I den här artikeln presenteras tio fantastiska funktioner som du kanske inte känner till, men som kan spara dig enormt mycket tid när du hanterar rutinmässig e-post.

Om en stor del av din onlinekommunikation består av upprepade e-postmeddelanden är det naturligt att du strävar efter att optimera den delen av ditt arbete. Att svara med en mall kan vara ett bra alternativ till att skriva e-postmeddelanden från grunden på ett tråkigt sätt, knapptryckning för knapptryckning.

Outlook-mallar

E-postmallar i Outlook är som dokumentmallar i Word eller arbetsbladsmallar i Excel. Om du ofta skickar samma eller mycket liknande meddelanden till olika personer kan du spara ett sådant meddelande som mall genom att klicka på Fil > Spara som > Outlook-mall (*.oft) Istället för att skriva ett e-postmeddelande från grunden börjar du med en mall, anpassar den vid behov och trycker på Skicka Meddelandet försvinner, men mallen finns kvar och är redo för nästa användning.

Som standard sparas alla Outlook-mallar i nedanstående mapp. Detta bör inte ändras, annars kommer du inte att kunna öppna din mall från Outlook.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Fördelar :

• Lätt att skapa och spara.
• Adressfälten (Till, Cc och Bcc), ämnesraden och till och med avsändarkontot kan fördefinieras.
• Meddelandemallarna kan innehålla bilagor, grafik och formatering, t.ex. typsnitt och bakgrundsfärger.

Nackdelar : besvärligt att använda - för att öppna en mall måste du gräva ganska djupt i menyerna.

Versioner som stöds : Outlook 365 - 2010

Fördjupad handledning : Hur du skapar och använder Outlook-mallar för e-postmeddelanden

E-postmallar i webbappen Outlook.com

Webbappen Outlook.com har också e-postmallar. Jämfört med .oft-filer i datorversionen kräver dessa inte en massa menyklick för att öppnas. Alternativen här är dock inte så omfattande - en mall kan innehålla små bilder och grundläggande formatering, men det är inte möjligt att förinställa e-postfält eller bifoga filer.

Precis som många andra användbara funktioner är den här dold för att du inte ska se den direkt. Du måste göra så här för att kunna använda den:

I det nedre högra hörnet av Nytt meddelande fönstret, klicka på ellips-knappen (....) och klicka sedan på Mina mallar .

Mina mallar visas med några standardprov som är färdiga att användas. Om du vill skapa ditt eget prov klickar du på + Mall och ange mallens titel och text i motsvarande rutor. Du kan också skriva och formatera text i meddelandefönstret och sedan kopiera/klistra in - all formatering kommer att bevaras.

För att infoga mallen i ett e-postmeddelande klickar du bara på dess namn i rutan.

Fördelar : enkel och intuitiv

Nackdelar : begränsade alternativ

Versioner som stöds : Outlook.com webbapplikation

Snabbdelar och AutoText

Snabbdelar är återanvändbara delar av innehåll som snabbt kan läggas till i ett e-postmeddelande, ett möte, en kontakt, en mötesförfrågan eller en uppgift. Förutom text kan de även innehålla grafik, tabeller och anpassad formatering. Medan .oft-mallar är avsedda att utgöra ett helt meddelande är snabbdelar mindre byggstenar.

Snabbdelar är den moderna ersättningen för AutoText i Outlook 2003 och tidigare. I nyare versioner finns båda typerna tillgängliga. Den enda skillnaden mellan dem är att objekten finns i olika gallerier. I alla andra avseenden är Snabbdelar och AutoText i stort sett likadana.

Om du vill skapa ett nytt objekt skriver du din text i ett meddelande, markerar den och klickar på Infoga flik> Snabba delar > Spara val till Quick Part Gallery .

Om du vill lägga in en snabbdel i ett e-postmeddelande väljer du den önskade delen i galleriet.

