Avui us explicaré com evitar que apareguin duplicats en una columna del vostre full de treball d'Excel. Aquest consell funciona a Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 i versions anteriors.

Vam tractar un tema similar en un dels nostres articles anteriors. Per tant, hauríeu de saber com ressaltar automàticament els duplicats a Excel un cop s'ha escrit alguna cosa.

Aquest article us ajudarà a evitar que els duplicats apareguin en una o diverses columnes del vostre full de treball d'Excel. Així, només podeu tenir dades úniques a la primera columna de la taula, ja siguin números de factura, unitats d'estoc o dates, cadascuna esmentada només una vegada.

Com aturar la duplicació: 5 passos senzills

Excel té Validació de dades : una eina injustament oblidada. Amb la seva ajuda, podeu evitar que es produeixin errors en els vostres registres. Segur que dedicarem alguns articles futurs a aquesta funció útil. I ara, com a escalfament, veureu un exemple senzill d'utilitzar aquesta opció. :)

Suposem que teniu un full de treball anomenat "Clients" que inclou columnes com ara Noms, números de telèfon i correus electrònics que feu servir per enviar butlletins informatius. Per tant, totes les adreces de correu electrònic han de ser úniques . Seguiu els passos següents per evitar enviar el mateix missatge a un client dues vegades.

1. Si cal, cerqueu i suprimiu tots els duplicats de la taula. Primer podeu ressaltar els enganys i suprimir-los manualment després de mirar els valors. O podeu eliminar tots els duplicats ambamb l'ajuda del complement Duplicate Remover.
2. Seleccioneu tota la columna on necessiteu evitar duplicats. Feu clic a la primera cel·la amb dades mantenint premut el botó Majúscules del teclat i, a continuació, seleccioneu l'última cel·la. O simplement utilitzeu la combinació de Ctrl + Maj + Final . És important seleccionar primer la 1a cel·la de dades .

   Nota: si les vostres dades es troben en un rang d'Excel simple en lloc d'una taula d'Excel completa, heu de seleccionar totes les cel·les de la columna, fins i tot les en blanc, de D2 a D1048576

3. Aneu a la pestanya " Dades " d'Excel i feu clic a la icona Validació de dades per obrir la Caixa de diàleg.
4. A la pestanya Configuració , trieu " Personalitzat " a la llista desplegable Permet i introduïu =COUNTIF($D:$D,D2)=1 a Caixa de fórmula .

   Aquí $D:$D hi ha les adreces de la primera i l'última cel·la de la columna. Si us plau, presteu atenció als signes del dòlar que s'utilitzen per indicar una referència absoluta. D2 és l'adreça de la primera cel·la seleccionada, no és una referència absoluta.

   Amb l'ajuda d'aquesta fórmula, Excel compta el nombre d'ocurrències del valor D2 en l'interval D1: D1048576. Si només s'esmenta una vegada, tot està bé. Quan el mateix valor apareix diverses vegades, Excel mostrarà un missatge d'alerta amb el text que especifiqueu a la pestanya " Alerta d'error ".

   Consell: podeu comparar la vostra columna amb una altra.columna per trobar duplicats. La segona columna pot estar en un full de treball o llibre d'esdeveniments diferent. Per exemple, podeu comparar la columna actual amb la que conté els correus electrònics de la llista negra dels clients

   Vegeu també: Com canviar majúscules a Excel a majúscules, minúscules, majúscules, etc.

   amb els quals ja no treballareu més. :) Donaré més detalls sobre aquesta opció de validació de dades en una de les meves publicacions futures.

5. Canvieu a la pestanya " Alerta d'error " i introduïu el vostre text als camps Títol i Missatge d'error . Excel us mostrarà aquest text tan bon punt intenteu introduir una entrada duplicada a la columna. Intenta escriure els detalls que siguin precisos i clars per a tu o els teus companys. En cas contrari, d'aquí a un mes aproximadament pots oblidar què significa.

   Per exemple:

   Títol : "Entrada de correu electrònic duplicada"

   Missatge : "Heu introduït una adreça de correu electrònic que ja existeix a aquesta columna. Només es permeten correus electrònics únics."

6. Feu clic a D'acord per tancar el diàleg "Validació de dades".

   Ara, quan intenteu enganxar una adreça que ja existeix a la columna, veureu un missatge d'error amb el vostre text. La regla funcionarà tant si introduïu una adreça nova en una cel·la buida per a un client nou com si intenteu substituir un correu electrònic per al client existent:

   Vegeu també: Càlcul de la TIR (taxa interna de rendibilitat) en Excel

Si el vostre " La regla "No es permeten duplicats" pot tenir excepcions :)

Al quart pas, trieu Avís o Informació a la llista del menú Estil .El comportament del missatge d'alerta canviarà en conseqüència:

Avís : els botons del diàleg es mostraran Sí / No / Cancel·la. Si feu clic a Sí , s'afegirà el valor que introduïu. Premeu No o Cancel·la per tornar a editar la cel·la. No és el botó predeterminat.

Informació : els botons del missatge d'alerta seran D'acord i Cancel·la. Si feu clic a D'acord (el per defecte), s'afegirà un duplicat. Cancel·la us tornarà al mode d'edició.

Nota: m'agradaria tornar a prestar atenció al fet que l'alerta sobre una entrada duplicada només apareixerà quan intenteu introduir un valor en una cel·la. Excel no trobarà duplicats existents quan configureu l'eina de validació de dades. No passarà encara que hi hagi més de 150 enganys a la teva columna. :).