Astăzi vă voi spune cum să împiedicați apariția duplicatelor într-o coloană din foaia de calcul Excel. Acest sfat funcționează în Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 și mai mici.

Am abordat un subiect similar într-unul dintre articolele noastre anterioare. Așadar, ar trebui să știți cum să evidențiați automat duplicatele în Excel după ce ați tastat ceva.

Acest articol vă va ajuta să împiedicați apariția duplicatelor în una sau mai multe coloane din foaia de calcul Excel. Astfel, puteți avea doar date unice în prima coloană a tabelului, fie că este vorba de numere de factură, unități de stocare sau date, fiecare dintre acestea fiind menționată o singură dată.

Cum să oprești duplicarea - 5 pași simpli

Excel are Validarea datelor - un instrument pe nedrept uitat. Cu ajutorul său puteți evita apariția unor erori în înregistrările dvs. Vom dedica cu siguranță câteva articole viitoare acestei funcții utile. Iar acum, ca o încălzire, veți vedea un exemplu simplu de utilizare a acestei opțiuni. :)

Să presupunem că aveți o foaie de lucru numită "Clienți" care include coloane precum Nume, Numere de telefon și E-mailuri pe care le utilizați pentru trimiterea de buletine informative. Astfel, toate adresele de e-mail trebuie să fie unice Urmați pașii de mai jos pentru a evita trimiterea aceluiași mesaj unui client de două ori.

1. Dacă este necesar, găsiți și ștergeți toate dublurile din tabel. Puteți evidenția mai întâi dublurile și le puteți șterge manual după ce vă uitați prin valori. Sau puteți elimina toate dublurile cu ajutorul add-in-ului Duplicate Remover.
2. Selectați întreaga coloană în care trebuie să evitați duplicatele. Faceți clic pe prima celulă cu date, ținând apăsat butonul Shift de la tastatură și apoi selectați ultima celulă. Sau pur și simplu utilizați combinația Ctrl + Shift + End . Este important să selectați mai întâi prima celulă de date. .

   Notă: Dacă datele dvs. se află într-un interval Excel simplu, spre deosebire de un tabel Excel complet, trebuie să selectați toate celulele din coloană, chiar și cele goale, de la D2 la D1048576

3. Mergeți la Excel " Date " și faceți clic pe fila Validarea datelor pentru a deschide caseta de dialog.
4. Pe Setări fila, alegeți " Personalizat " din Permiteți lista derulantă și introduceți =COUNTIF($D:$D,D2)=1 în Formula cutie.

   Aici $D:$D sunt adresele primei și ultimei celule din coloană. Vă rugăm să acordați atenție semnelor de dolar care sunt folosite pentru a indica referința absolută. D2 este adresa primei celule selectate, nu este o referință absolută.

   Cu ajutorul acestei formule, Excel numără numărul de apariții ale valorii D2 în intervalul D1:D1048576. Dacă este menționată o singură dată, atunci totul este în regulă. Când aceeași valoare apare de mai multe ori, Excel va afișa un mesaj de alertă cu textul pe care îl specificați în caseta " Alertă de eroare ".

   Sfat: Puteți compara coloana dvs. cu o altă coloană pentru a găsi duplicate. A doua coloană poate fi pe o foaie de lucru diferită sau pe un registru de lucru al evenimentului. De exemplu, puteți compara coloana curentă cu cea care conține e-mailurile de pe lista neagră a clienților

   cu care nu mai trebuie să lucrați. :) Voi da mai multe detalii despre această opțiune de validare a datelor într-unul din postările mele viitoare.

5. Comutați la " Alertă de eroare ", și introduceți textul în câmpurile de text Titlu și Mesaj de eroare . Excel vă va afișa acest text de îndată ce încercați să introduceți o intrare duplicată în coloană. Încercați să introduceți detaliile care vor fi precise și clare pentru dvs. sau pentru colegii dvs. În caz contrar, peste o lună sau două puteți uita ce înseamnă.

   De exemplu:

   Titlu : "Duplicate email entry"

   Mesaj : "Ați introdus o adresă de e-mail care există deja în această coloană. Sunt permise numai e-mailuri unice."

   Vezi si: 3 moduri de a elimina spațiile dintre cuvinte / numere în celulele Excel
6. Faceți clic pe OK pentru a închide fereastra de dialog "Validare date".

   Acum, când încercați să lipiți o adresă care există deja în coloană, veți vedea un mesaj de eroare cu textul dvs. Regula va funcționa atât dacă introduceți o adresă nouă într-o celulă goală pentru un client nou, cât și dacă încercați să înlocuiți un e-mail pentru clientul existent:

Dacă regula "Nu sunt permise duplicatele" poate avea excepții :)

La al patrulea pas alegeți Avertisment sau Informații de la Stil Comportamentul mesajului de alertă se va modifica în mod corespunzător:

Avertisment : Butoanele de pe fereastra de dialog se vor transforma în Yes / No / Cancel. Dacă faceți clic pe Da , se va adăuga valoarea introdusă. Apăsați Nu sau Anulează pentru a reveni la editarea celulei. Nu este butonul implicit.

Informații : Butoanele de pe mesajul de alertă vor fi Ok și Cancel. Dacă faceți clic pe Ok (cea implicită), se va adăuga un duplicat. Anulează vă va duce înapoi la modul de editare.

Notă: Aș dori să vă atrag din nou atenția asupra faptului că alerta privind o intrare duplicată va apărea numai atunci când încercați să introduceți o valoare într-o celulă. Excel nu va găsi duplicatele existente atunci când configurați instrumentul de validare a datelor. Acest lucru nu se va întâmpla chiar dacă există mai mult de 150 de dubluri în coloana dvs. :).