Eller så kan du skriva in namnet på den snabba delen i ett meddelande (inte nödvändigtvis hela namnet, bara en unik del av det) och trycka på F3 . I Outlook 2016 och senare versioner visas ett förslag när du börjar skriva namnet, och du kan helt enkelt trycka på Enter för att skicka in hela texten.

Snabbdelar finns i i i i i NormalEmail.dotm filen, som lagras här:

C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\

Till backa upp. dina snabba delar, kopiera den här filen till en plats där du kan spara den. exportera till en annan dator, klistra in den i Mallar mapp på en annan dator.

Fördelar : mycket enkel och okomplicerad

Nackdelar :

• Det finns inget sökalternativ. Om du har flera verk i galleriet kan det vara svårt att hitta det du behöver.
• Det går inte att redigera innehållet i en snabbdel - du kan bara ersätta den med en ny.
• Det är inte möjligt att lägga till bilagor.

Versioner som stöds : Outlook 365 - 2007

Omfattande handledning : Outlook Quick Parts och AutoText

Mallar för e-postmeddelanden för snabba steg

Snabbsteg är ett slags genvägar som gör det möjligt att utföra flera åtgärder med ett enda kommando. En sådan åtgärd kan vara att svara med en mall eller att skapa ett nytt e-postmeddelande baserat på en mall. Förutom meddelandetexten kan du fylla i To, Cc, Bcc och Subject, ställa in en uppföljningsflagga och ange vikten.

Om du vill skapa en snabbmall för ett steg klickar du på Skapa en ny inom den Snabba steg på den Hem och välj sedan en av följande åtgärder: Nytt meddelande , Svara , Svara alla eller . Framåt . I den Redigera skriver du texten till din mall i motsvarande ruta, konfigurerar eventuella andra alternativ som du tycker är lämpliga och ger mallen ett beskrivande namn. Du kan också tilldela en av de fördefinierade genvägstangenterna.

Här är ett exempel på Outlook svarsmall :

När du har ställt in ditt nya snabbsteg visas det omedelbart i galleriet. Klicka bara på det eller tryck på den tilldelade tangentkombinationen så utförs alla åtgärder på en gång.

Fördelar :

• Du kan skapa olika mallar för nya e-postmeddelanden, svar och vidarebefordringar.
• Inte bara meddelandetexten utan nästan alla e-postfält kan förinställas.
• Flera åtgärder kan utföras med samma snabba steg, t.ex. svara på ett meddelande med en mall och flytta det ursprungliga meddelandet till en annan mapp.
• Kan snabbt utföras med en tangentbordsgenväg.

Nackdelar : E-postmall kan endast vara vanlig text.

Versioner som stöds : Outlook 365 - 2010

Handledning från början till slut : Outlook Snabba steg

Outlook-utkast som mallar

Utkast i Outlook är inget annat än oavslutade e-postmeddelanden. Vanligtvis är det oavslutade meddelanden som sparas automatiskt av Outlook eller manuellt av dig själv. Men vem säger att ett färdigt utkast inte kan användas som en e-postmall?

Det fina med den här metoden är att du kan skapa ett återanvändbart utkast till e-postmall precis som du normalt skulle göra - skriv texten i meddelandet, fyll i e-postfälten, bifoga filer, infoga bilder, tillämpa önskad formatering etc. När meddelandet är klart ska du inte skicka det, utan klicka på Spara eller tryck på Ctrl + S för att spara meddelandet i Utkast mapp. Om du har för många objekt i din Utkast mappen kan du ha dina mallar i en separat undermapp eller tilldela dem kategorier.

Nästa gång du vill skicka ett visst meddelande till någon går du till din Utkast mappen och öppna meddelandet. Det viktiga är att du inte skickar ut ditt utkast, utan att du framåt När du vidarebefordrar ett utkast gör Outlook en kopia av det och behåller originalmeddelandet för framtida användning. Dessutom läggs ingen rubrikinformation till ovanför utkastets text, som det normalt görs när du vidarebefordrar ett inkommande e-postmeddelande. Ämnesraden kommer inte heller att föregås av "FW:".

