Σήμερα θα σας πω πώς να αποτρέψετε την εμφάνιση διπλών σε μια στήλη του φύλλου εργασίας του Excel. Αυτή η συμβουλή λειτουργεί στο Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 και χαμηλότερα.

Καλύψαμε ένα παρόμοιο θέμα σε ένα από τα προηγούμενα άρθρα μας. Έτσι, θα πρέπει να γνωρίζετε πώς να επισημαίνετε αυτόματα τα διπλότυπα στο Excel μόλις πληκτρολογήσετε κάτι.

Αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να σταματήσετε την εμφάνιση αντιγράφων σε μία ή περισσότερες στήλες στο φύλλο εργασίας του Excel σας. Έτσι, μπορείτε να έχετε μόνο μοναδικά δεδομένα στην 1η στήλη του πίνακα σας, είτε πρόκειται για αριθμούς τιμολογίων, είτε για μονάδες τήρησης αποθεμάτων, είτε για ημερομηνίες, κάθε μία από τις οποίες αναφέρεται μόνο μία φορά.

Πώς να σταματήσετε την αντιγραφή - 5 εύκολα βήματα

Το Excel έχει Επικύρωση δεδομένων - ένα αδικαιολόγητα ξεχασμένο εργαλείο. Με τη βοήθειά του μπορείτε να αποφύγετε τα λάθη που συμβαίνουν στις εγγραφές σας. Θα αφιερώσουμε οπωσδήποτε κάποια μελλοντικά άρθρα σε αυτή τη χρήσιμη λειτουργία. Και τώρα, ως προθέρμανση, θα δείτε ένα απλό παράδειγμα χρήσης αυτής της επιλογής :)

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα φύλλο εργασίας με το όνομα "Πελάτες" που περιλαμβάνει στήλες όπως ονόματα, αριθμούς τηλεφώνου και email που χρησιμοποιείτε για την αποστολή ενημερωτικών δελτίων. Συνεπώς, όλες οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι μοναδικές Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να αποφύγετε την αποστολή του ίδιου μηνύματος σε έναν πελάτη δύο φορές.

1. Εάν είναι απαραίτητο, βρείτε και διαγράψτε όλα τα αντίγραφα από τον πίνακα. Μπορείτε πρώτα να επισημάνετε τα αντίγραφα και να τα διαγράψετε χειροκίνητα αφού εξετάσετε τις τιμές. Ή μπορείτε να αφαιρέσετε όλα τα αντίγραφα με τη βοήθεια του πρόσθετου Duplicate Remover.
2. Επιλέξτε ολόκληρη τη στήλη στην οποία πρέπει να αποφύγετε τα αντίγραφα. Κάντε κλικ στο πρώτο κελί με τα δεδομένα κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift του πληκτρολογίου και στη συνέχεια επιλέξτε το τελευταίο κελί. Ή απλά χρησιμοποιήστε τον συνδυασμό Ctrl + Shift + End . Είναι σημαντικό να επιλέξετε πρώτα το 1ο κελί δεδομένων .

   Σημείωση: Εάν τα δεδομένα σας βρίσκονται σε μια απλή περιοχή του Excel σε αντίθεση με έναν πλήρη πίνακα του Excel, πρέπει να επιλέξετε όλα τα κελιά της στήλης σας, ακόμη και τα κενά, από το D2 στο D1048576

3. Μετάβαση στο Excel " Δεδομένα " και κάντε κλικ στην καρτέλα Επικύρωση δεδομένων για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου.
4. Στο Ρυθμίσεις tab, επιλέξτε " Προσαρμοσμένο " από το Επιτρέψτε το drop down list και πληκτρολογήστε =COUNTIF($D:$D,D2)=1 στο Φόρμουλα κουτί.

   Εδώ $D:$D είναι οι διευθύνσεις του πρώτου και του τελευταίου κελιού της στήλης σας. Δώστε προσοχή στα σύμβολα δολαρίου που χρησιμοποιούνται για να δηλώσουν απόλυτη αναφορά. D2 είναι η διεύθυνση του πρώτου επιλεγμένου κελιού, δεν είναι απόλυτη αναφορά.

