Sot do t'ju tregoj se si të parandaloni shfaqjen e dublikatave në një kolonë të fletës tuaj të punës në Excel. Kjo këshillë funksionon në Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016 dhe më poshtë.

Ne trajtuam një temë të ngjashme në një nga artikujt tanë të mëparshëm. Kështu që ju duhet të dini se si të nënvizoni automatikisht dublikatat në Excel pasi të jetë shtypur diçka.

Ky artikull do t'ju ndihmojë të ndaloni shfaqjen e kopjimeve në një ose disa kolona në fletën tuaj të punës në Excel. Kështu që ju mund të keni vetëm të dhëna unike në kolonën e parë të tabelës tuaj, ku janë numrat e faturave, njësitë e ruajtjes së stokut ose datat, secila e përmendur vetëm një herë.

Si të ndaloni dyfishimin - 5 hapa të thjeshtë

Excel ka Vleresimi i te dhenave - nje mjet i harruar ne menyre te padrejte. Me ndihmën e tij ju mund të shmangni gabimet që ndodhin në të dhënat tuaja. Ne do të jemi të sigurt që t'i kushtojmë disa artikuj të ardhshëm kësaj veçorie të dobishme. Dhe tani, si një ngrohje, do të shihni një shembull të thjeshtë të përdorimit të këtij opsioni. :)

Supozoni, ju keni një fletë pune të quajtur "Klientë" që përfshin kolona të tilla si Emrat, numrat e telefonit dhe emailet që përdorni për dërgimin e buletineve. Kështu të gjitha adresat e emailit duhet të jenë unike . Ndiqni hapat e mëposhtëm për të shmangur dërgimin e të njëjtit mesazh tek një klient dy herë.

1. Nëse është e nevojshme, gjeni dhe fshini të gjitha dublikatat nga tabela. Fillimisht mund t'i nënvizoni mashtrimet dhe t'i fshini ato me dorë pasi të shikoni vlerat. Ose mund të hiqni të gjitha dublikatat mendihmën e shtesës Duplicate Remover.
2. Zgjidhni të gjithë kolonën ku duhet të shmangni dublikatat. Klikoni në qelizën e parë me të dhëna duke mbajtur të shtypur butonin e tastierës Shift dhe më pas zgjidhni qelizën e fundit. Ose thjesht përdorni kombinimin e Ctrl + Shift + End. Është e rëndësishme që së pari të zgjidhni qelizën e parë të të dhënave .

   Shënim: Nëse të dhënat tuaja janë në një gamë të thjeshtë Excel në krahasim me një tabelë të plotë Excel, ju duhet të zgjidhni të gjitha qelizat në kolonën tuaj, madje edhe ato bosh, nga D2 te D1048576

3. Shkoni te skeda " Data " në Excel dhe klikoni në ikonën Vleresimi i të dhënave për të hapur kuti dialogu.
4. Në skedën Cilësimet , zgjidhni " Custom " nga lista rënëse Lejo dhe futni =COUNTIF($D:$D,D2)=1 në Formula kuti.

   Këtu $D:$D janë adresat e qelizave të para dhe të fundit në kolonën tuaj. Ju lutemi kushtojini vëmendje shenjave të dollarit që përdoren për të treguar referencë absolute. D2 është adresa e qelizës së parë të zgjedhur, nuk është referencë absolute.

   Me ndihmën e kësaj formule Excel numëron numrin e dukurive të vlerës D2 në intervalin D1: D1048576. Nëse përmendet vetëm një herë, atëherë gjithçka është në rregull. Kur e njëjta vlerë shfaqet disa herë, Excel do të shfaqë një mesazh alarmi me tekstin që specifikoni në skedën " Error Alert ".

   Këshillë: Mund ta krahasoni kolonën tuaj me një tjetërkolonë për të gjetur dublikatë. Kolona e dytë mund të jetë në një fletë pune ose një libër pune të ndryshme. Për shembull, mund të krahasoni kolonën aktuale me atë që përmban emailet e klientëve në listën e zezë

   me të cilën nuk do të punoni më. :) Unë do të jap më shumë detaje rreth këtij opsioni të Validimit të të Dhënave në një nga postimet e mia të ardhshme.

5. Kalo te skeda " Error Alert " dhe fut tekstin tënd në fusha Titulli dhe Mesazhi i gabimit . Excel do t'ju tregojë këtë tekst sapo të përpiqeni të futni një hyrje të kopjuar në kolonë. Mundohuni të shkruani detajet që do të jenë të sakta dhe të qarta për ju ose kolegët tuaj. Përndryshe, brenda një muaji ose më shumë mund të harroni se çfarë do të thotë.

   Për shembull:

   Shiko gjithashtu: Si të hiqni kolonat bosh në Excel

   Titulli : "Hyrja e emailit të kopjuar"

   Mesazhi : "Keni futur një adresë emaili që ekziston tashmë në Kjo kolonë. Lejohen vetëm emailet unike."

6. Klikoni OK për të mbyllur dialogun "Vleresimi i të dhënave".

   Tani kur përpiqeni të ngjitni një adresë që ekziston tashmë në kolonë, do të shihni një mesazh gabimi me tekstin tuaj. Rregulli do të funksionojë si nëse futni një adresë të re në një qelizë boshe për një klient të ri dhe nëse përpiqeni të zëvendësoni një email për klientin ekzistues:

Nëse " Rregulli nuk lejohet dublikatë" mund të ketë përjashtime :)

Në hapin e katërt zgjidhni Paralajmërim ose Informacion nga lista e menysë Stili .Sjellja e mesazhit të alarmit do të ndryshojë përkatësisht:

Paralajmërim : Butonat në dialog do të kthehen si Po / Jo / Anulo. Nëse klikoni Po , vlera që futni do të shtohet. Shtypni Jo ose Anulo për t'u rikthyer te redaktimi i qelizës. Jo është butoni i paracaktuar.

Informacion : Butonat në mesazhin e alarmit do të jenë Ok dhe Cancel. Nëse klikoni Ok (e parazgjedhura), do të shtohet një dublikatë. Anulo do t'ju kthejë në modalitetin e redaktimit.

Shënim: Do të doja t'i kushtoja sërish vëmendje faktit që sinjalizimi për një hyrje të kopjuar do të shfaqet vetëm kur përpiqeni të futni një vlerë në një qelizë. Excel nuk do të gjejë dublikatë ekzistuese kur të konfiguroni mjetin e Validimit të të Dhënave. Nuk do të ndodhë edhe nëse ka më shumë se 150 mashtrime në rubrikën tuaj. :).