Денес ќе ви кажам како да спречите појавување на дупликати во колона од вашиот работен лист во Excel. Овој совет работи во Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 и пониски.

Слична тема опфативме во една од нашите претходни написи. Затоа, треба да знаете како автоматски да означите дупликати во Excel откако нешто ќе се напише.

Овој напис ќе ви помогне да спречите дупликати да се појавуваат во една или неколку колони во работниот лист на Excel. Така, може да имате само уникатни податоци во првата колона од вашата табела, да има броеви на фактура, единици за чување залихи или датуми, секој споменат само еднаш.

Како да го запрете дуплирањето - 5 лесни чекори

Excel има Потврда на податоци - една неправедно заборавена алатка. Со негова помош можете да избегнете грешки што се случуваат во вашите записи. Ќе бидеме сигурни дека ќе посветиме некои идни написи на оваа корисна функција. И сега, како загревање, ќе видите едноставен пример за користење на оваа опција. :)

Да претпоставиме дека имате работен лист со име „Клиенти“ кој вклучува колони како што се Имиња, телефонски броеви и е-пошта што ги користите за испраќање билтени. Затоа сите адреси на е-пошта мора да бидат единствени . Следете ги чекорите подолу за да избегнете двапати да ја испраќате истата порака до еден клиент.

1. Ако е потребно, пронајдете ги и избришете ги сите дупликати од табелата. Прво можете да ги означите измамите и да ги избришете рачно откако ќе ги разгледате вредностите. Или можете да ги отстраните сите дупликати сопомошта на додатокот Duplicate Remover.
2. Изберете ја целата колона каде што треба да избегнете дупликати. Кликнете на првата ќелија со податоци притискајќи го копчето Shift на тастатурата и потоа изберете ја последната ќелија. Или едноставно користете ја комбинацијата на Ctrl + Shift + End. Важно е прво да ја изберете првата ќелија за податоци .

   Забелешка: ако вашите податоци се во едноставен опсег на Excel за разлика од полноправна табела на Excel, треба да ги изберете сите ќелии во вашата колона, дури и празните, од D2 до D1048576

3. Одете во табулаторот Excel „ Податоци “ и кликнете на иконата Потврда на податоци за да ја отворите дијалог прозорец.
4. На картичката Поставки , изберете „ Прилагодено “ од паѓачката листа Дозволи и внесете =COUNTIF($D:$D,D2)=1 во Формула поле.

   Тука $D:$D се адресите на првата и последната ќелија во вашата колона. Ве молиме, обрнете внимание на знаците на доларот што се користат за да се покаже апсолутна референца. D2 е адресата на првата избрана ќелија, таа не е апсолутна референца.

   Со помош на оваа формула Excel го брои бројот на појавувања на вредноста D2 во опсегот D1: D1048576. Ако се спомне само еднаш, тогаш се е во ред. Кога истата вредност се појавува неколку пати, Excel ќе прикаже порака за предупредување со текстот што ќе го наведете на табулаторот „ Предупредување за грешка “.

   Совет: можете да ја споредите вашата колона со другаколона за наоѓање дупликати. Втората колона може да биде на друг работен лист или работна книга за настани. На пример, можете да ја споредите тековната колона со онаа што ги содржи е-поштата на црната листа на клиенти

   со која повеќе нема да работите. :) Ќе дадам повеќе детали за оваа опција за валидација на податоци во една од моите идни објави.

5. Префрлете се на табулаторот „ Известување за грешка “ и внесете го вашиот текст во полињата Наслов и Порака за грешка . Excel ќе ви го покаже овој текст веднаш штом ќе се обидете да внесете дупликат запис во колоната. Обидете се да ги напишете деталите што ќе бидат точни и јасни за вас или вашите колеги. Во спротивно, за еден месец или нешто повеќе може да заборавите што значи тоа.

   На пример:

   Наслов : „Дупликат внес на е-пошта“

   Порака : „Внесовте адреса на е-пошта што веќе постои во оваа колона. Дозволени се само уникатни е-пошта."

6. Кликнете OK за да го затворите дијалогот „Потврда на податоци“.

   Сега кога ќе се обидете да залепите адреса што веќе постои во колоната, ќе видите порака за грешка со вашиот текст. Правилото ќе функционира и ако внесете нова адреса во празна ќелија за нов клиент и ако се обидете да замените е-пошта за постоечкиот клиент:

   Исто така види: Отстранете го текстот пред, после или помеѓу два знака во Excel

Ако вашиот " Правилото „Не се дозволени дупликати“ може да има исклучоци :)

На четвртиот чекор изберете Предупредување или Информации од списокот со мени Стил .Однесувањето на пораката за предупредување соодветно ќе се промени:

Предупредување : Копчињата на дијалогот ќе се претворат како Да / Не / Откажи. Ако кликнете Да , вредноста што ја внесувате ќе се додаде. Притиснете Не или Откажи за да се вратите на уредување на ќелијата. Не е стандардното копче.

Информации : копчињата на пораката за предупредување ќе бидат Ok и Cancel. Ако кликнете Во ред (стандардно), ќе се додаде дупликат. Откажи ќе ве врати во режимот на уредување.

Забелешка: Би сакал повторно да обрнам вашето внимание на фактот дека предупредувањето за дупликат запис ќе се појави само кога ќе се обидете да внесете вредност во ќелија. Excel нема да најде постоечки дупликати кога ќе ја конфигурирате алатката за валидација на податоци. Тоа нема да се случи дури и ако има повеќе од 150 дупи во вашата колумна. :).