Ngayon ay sasabihin ko sa iyo kung paano pigilan ang mga duplicate na lumitaw sa isang column ng iyong Excel worksheet. Gumagana ang tip na ito sa Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, at mas mababa.

Tinatalakay namin ang isang katulad na paksa sa isa sa aming mga nakaraang artikulo. Kaya dapat mong malaman kung paano awtomatikong i-highlight ang mga duplicate sa Excel kapag may na-type na.

Tutulungan ka ng artikulong ito na pigilan ang mga duplicate na lumalabas sa isa o ilang column sa iyong Excel worksheet. Kaya maaari ka lang magkaroon ng natatanging data sa 1st column ng iyong talahanayan kung mayroong mga numero ng invoice, stock keeping unit, o petsa, bawat isa ay nabanggit nang isang beses lang.

Paano ihinto ang pagdoble - 5 madaling hakbang

May Pagpapatunay ng Data ang Excel - isang tool na hindi patas na nakalimutan. Sa tulong nito maiiwasan mo ang mga error na nagaganap sa iyong mga talaan. Tiyaking ilalaan namin ang ilang artikulo sa hinaharap sa kapaki-pakinabang na tampok na ito. At ngayon, bilang isang warm-up, makikita mo ang isang simpleng halimbawa ng paggamit ng opsyong ito. :)

Kumbaga, mayroon kang worksheet na pinangalanang "Mga Customer" na kinabibilangan ng mga column gaya ng Mga Pangalan, Numero ng Telepono, at Email na ginagamit mo para sa pagpapadala ng mga newsletter. Kaya lahat ng email address ay dapat natatangi . Sundin ang mga hakbang sa ibaba upang maiwasan ang pagpapadala ng parehong mensahe sa isang kliyente nang dalawang beses.

1. Kung kinakailangan, hanapin at tanggalin ang lahat ng mga duplicate mula sa talahanayan. Maaari mo munang i-highlight ang mga panloloko at tanggalin ang mga ito nang manu-mano pagkatapos tingnan ang mga halaga. O maaari mong alisin ang lahat ng mga duplicate gamit angsa tulong ng add-in ng Duplicate Remover.
2. Piliin ang buong column kung saan kailangan mong maiwasan ang mga duplicate. Mag-click sa unang cell na may data na pinapanatili ang pindutan ng Shift keyboard at pagkatapos ay piliin ang huling cell. O gamitin lamang ang kumbinasyon ng Ctrl + Shift + End . Mahalagang piliin muna ang 1st data cell .

   Tandaan: Kung ang iyong data ay nasa isang simpleng hanay ng Excel kumpara sa isang ganap na talahanayan ng Excel, kailangan mong piliin ang lahat ng mga cell sa iyong column, kahit na ang mga blangko, mula sa D2 sa D1048576

3. Pumunta sa Excel " Data " na tab at mag-click sa icon na Data Validation para buksan ang dialog box.
4. Sa tab na Mga Setting , piliin ang " Custom " mula sa drop down na listahan ng Allow at ilagay ang =COUNTIF($D:$D,D2)=1 sa kahon ng formula .

   Narito $D:$D ang mga address ng una at huling mga cell sa iyong column. Mangyaring bigyang-pansin ang mga dollar sign na ginagamit upang ipahiwatig ang ganap na sanggunian. Ang D2 ay ang address ng unang napiling cell, hindi ito ganap na sanggunian.

   Sa tulong ng formula na ito, binibilang ng Excel ang bilang ng mga paglitaw ng halaga ng D2 sa hanay na D1: D1048576. Kung ito ay binanggit ng isang beses, kung gayon ang lahat ay maayos. Kapag lumitaw ang parehong halaga nang ilang beses, magpapakita ang Excel ng mensahe ng alerto na may tekstong tinukoy mo sa tab na " Alerto ng error ."

   Tip: Maaari mong ihambing ang iyong column sa isa pacolumn para maghanap ng mga duplicate. Ang pangalawang column ay maaaring nasa ibang worksheet o event workbook. Halimbawa, maaari mong ihambing ang kasalukuyang column sa isa na naglalaman ng mga naka-blacklist na email ng mga customer

   hindi mo na gagawing muli. :) Magbibigay ako ng higit pang mga detalye tungkol sa opsyong ito ng Data Validation sa isa sa aking mga post sa hinaharap.

5. Lumipat sa tab na " Error alert ", at ilagay ang iyong text sa mga field Pamagat at Mensahe ng error . Ipapakita sa iyo ng Excel ang tekstong ito sa sandaling subukan mong magpasok ng duplicate na entry sa column. Subukang i-type ang mga detalye na magiging tumpak at malinaw para sa iyo o sa iyong mga kasamahan. Kung hindi, sa isang buwan o higit pa ay makalimutan mo ang ibig sabihin nito.

   Halimbawa:

   Pamagat : "Dobleng email entry"

   Mensahe : "Naglagay ka ng email address na mayroon na sa ang column na ito. Mga natatanging email lang ang pinapayagan."

6. I-click ang OK upang isara ang dialog na "Pagpapatunay ng data."

   Ngayon kapag sinubukan mong mag-paste ng address na mayroon na sa column, makakakita ka ng mensahe ng error kasama ng iyong text. Parehong gagana ang panuntunan kung maglalagay ka ng bagong address sa isang walang laman na cell para sa isang bagong customer at kung susubukan mong palitan ang isang email para sa kasalukuyang kliyente:

Kung ang iyong " Walang mga duplicate na pinapayagan" na panuntunan ay maaaring magkaroon ng mga pagbubukod :)

Sa ikaapat na hakbang piliin ang Babala o Impormasyon mula sa listahan ng menu na Estilo .Ang pag-uugali ng mensahe ng alerto ay magbabago nang naaayon:

Babala : Ang mga pindutan sa dialog ay magiging Oo / Hindi / Kanselahin. Kung iki-click mo ang Oo , ang halaga na iyong ilalagay ay idaragdag. Pindutin ang Hindi o Kanselahin upang bumalik sa pag-edit ng cell. Hindi ang default na button.

Impormasyon : Ang mga button sa alertong mensahe ay magiging Ok at Kanselahin. Kung iki-click mo ang Ok (ang default), may idaragdag na duplicate. Dadalhin ka ng Kanselahin sa mode ng pag-edit.

Tandaan: Gusto kong bigyang-pansin muli ang katotohanan na ang alerto tungkol sa isang duplicate na entry ay lilitaw lamang kapag sinubukan mong magpasok ng isang halaga sa isang cell. Hindi makakahanap ang Excel ng mga umiiral nang duplicate kapag na-configure mo ang tool sa Pag-validate ng Data. Hindi ito mangyayari kahit na mayroong higit sa 150 na mga dupe sa iyong column. :).