   Με τη βοήθεια αυτού του τύπου το Excel μετράει τον αριθμό των εμφανίσεων της τιμής D2 στο εύρος D1:D1048576. Αν αναφέρεται μόνο μία φορά, τότε όλα είναι εντάξει. Όταν η ίδια τιμή εμφανίζεται πολλές φορές, το Excel θα εμφανίσει ένα μήνυμα ειδοποίησης με το κείμενο που καθορίζετε στο " Ειδοποίηση σφάλματος ".

   Συμβουλή: Μπορείτε να συγκρίνετε τη στήλη σας με μια άλλη στήλη για να βρείτε αντίγραφα. Η δεύτερη στήλη μπορεί να βρίσκεται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας ή σε βιβλίο εργασίας συμβάντων. Για παράδειγμα, μπορείτε να συγκρίνετε την τρέχουσα στήλη με εκείνη που περιέχει τα email των πελατών που βρίσκονται στη μαύρη λίστα

   δεν θέλετε να δουλέψετε πια :) Θα δώσω περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτή την επιλογή Επικύρωση δεδομένων σε μια από τις μελλοντικές αναρτήσεις μου.

5. Μεταβείτε στο " Ειδοποίηση σφάλματος ", και εισάγετε το κείμενό σας στα πεδία Τίτλος και Μήνυμα σφάλματος . το Excel θα σας εμφανίσει αυτό το κείμενο μόλις προσπαθήσετε να καταχωρίσετε μια διπλή καταχώρηση στη στήλη. Προσπαθήστε να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία που θα είναι ακριβή και σαφή για εσάς ή τους συναδέλφους σας. Διαφορετικά, σε ένα μήνα περίπου μπορεί να ξεχάσετε τι σημαίνει.

   Για παράδειγμα:

   Τίτλος : "Διπλή καταχώρηση email"

   Μήνυμα : "Έχετε εισάγει μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υπάρχει ήδη σε αυτή τη στήλη. Επιτρέπονται μόνο μοναδικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου."

   Δείτε επίσης: Συνάρτηση RANK του Excel και άλλοι τρόποι υπολογισμού της κατάταξης
6. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου "Επικύρωση δεδομένων".

   Τώρα, όταν προσπαθείτε να επικολλήσετε μια διεύθυνση που υπάρχει ήδη στη στήλη, θα δείτε ένα μήνυμα σφάλματος με το κείμενό σας. Ο κανόνας θα λειτουργήσει τόσο αν εισάγετε μια νέα διεύθυνση σε ένα κενό κελί για έναν νέο πελάτη όσο και αν προσπαθήσετε να αντικαταστήσετε ένα email για τον υπάρχοντα πελάτη:

Εάν ο κανόνας "Δεν επιτρέπονται τα αντίγραφα" μπορεί να έχει εξαιρέσεις :)

Στο τέταρτο βήμα επιλέξτε Προειδοποίηση ή Πληροφορίες από το Στυλ Η συμπεριφορά του μηνύματος ειδοποίησης θα αλλάξει αντίστοιχα:

Προειδοποίηση : Τα κουμπιά στο παράθυρο διαλόγου θα μετατραπούν σε Ναι / Όχι / Ακύρωση. Ναι , θα προστεθεί η τιμή που πληκτρολογήσατε. Όχι ή Ακύρωση για να επιστρέψετε στην επεξεργασία του κελιού. Όχι είναι το προεπιλεγμένο κουμπί.

Πληροφορίες : Τα κουμπιά του μηνύματος ειδοποίησης θα είναι το ΟΚ και το Ακύρωση. Αν κάνετε κλικ στο Εντάξει (η προεπιλεγμένη), θα προστεθεί ένα αντίγραφο. Ακύρωση θα σας μεταφέρει πίσω στη λειτουργία επεξεργασίας.

Σημείωση: Θα ήθελα να δώσω ξανά την προσοχή σας στο γεγονός ότι η ειδοποίηση σχετικά με μια διπλή καταχώρηση θα εμφανιστεί μόνο όταν προσπαθείτε να εισαγάγετε μια τιμή σε ένα κελί. Το Excel δεν θα βρει τα υπάρχοντα αντίγραφα όταν ρυθμίζετε το εργαλείο επικύρωσης δεδομένων. Δεν θα συμβεί ακόμη και αν υπάρχουν περισσότερα από 150 διπλά στη στήλη σας :).