I den här artikeln får du lära dig mer om digital signatur i Outlook, kryptering av e-postanslutningar med SSL/TLS och andra sätt att skicka säker e-post i Outlook 365 - 2010.

Förra veckan tog vi upp olika sätt att skicka krypterad e-post i Outlook. Idag ska vi titta närmare på en annan teknik för att skydda dina e-postmeddelanden - Outlook digital signatur .

En giltig digital signatur bevisar ett e-postmeddelandes äkthet och visar mottagaren att meddelandet har skapats av en känd avsändare och att dess innehåll inte har ändrats under transporten.

I den här artikeln får du veta hur du snabbt kan skicka säkra digitalt signerade meddelanden i Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 och 2010 och hur du kan utforska några andra sätt att skydda e-post:

Skicka säker e-post i Outlook med hjälp av en digital signatur

Att digitalt signera ett e-postmeddelande i Outlook är inte samma sak som att lägga till din text- eller grafiska signatur i slutet av utgående meddelanden. En signatur för e-postmeddelande är helt enkelt din anpassade avslutande hälsning som vem som helst kan kopiera eller efterlikna.

En digital signatur i Outlook är en annan sak - den lägger till ditt unika digitala märke till meddelandet. När du signerar ett e-postmeddelande med en digital signatur inkluderar du ditt certifikat och din offentliga nyckel som är kopplade till ditt digitala ID (signeringscertifikat). På så sätt bevisar du för mottagaren att meddelandet kommer från en betrodd avsändare och att dess innehåll är intakt.

För att kunna skicka säkra Outlook-e-postmeddelanden med hjälp av en digital signatur behöver du två grundläggande saker:

• Digitalt ID (e-postcertifikat). Se var och hur du kan få ett digitalt ID.
• Konfigurera signeringscertifikatet i Outlook . I föregående artikel diskuterade vi också hur du kan konfigurera krypteringscertifikatet i Outlook. För att konfigurera signeringscertifikatet utför du exakt samma steg med den enda skillnaden att du väljer att lägga till en Signeringscertifikat i stället för krypteringscertifikat.

Om ditt digitala ID är giltigt både för e-postkryptering och digital signering (vilket de flesta e-postcertifikat är) spelar det ingen roll vilket alternativ du väljer, eftersom båda certifikaten kommer att konfigureras ändå.

Så här signerar du ett enskilt Outlook-e-postmeddelande med en digital signatur

När certifikatet för digital signering är på plats kan du fortsätta med följande steg.

I ett meddelande som du skriver eller svarar på går du till Fliken Alternativ> Behörighetsgrupp och klicka på Skylt knapp.

Om du inte ser Skylt och gör sedan så här:

1. Gå till Alternativ flik> Fler alternativ och klicka på den lilla pilen nedåt ( Dialogruta för alternativ Startsida ) i det nedre hörnet.

   

2. Klicka på knappen Säkerhetsinställningar och markera Lägg till en digital signatur till det här meddelandet.

   

3. Klicka på OK för att stänga dialogrutan och skicka e-postmeddelandet som vanligt genom att klicka på Skicka knapp.

Så här signerar du digitalt alla e-postmeddelanden som du skickar i Outlook

1. I din Outlook öppnar du Trust Center dialog: gå till Fliken Fil> Alternativ> Förtroendecenter och klicka på Inställningar för Trust Center knapp.

   

2. Växla till E-postsäkerhet och välj fliken Lägg till digital signatur i utgående meddelanden under Krypterad e-post .

   

3. Du kan välja ett av de ytterligare alternativen, när det är tillämpligt:
   • Välj Skicka signerat meddelande i klartext när du skickar signerade meddelanden om du vill att mottagare som inte har S/MIME-säkerhet ska kunna läsa de meddelanden du skickar. Den här kryssrutan är markerad som standard.
   • Kontrollera Begär S/MIME-mottagning för alla S/MIME-signerade meddelanden. om du vill verifiera att ditt digitalt signerade e-postmeddelande har mottagits oförändrat av de avsedda mottagarna. När du väljer det här alternativet skickas verifieringsinformationen till dig i ett separat meddelande.
   • Om du har flera signeringscertifikat kan du välja ett lämpligt digitalt ID genom att klicka på knappen Inställningar.
4. Klicka på OK för att stänga alla öppna dialogrutor.

   Observera: Om du skickar känslig eller strikt konfidentiell information kanske du också vill kryptera e-postmeddelandet för att garantera fullständig sekretess.

