Danes vam bom povedal, kako preprečiti, da bi se v stolpcu delovnega lista Excel pojavili podvojeni izdelki. Ta nasvet deluje v programih Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 in nižjih.

Podobno temo smo obravnavali v enem od prejšnjih člankov. Zato bi morali vedeti, kako v Excelu samodejno označiti podvojitve, ko je bilo nekaj vneseno.

Ta članek vam bo pomagal preprečiti podvajanje v enem ali več stolpcih v delovnem listu programa Excel. V prvem stolpcu preglednice lahko imate samo edinstvene podatke, bodisi številke računov, enote zaloge ali datume, pri čemer je vsak naveden samo enkrat.

Kako ustaviti podvajanje - 5 preprostih korakov

Excel ima Potrjevanje podatkov - eno izmed neupravičeno pozabljenih orodij. Z njeno pomočjo se lahko izognete napakam v svojih zapisih. tej koristni funkciji bomo zagotovo posvetili nekaj prihodnjih člankov. Zdaj pa si boste za ogrevanje ogledali preprost primer uporabe te možnosti :)

Denimo, da imate delovni list z imenom "Stranke", ki vsebuje stolpce, kot so imena, telefonske številke in e-poštna sporočila, ki jih uporabljate za pošiljanje novic. Zato morajo biti vsi e-poštni naslovi edinstveni. Če želite preprečiti dvakratno pošiljanje istega sporočila enemu odjemalcu, sledite spodnjim korakom.

1. Po potrebi poiščite in odstranite vsa podvojena besedila iz preglednice. Podvojena besedila lahko najprej označite in jih po pregledu vrednosti ročno izbrišete. Lahko pa vsa podvojena besedila odstranite s pomočjo dodatka Duplicate Remover.
2. Izberite celoten stolpec, v katerem se želite izogniti podvajanju. Kliknite prvo celico s podatki, pri čemer držite pritisnjeno tipko Shift, in nato izberite zadnjo celico. Lahko pa preprosto uporabite kombinacijo Ctrl + Shift + End . Pomembno je, da najprej izberete prvo podatkovno celico. .

   Opomba: Če so vaši podatki v preprostem območju programa Excel in ne v popolni tabeli programa Excel, morate izbrati vse celice v stolpcu, tudi prazne, iz D2 na . D1048576

3. Pojdi na Excel " Podatki " in kliknite na zavihek Potrjevanje podatkov odprete pogovorno okno.
4. Na Nastavitve izberite zavihek " Po meri " iz Omogočite spustni seznam in vnesite =COUNTIF($D:$D,D2)=1 v Formula škatla.

   Tukaj $D:$D sta naslova prve in zadnje celice v vašem stolpcu. Bodite pozorni na dolarske znake, ki označujejo absolutno referenco. D2 je naslov prve izbrane celice in ni absolutna referenca.

   S pomočjo te formule Excel šteje število pojavitev vrednosti D2 v območju D1:D1048576. Če je omenjena samo enkrat, je vse v redu. Če se ista vrednost pojavi večkrat, Excel prikaže opozorilno sporočilo z besedilom, ki ga določite v polju " Opozorilo o napaki " zavihek.

   Nasvet: Svoj stolpec lahko primerjate z drugim stolpcem, da bi našli podvojitve. Drugi stolpec je lahko v drugem delovnem listu ali delovnem zvezku dogodka. Na primer, trenutni stolpec lahko primerjate s stolpcem, ki vsebuje e-poštna sporočila strank s črnega seznama.

   s katerimi ne boste več delali :) Več podrobnosti o tej možnosti Data Validation bom navedel v eni od prihodnjih objav.

   Poglej tudi: Kako združiti in razdružiti delovne liste v Excelu
5. Preklopite na " Opozorilo o napaki " in vnesite besedilo v polja Naslov in . Sporočilo o napaki . program Excel vam bo to besedilo prikazal takoj, ko boste v stolpec poskušali vnesti podvojen vnos. Poskusite vnesti podatke, ki bodo za vas ali vaše sodelavce natančni in jasni. V nasprotnem primeru lahko čez kakšen mesec pozabite, kaj to pomeni.

   Na primer:

   Naslov : "Podvojen vnos e-pošte"

   Sporočilo : "Vnesli ste e-poštni naslov, ki že obstaja v tem stolpcu. Dovoljena so samo edinstvena e-poštna sporočila."

6. Kliknite . V REDU da zaprete pogovorno okno "Potrjevanje podatkov".

   Ko boste zdaj poskušali prilepiti naslov, ki že obstaja v stolpcu, se bo prikazalo sporočilo o napaki z vašim besedilom. Pravilo bo delovalo tako, če boste v prazno celico vnesli nov naslov za novo stranko, kot tudi če boste poskušali nadomestiti e-pošto za obstoječo stranko:

Če ima vaše pravilo "podvajanje ni dovoljeno" lahko izjeme :)

V četrtem koraku izberite Opozorilo ali Informacije iz Slog Seznam menija. Obnašanje opozorilnega sporočila se ustrezno spremeni:

Opozorilo : Gumbi v pogovornem oknu se spremenijo v Da / Ne / Prekliči. Da , se bo dodala vnesena vrednost. Pritisnite Ne ali Prekliči da se vrnete k urejanju celice. Ne je privzeti gumb.

Informacije : Gumba na opozorilnem sporočilu bosta Ok in Prekliči. Če kliknete Ok (privzeto), bo dodan dvojnik. Prekliči se vrnete v način urejanja.

Opomba: Še enkrat vas želim opozoriti, da se opozorilo o podvojenem vnosu prikaže le, ko poskušate v celico vnesti vrednost. Excel ne bo našel obstoječih podvojitev Ko konfigurirate orodje za preverjanje podatkov, se to ne zgodi, tudi če je v stolpcu več kot 150 podvojitev :).