1 આ ટિપ માઈક્રોસોફ્ટ એક્સેલ 365, 2021, 2019, 2016 અને તેનાથી નીચેના ભાગમાં કામ કરે છે.

અમે અમારા અગાઉના લેખોમાંના એકમાં સમાન વિષયને આવરી લીધો છે. તેથી તમારે જાણવું જોઈએ કે એકવાર કંઈક ટાઈપ થઈ જાય પછી એક્સેલમાં ડુપ્લિકેટ્સને આપમેળે કેવી રીતે હાઈલાઈટ કરવું.

આ લેખ તમને તમારી એક્સેલ વર્કશીટમાં એક અથવા અનેક કૉલમમાં ડુપ્લિકેટ દેખાવાનું રોકવામાં મદદ કરશે. તેથી તમારી પાસે તમારા ટેબલની 1લી કોલમમાં ફક્ત અનન્ય ડેટા હોઈ શકે છે, જેમાં ઇન્વૉઇસ નંબર, સ્ટોક રાખવાના એકમો અથવા તારીખો હોય, દરેકનો ઉલ્લેખ ફક્ત એક જ વાર કરવામાં આવે.

ડુપ્લિકેશન કેવી રીતે રોકવું - 5 સરળ પગલાં

ધારો કે, તમારી પાસે "ગ્રાહકો" નામની કાર્યપત્રક છે જેમાં નામો, ફોન નંબર્સ અને ઇમેઇલ્સ જેવી કૉલમ્સ શામેલ છે જેનો તમે ન્યૂઝલેટર્સ મોકલવા માટે ઉપયોગ કરો છો. આમ બધા ઈમેલ એડ્રેસ અનન્ય હોવા જોઈએ . એક ક્લાયન્ટને બે વાર એક જ સંદેશ મોકલવાનું ટાળવા માટે નીચેના પગલાં અનુસરો.

1. જો જરૂરી હોય તો, ટેબલમાંથી તમામ ડુપ્લિકેટ શોધો અને કાઢી નાખો. તમે પહેલા ડ્યુપ્સને હાઇલાઇટ કરી શકો છો અને મૂલ્યો જોયા પછી તેને મેન્યુઅલી ડિલીટ કરી શકો છો. અથવા તમે બધા ડુપ્લિકેટ્સ સાથે દૂર કરી શકો છોડુપ્લિકેટ રીમુવર એડ-ઈનની મદદ.
2. આખી કોલમ પસંદ કરો જ્યાં તમારે ડુપ્લિકેટ ટાળવાની જરૂર છે. Shift કીબોર્ડ બટન દબાવીને ડેટા સાથે પ્રથમ સેલ પર ક્લિક કરો અને પછી છેલ્લો સેલ પસંદ કરો. અથવા ફક્ત Ctrl + Shift + End ના સંયોજનનો ઉપયોગ કરો. પહેલા ડેટા સેલને પસંદ કરવાનું મહત્વનું છે .

   નોંધ: જો તમારો ડેટા સંપૂર્ણ એક્સેલ ટેબલની વિરુદ્ધ સામાન્ય એક્સેલ રેન્જમાં હોય, તો તમારે D2<2 માંથી તમારા કૉલમના તમામ કોષો, ખાલી કોષો પણ પસંદ કરવાની જરૂર છે> માટે D1048576

3. એક્સેલ " ડેટા " ટેબ પર જાઓ અને ખોલવા માટે ડેટા માન્યતા આયકન પર ક્લિક કરો સંવાદ બોક્સ.
4. સેટિંગ્સ ટેબ પર, મંજૂરી આપો ડ્રોપ ડાઉન સૂચિમાંથી " કસ્ટમ " પસંદ કરો અને માં =COUNTIF($D:$D,D2)=1 દાખલ કરો ફોર્મ્યુલા બોક્સ.

   અહીં $D:$D તમારી કૉલમના પ્રથમ અને છેલ્લા કોષોના સરનામાં છે. કૃપા કરીને ડોલરના ચિહ્નો પર ધ્યાન આપો જેનો ઉપયોગ સંપૂર્ણ સંદર્ભ સૂચવવા માટે થાય છે. D2 એ પ્રથમ પસંદ કરેલ કોષનું સરનામું છે, તે ચોક્કસ સંદર્ભ નથી.

   આ સૂત્રની મદદથી એક્સેલ D1 શ્રેણીમાં D2 મૂલ્યની ઘટનાઓની સંખ્યા ગણે છે: D1048576. જો તેનો ઉલ્લેખ ફક્ત એક જ વાર કરવામાં આવે, તો બધું સારું છે. જ્યારે સમાન મૂલ્ય ઘણી વખત દેખાશે, ત્યારે એક્સેલ તમે " ભૂલ ચેતવણી " ટૅબ પર ઉલ્લેખિત ટેક્સ્ટ સાથે ચેતવણી સંદેશ બતાવશે.