Du kanske undrar hur man vidarebefordrar ett utkast i Outlook? Det är mycket enklare än du tror :)

• Öppna ditt utkast till meddelande genom att dubbelklicka.
• Placera markören i ett e-postfält, inte i huvudtexten, och tryck på Ctrl + F . Framåt i verktygsfältet för snabbåtkomst och klicka på den.

  

Fördelar : mycket bekvämt att skapa, redigera och organisera.

Nackdelar : för att behålla din mall ska du komma ihåg att skicka ett utkast, inte att skicka det.

Versioner som stöds : Outlook 365 - 2000

Mer information : Använda Outlook-utkast som e-postmallar

Outlook-signaturmallar

Signaturer är ett traditionellt inslag i skriftlig kommunikation och de flesta Outlook-användare har en standardsignatur som automatiskt läggs till i sina e-postmeddelanden. Men det finns inget som hindrar dig från att ha mer än en signatur och inkludera annan information än standardkontaktuppgifter.

Du kan skapa en signatur som en hel e-postmall och infoga den i ett meddelande med några få klick ( Meddelande flik> Signatur ).

Var försiktig! Förutom meddelandetexten ska du se till att du inkluderar dina standarduppgifter i varje signatur som du skapar. När du väljer en annan signatur för ett visst meddelande tas standardsignaturen automatiskt bort.

Fördelar : mycket snabb och bekväm att använda

Nackdelar : Du kan bara lägga till information i meddelandet, men du kan inte definiera e-postfält i förväg.

Versioner som stöds : Outlook 365 - 2000

Fördjupad handledning : Hur man skapar och använder Outlook-signaturer

AutoCorrect

Även om AutoCorrect-funktionen ursprungligen inte utformades för att användas som textmallar, kan du omedelbart infoga viss text via ett tilldelat nyckelord eller en kod. Du kan se det som en förenklad version av AutoText eller Quick Parts.

Så här fungerar det: du tilldelar ett nyckelord till en text, som kan vara hur lång som helst (rimligt förstås) och formaterad som du vill. I ett meddelande skriver du nyckelordet, trycker på Enter eller mellanslagstangenten och nyckelordet ersätts omedelbart med din text.

För att öppna AutoCorrect dialogfönstret, gå till Fil flik> Alternativ > E-post > Stavning och automatisk korrigering... knapp> Proofing > Alternativ för automatisk korrigering... knapp.

Gör följande för att konfigurera en ny post:

• I Ersätt fältet, skriver du nyckelord , vilket är ett slags genväg som utlöser ersättningen. Använd bara inget riktigt ord - du vill inte att nyckelordet ska ersättas med en längre text när du egentligen vill ha själva ordet. Det är en bra idé att sätta en speciell symbol före nyckelordet. Du kan till exempel använda #varn , !.varning eller . [varning] för Viktig varning!
• I Med fältet, skriver du din malltext .
• När du är klar klickar du på Lägg till .

Tips: Om du vill formaterad text som i skärmbilden nedan, skriv då först ersättningstexten i ett meddelande, markera den och öppna sedan dialogrutan Automatisk korrigering. Din malltext läggs automatiskt till i Med För att bevara formateringen ska du se till att Formaterad text är markerad, och klicka på Lägg till .

Och nu skriver du #varn i meddelandet, tryck på Enter och voilà:

Fördelar : en enda inställning

Nackdelar : antalet textmallar är begränsat till det antal genvägar du kan komma ihåg.

Versioner som stöds : Outlook 365 - 2010

Outlook brevpapper

Papperier funktionen i Microsoft Outlook används för att skapa personliga HTML-formaterade e-postmeddelanden med egna bakgrunder, typsnitt, färger etc. I stället för eller utöver olika designelement kan du också inkludera text som automatiskt infogas i meddelandet när du väljer en brevpappersfil.