Andra sätt att skicka säker e-post i Outlook

E-postkryptering och Outlooks digitala signatur är visserligen de vanligaste metoderna för att skicka säker e-post i Outlook och andra e-postklienter, men dina valmöjligheter är inte begränsade till dessa två alternativ och det finns ytterligare några metoder för att skydda e-post:

Kryptering av e-postanslutningar med SSL eller TLS

Du kan använda SSL (Secure Socket Layer) eller . Transportlagersäkerhet (TLS) kryptering för att säkra anslutningen mellan din e-postleverantör och din dator (mobiltelefon eller annan enhet). Dessa krypteringsmetoder fungerar på samma sätt som de skyddssystem som används för att säkra transaktioner och köp online.

Om du använder en webbläsare för att arbeta med din e-post, kontrollera att SSL/TLS-krypteringen är aktiverad. Om den är aktiverad börjar webbadressen (URL) med https i stället för den vanliga http som du kan se i skärmbilden nedan:

I Microsoft Outlook kan du konfigurera en krypterad anslutning på detta sätt:

1. Gå till Fliken Fil> Kontoinställningar> Kontoinställningar...
2. Dubbelklicka på det konto som du vill aktivera SSL-anslutningen för och klicka sedan på knappen Fler inställningar... knapp.

   

3. Byt till fliken Avancerat och markera Den här servern kräver krypterad anslutning (SSL) box.
4. Välj krypteringstyp från rullgardinslistan bredvid Använd följande typer av krypterade anslutningar .

   

Vilken typ av kryptering du ska välja beror på kraven från din e-postleverantör. Vanligtvis tillhandahåller de detaljerade instruktioner för att konfigurera en krypterad anslutning, så förhoppningsvis kommer du inte att ha några problem med detta.

Skicka lösenordsskyddade zip-filer

Om du behöver skicka konfidentiell information via e-post i form av ett textdokument, ett Excel-kalkylblad eller en annan fil kan du vidta extra åtgärder mot obehörig åtkomst genom att packa filen och skydda den med ett lösenord.

Hur man komprimerar/zipar en fil eller mapp

Jag tror att alla vet hur man komprimerar (eller zipar) filer eller mappar i Windows. Jag ska påminna dig om hur man gör, bara för fullständighetens skull : )

I Utforskaren hittar du filen eller mappen du vill komprimera, högerklickar på den och väljer Skicka till> Komprimerad mapp (zippad) från i kontextmenyn.

En ny komprimerad mapp skapas på samma plats.

Hur man skyddar en komprimerad mapp med lösenord

Om du fortfarande använder Windows XP Du kan skydda innehållet i en komprimerad mapp med ett lösenord med hjälp av Windows:

1. Dubbelklicka på den komprimerade mapp som du vill skydda och klicka på Lägg till ett lösenord på den Fil meny.
2. Skriv in lösenordet i rutan Lösenord.

Observera: Kom ihåg att lösenord för komprimerade filer och mappar inte kan återställas i Windows. Använd därför något som du lätt kan komma ihåg.

Om du använder Windows 7 eller Windows 8 Om du inte har en sådan funktion, kan du bli förvånad över att dessa operativsystem inte har en sådan funktion. Varför Microsoft har tagit bort den funktion för lösenordsskydd som många använde sig av är för mig en fullständig gåta. Nya versioner av programvaror ska väl lägga till nya funktioner och inte tvärtom?

Om du använder Windows 7 eller Windows 8 kan du använda en arkiveringsprogramvara från en tredje part som har en funktion för lösenordsskydd, t.ex. 7-Zip - en gratis filarkivare med öppen källkod.

Personligen tycker jag bättre om WinRar-programmet (du kan se dess dialogfönster i skärmdumpen nedan), men det är bara en fråga om preferenser.

När ditt viktiga dokument är komprimerat och lösenordsskyddat är du redo att skicka det som en bilaga. Glöm bara inte att ge mottagaren lösenordet i ett separat e-postmeddelande, via Skype eller telefon.

Tips. Om du har Om du har erhållit certifikatet Digital ID kan du dessutom kryptera zip-filen och signera den med en digital signatur. För att göra detta högerklickar du på .exe-filen i Utforskaren och väljer Signera och kryptera från kontextmenyn.

Om du skickar ett mycket konfidentiellt dokument och vill ha fullständig sekretess kan du också kryptera hela e-postmeddelandet inklusive bilagor enligt beskrivningen i avsnittet Hur man skickar krypterat e-post i Outlook.

Detta är allt för idag, tack för att ni läste!