   ટીપ: તમે તમારી કૉલમને અન્ય કૉલમ સાથે સરખાવી શકો છો.ડુપ્લિકેટ્સ શોધવા માટે કૉલમ. બીજી કૉલમ અલગ વર્કશીટ અથવા ઇવેન્ટ વર્કબુક પર હોઈ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે વર્તમાન કૉલમ સાથે સરખામણી કરી શકો છો જેમાં ગ્રાહકોની બ્લેકલિસ્ટેડ ઈમેઈલ હોય છે

   તમે હવે તેની સાથે કામ કરશો નહીં. :) હું મારી ભવિષ્યની એક પોસ્ટમાં આ ડેટા વેલિડેશન વિકલ્પ વિશે વધુ વિગતો આપીશ.

5. " ભૂલ ચેતવણી " ટેબ પર સ્વિચ કરો અને ફીલ્ડ્સમાં તમારું ટેક્સ્ટ દાખલ કરો શીર્ષક અને ભૂલ સંદેશ . તમે કૉલમમાં ડુપ્લિકેટ એન્ટ્રી દાખલ કરવાનો પ્રયાસ કરશો કે તરત જ એક્સેલ તમને આ ટેક્સ્ટ બતાવશે. તમારા અથવા તમારા સાથીદારો માટે ચોક્કસ અને સ્પષ્ટ હોય તેવી વિગતો ટાઈપ કરવાનો પ્રયાસ કરો. નહિંતર, એકાદ મહિનામાં તમે તેનો અર્થ ભૂલી શકો છો.

   ઉદાહરણ તરીકે:

   શીર્ષક : "ડુપ્લિકેટ ઇમેઇલ એન્ટ્રી"

   સંદેશ : "તમે એક ઇમેઇલ સરનામું દાખલ કર્યું છે જે પહેલાથી અસ્તિત્વમાં છે આ કૉલમ. ફક્ત અનન્ય ઇમેઇલ્સને જ મંજૂરી છે."

   આ પણ જુઓ: Excel માં ટેક્સ્ટને આપમેળે અને મેન્યુઅલી કેવી રીતે લપેટી શકાય
6. "ડેટા માન્યતા" સંવાદને બંધ કરવા માટે ઓકે ક્લિક કરો.

   હવે જ્યારે તમે કૉલમમાં પહેલેથી જ અસ્તિત્વમાં છે તે સરનામું પેસ્ટ કરવાનો પ્રયાસ કરશો, ત્યારે તમને તમારા ટેક્સ્ટ સાથે એક ભૂલનો સંદેશ દેખાશે. જો તમે નવા ગ્રાહક માટે ખાલી કોષમાં નવું સરનામું દાખલ કરો છો અને જો તમે હાલના ક્લાયન્ટ માટે ઇમેઇલ બદલવાનો પ્રયાસ કરો છો, તો આ નિયમ કામ કરશે:

જો તમારું " કોઈ ડુપ્લિકેટની મંજૂરી નથી" નિયમમાં અપવાદ હોઈ શકે છે :)

ચોથા પગલા પર શૈલી મેનુ સૂચિમાંથી ચેતવણી અથવા માહિતી પસંદ કરો.ચેતવણી સંદેશની વર્તણૂક અનુરૂપ બદલાશે:

ચેતવણી : સંવાદ પરના બટનો હા / ના / રદ તરીકે ચાલુ થશે. જો તમે હા પર ક્લિક કરો છો, તો તમે દાખલ કરેલ મૂલ્ય ઉમેરવામાં આવશે. કોષના સંપાદન પર પાછા જવા માટે ના અથવા રદ કરો દબાવો. ના ડિફૉલ્ટ બટન છે.

માહિતી : એલર્ટ મેસેજ પરના બટન ઓકે અને કેન્સલ હશે. જો તમે ઓકે (ડિફૉલ્ટ એક) ક્લિક કરો છો, તો ડુપ્લિકેટ ઉમેરવામાં આવશે. રદ કરો તમને એડિટિંગ મોડ પર પાછા લઈ જશે.

નોંધ: હું એ હકીકત પર ફરીથી તમારું ધ્યાન દોરવા માંગુ છું કે ડુપ્લિકેટ એન્ટ્રી વિશે ચેતવણી ત્યારે જ દેખાશે જ્યારે તમે કોષમાં મૂલ્ય દાખલ કરવાનો પ્રયાસ કરશો. જ્યારે તમે ડેટા વેલિડેશન ટૂલ ગોઠવશો ત્યારે એક્સેલ હાલના ડુપ્લિકેટ્સ શોધી શકશે નહીં . જો તમારી કોલમમાં 150 થી વધુ ડ્યુપ્સ હોય તો પણ તે થશે નહીં. :).