Du börjar med att skapa ett nytt meddelande, utforma dess layout och skriva in malltexten. Det är inte meningsfullt att definiera Ämne eller andra e-postfält eftersom denna information kommer att visas högst upp i meddelandekroppen när ett brevpapper används.

När du är klar sparar du meddelandet ( Fil > Spara som ) som en HTML-fil till Papperier mapp här:

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery\

När du har sparat kan du välja dina brevpapper på följande sätt: Hem flik> Nya objekt > E-postmeddelande med hjälp av > Mer brevpapper De nyligen använda brevpappersfilerna visas direkt i E-postmeddelande med hjälp av meny:

Du kan också välja en viss stil som standardtema för alla nya meddelanden du skapar.

Här är ett exempel på hur mallen för ditt Outlook-brevpapper kan se ut:

Fördelar : en mängd formateringsalternativ tack vare HTML-stödet

Nackdelar : antalet klick för att spara och komma åt brevpappersfiler är mycket mer än vad som egentligen behövs.

Versioner som stöds : Outlook 365 - 2007

Anpassade formulär i Outlook

Jag ska säga det på förhand - den här tekniken är avsedd för proffs. Att utforma ett anpassat formulär är mycket knepigare än någon annan metod som diskuteras i den här handledningen och kan kräva VBA-programmeringskunskaper. Till att börja med aktiverar du Utvecklare i din Outlook. Klicka sedan på Utforma ett formulär Välj ett av standardformulären som bas för ditt anpassade formulär, lägg till fält, kontroller och eventuellt kod, ange attribut och publicera formuläret. Låter det komplicerat och oklart? Det kommer att ta tid att komma underfund med det.

Fördelar : en mycket kraftfull funktion med många alternativ

Nackdelar : en brant inlärningskurva

Versioner som stöds : Outlook 365 - 2007

Delade e-postmallar

Tro det eller ej, den här lösningen är en glädje att använda för både nybörjare och gurus. Nybörjare kommer att uppskatta enkelheten - att komma igång med delade e-postmallar är tillräckligt intuitivt för att hoppa in i det direkt. Outlook-experter kan utnyttja många avancerade funktioner som att skapa personliga svar med hjälp av makron, konfigurera fördefinierade, fyllbara och dropdown-fält, drainformation från datamängder och mycket mer.

Shared Email Templates ger dig alla funktioner direkt i meddelandefönstret, vilket skiljer sig från de inbyggda funktionerna! Du kan nu skapa, redigera och använda dina mallar på ett ögonblick, utan att behöva växla fram och tillbaka mellan olika flikar och gräva i menyerna.

Till skapa en ny mall, välj bara det önskade innehållet (text, bilder, länkar osv.) i ett meddelande och klicka på Ny mall.

Till infoga en mall i ett meddelande, klicka på Klistra in eller dubbelklicka på mallens namn.

Fördelar :

• Snabbt och bekvämt att skapa.
• Infoga i ett meddelande med ett klick.
• Använd den själv eller dela den med ditt team.
• Lägg till ifyllbara textfält och rullgardinslistor.
• Fyll i e-postfält, infoga bilder och bifoga filer automatiskt.
• Använd grundläggande formatering i redigeringsverktyget för att skapa sofistikerad design med hjälp av HTML.
• Länk till din Utkast och använda alla dina Outlook-utkast som e-postmallar.
• Använd genvägar för snabba svar.
• Få tillgång till dina mallar från vilken enhet som helst, oavsett om det är Windows, Mac eller Outlook Online.

Nackdelar : du är välkommen att testa och berätta för oss :)

Versioner som stöds : Outlook för Microsoft 365, Outlook 2021 - 2016 Windows och Mac, Outlook på webben

Hur man får : Välj din prenumerationsplan eller ladda ner en gratisversion från Microsoft AppSource.

Så här skapar du en e-postmall i Outlook. Förhoppningsvis kan vår handledning hjälpa dig att välja din favoritteknik. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!