " Custom " را از لیست کشویی Allow انتخاب کنید و
=COUNTIF($D:$D,D2)=1را در وارد کنید. جعبه فرمول .
در اینجا $D:$D آدرس اولین و آخرین سلول در ستون شما هستند. لطفا به علائم دلار که برای نشان دادن مرجع مطلق استفاده می شود توجه کنید. D2 آدرس اولین سلول انتخاب شده است، یک مرجع مطلق نیست.
با کمک این فرمول اکسل تعداد دفعات مقدار D2 را در محدوده D1 شمارش می کند: D1048576. اگر فقط یک بار ذکر شود، پس همه چیز خوب است. هنگامی که یک مقدار چندین بار ظاهر می شود، اکسل یک پیام هشدار را با متنی که در برگه " هشدار خطا " مشخص کرده اید نشان می دهد.
نکته: می توانید ستون خود را با ستون دیگری مقایسه کنید.ستون برای یافتن موارد تکراری ستون دوم می تواند در یک کاربرگ یا کتاب کار رویداد متفاوت باشد. برای مثال، می‌توانید ستون فعلی را با ستونی که حاوی ایمیل‌های فهرست سیاه مشتریان است مقایسه کنید
که دیگر با آن کار نخواهید کرد. :) من در یکی از پست های آینده خود جزئیات بیشتری در مورد این گزینه Data Validation ارائه خواهم کرد.
- به تب " Error Alert " بروید و متن خود را در فیلدها وارد کنید. عنوان و پیام خطا . اکسل به محض اینکه بخواهید یک ورودی تکراری در ستون وارد کنید، این متن را به شما نشان می دهد. سعی کنید جزئیاتی را تایپ کنید که برای شما یا همکارانتان دقیق و واضح باشد. در غیر این صورت، در یک ماه یا بیشتر می توانید معنای آن را فراموش کنید.
به عنوان مثال:
همچنین ببینید: اضافه کردن، حذف و تغییر اندازه ستون ها در Google Sheetsعنوان : "ورودی ایمیل تکراری"
پیام : "شما آدرس ایمیلی را وارد کرده اید که از قبل در این ستون. فقط ایمیل های منحصر به فرد مجاز هستند."
- روی OK کلیک کنید تا گفتگوی "Data validation" بسته شود.
اکنون وقتی سعی می‌کنید آدرسی را که از قبل در ستون وجود دارد جای‌گذاری کنید، یک پیام خطا همراه با متن خود خواهید دید. این قانون هم اگر آدرس جدیدی را در یک سلول خالی برای مشتری جدید وارد کنید و هم اگر بخواهید ایمیلی را برای مشتری فعلی جایگزین کنید، کار خواهد کرد:
اگر شما " قانون هیچ تکراری مجاز نیست" می تواند استثنا داشته باشد :)
در مرحله چهارم هشدار یا اطلاعات را از فهرست منو Style انتخاب کنید.رفتار پیام هشدار به همین ترتیب تغییر خواهد کرد:
هشدار : دکمه‌های موجود در گفتگو به صورت بله / خیر / لغو تبدیل می‌شوند. اگر روی بله کلیک کنید، مقداری که وارد می کنید اضافه می شود. برای بازگشت به ویرایش سلول، خیر یا لغو را فشار دهید. نه دکمه پیش فرض است. 
اطلاعات : دکمه های روی پیام هشدار Ok و Cancel خواهند بود. اگر روی Ok (پیش فرض) کلیک کنید، یک نسخه تکراری اضافه خواهد شد. لغو شما را به حالت ویرایش بازمی گرداند. 
توجه: مایلم مجدداً توجه شما را به این واقعیت جلب کنم که هشدار در مورد یک ورودی تکراری فقط زمانی ظاهر می شود که بخواهید مقداری را در یک سلول وارد کنید. اکسل موارد تکراری موجود را پیدا نمی کند وقتی ابزار اعتبارسنجی داده را پیکربندی می کنید. این اتفاق نمی افتد حتی اگر بیش از 150 فریب در ستون شما وجود داشته باشد. :).
