Dnes vám řeknu, jak zabránit tomu, aby se ve sloupci pracovního listu aplikace Excel objevily duplikáty. Tento tip funguje v aplikacích Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 a nižších.

Podobnému tématu jsme se věnovali v jednom z našich předchozích článků. Měli byste tedy vědět, jak v Excelu automaticky zvýraznit duplicity, jakmile něco zadáte.

Tento článek vám pomůže zabránit duplicitám v jednom nebo několika sloupcích v tabulce aplikace Excel. V 1. sloupci tabulky tak můžete mít pouze jedinečné údaje, ať už se jedná o čísla faktur, skladové jednotky nebo data, z nichž každé je uvedeno pouze jednou.

Jak zastavit duplikaci - 5 snadných kroků

Aplikace Excel má Ověřování dat - jeden neprávem opomíjený nástroj. S jeho pomocí můžete předejít chybám, které se ve vašich záznamech objevují. Této užitečné funkci se budeme určitě věnovat v některých příštích článcích. A nyní si pro zahřátí ukážeme jednoduchý příklad využití této možnosti :).

Předpokládejme, že máte pracovní list s názvem "Zákazníci", který obsahuje sloupce jako Jména, Telefonní čísla a E-maily, které používáte pro zasílání newsletterů. Všechny e-mailové adresy musí být jedinečné. . Abyste zabránili dvojímu odeslání stejné zprávy jednomu klientovi, postupujte podle níže uvedených kroků.

1. V případě potřeby vyhledejte a odstraňte z tabulky všechny duplikáty. Duplikáty můžete nejprve označit a po prohlédnutí hodnot je odstranit ručně. Nebo můžete všechny duplikáty odstranit pomocí doplňku Duplicate Remover.
2. Vyberte celý sloupec, ve kterém se potřebujete vyhnout duplicitám. Klikněte na první buňku s daty se stisknutým tlačítkem Shift a poté vyberte poslední buňku. Nebo jednoduše použijte kombinaci kláves Ctrl + Shift + End . Je důležité vybrat nejprve 1. datovou buňku. .

   Poznámka: Pokud jsou vaše data v jednoduchém rozsahu aplikace Excel a ne v plnohodnotné tabulce aplikace Excel, je třeba vybrat všechny buňky ve sloupci, i prázdné, ze sloupce D2 na D1048576

3. Přejít na Excel " Data " a klikněte na Ověřování dat otevřít dialogové okno.
4. Na Nastavení na kartě " Vlastní " z Povolit rozevírací seznam a zadejte =COUNTIF($D:$D,D2)=1 do Vzorec box.

   Zde $D:$D jsou adresy první a poslední buňky sloupce. Věnujte pozornost znaménkům dolaru, která označují absolutní odkaz. D2 je adresa první vybrané buňky, nejedná se o absolutní odkaz.

   Pomocí tohoto vzorce Excel spočítá počet výskytů hodnoty D2 v rozsahu D1:D1048576. Pokud je uvedena pouze jednou, je vše v pořádku. Pokud se stejná hodnota objeví vícekrát, Excel zobrazí upozornění s textem, který zadáte na " Upozornění na chybu ".

   Tip: Chcete-li najít duplicity, můžete porovnat svůj sloupec s jiným sloupcem. Druhý sloupec může být na jiném listu nebo v jiném sešitě událostí. Můžete například porovnat aktuální sloupec s tím, který obsahuje e-maily zákazníků na černé listině.

   už nebudete muset pracovat :) Podrobněji se této možnosti Data Validation budu věnovat v některém z příštích příspěvků.

5. Přepněte na " Upozornění na chybu " a zadejte svůj text do polí. Název a Chybová zpráva . Excel vám tento text zobrazí, jakmile se pokusíte do sloupce zadat duplicitní záznam. Snažte se zadat údaje, které budou pro vás nebo vaše kolegy přesné a srozumitelné. V opačném případě můžete za měsíc či dva zapomenout, co to znamená.

   Například:

   Název : "Duplicitní e-mailová položka"

   Zpráva : "Zadali jste e-mailovou adresu, která již v tomto sloupci existuje. Povoleny jsou pouze jedinečné e-maily."

6. Klikněte na OK zavřete dialogové okno "Ověření dat".

   Když se nyní pokusíte vložit adresu, která již ve sloupci existuje, zobrazí se chybová zpráva s vaším textem. Pravidlo bude fungovat jak v případě, že do prázdné buňky zadáte novou adresu pro nového zákazníka, tak v případě, že se pokusíte nahradit e-mail pro stávajícího klienta:

Pokud vaše pravidlo "Duplikáty nejsou povoleny" může mít výjimky :)

Ve čtvrtém kroku vyberte Varování nebo Informace z Styl Seznam nabídek. Chování výstražných zpráv se odpovídajícím způsobem změní:

Varování : Tlačítka na dialogovém okně se změní na Ano / Ne / Zrušit. Pokud kliknete na tlačítko Ano , bude přidána zadaná hodnota. Stiskněte tlačítko Ne nebo Zrušit pro návrat k úpravám buňky. Ne je výchozí tlačítko.

Informace : Tlačítka na výstražné zprávě budou Ok a Zrušit. Pokud kliknete na tlačítko Ok (výchozí), bude přidán duplikát. Zrušit se vrátíte do režimu úprav.

Poznámka: Rád bych vás znovu upozornil na skutečnost, že upozornění na duplicitní záznam se zobrazí pouze při pokusu o zadání hodnoty do buňky. Excel nenajde existující duplikáty při konfiguraci nástroje Ověřování dat. K tomu nedojde ani v případě, že je ve sloupci více než 150 duplicit :).