Tento návod vysvetľuje, ako vykonať zlúčenie pošty z tabuľky programu Excel pre štítky. Naučíte sa, ako pripraviť zoznam adries programu Excel, nastaviť dokument programu Word, vytvoriť vlastné štítky, vytlačiť ich a uložiť na neskoršie použitie.

Minulý týždeň sme sa začali zaoberať možnosťami funkcie Word Mail Merge. Dnes sa pozrieme, ako môžete túto funkciu využiť na vytváranie a tlač štítkov z tabuľky programu Excel.

Ako zlúčiť štítky s adresou z programu Excel

Ak ste mali možnosť prečítať si náš návod na Zlúčenie pošty, väčšia časť postupu vám bude známa, pretože vytváranie štítkov alebo obálok z programu Excel je ďalšou variáciou funkcie Zlúčenie pošty vo Worde. Nech už táto úloha znie akokoľvek zložito a zastrašujúco, obmedzuje sa na 7 základných krokov.

Nižšie sa bližšie pozrieme na jednotlivé kroky pomocou aplikácie Microsoft 365 pre Excel. Kroky sú v podstate rovnaké v aplikáciách Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010 a veľmi podobné v aplikácii Excel 2007.

Krok 1. Príprava tabuľky programu Excel na zlúčenie pošty

Pri spájaní štítkov alebo obálok z programu Excel do programu Word sa záhlavia stĺpcov v hárku programu Excel v podstate zmenia na polia na spájanie pošty v dokumente programu Word. Zlučovacie pole môže zodpovedať jednej položke, napríklad meno, priezvisko, mesto, poštové smerovacie číslo atď. Alebo môže spájať niekoľko položiek, napríklad pole "AddressBlock".

Microsoft Word týmto spôsobom vytiahne informácie zo stĺpcov programu Excel a umiestni ich do príslušných polí na zlúčenie:

Pred začatím spájania pošty investujte nejaký čas do nastavenia tabuľky v programe Excel, aby ste sa uistili, že je správne štruktúrovaná. To vám uľahčí usporiadanie, kontrolu a tlač poštových štítkov v programe Word a z dlhodobého hľadiska ušetrí viac času.

Tu je niekoľko dôležitých vecí, ktoré treba skontrolovať:

• Vytvorte jeden riadok pre každého príjemcu.
• Stĺpcom v programe Excel dajte jasné a jednoznačné názvy, ako napr. Kresťanské meno , Stredné meno , Priezvisko , atď. V prípade polí s adresou používajte celé slová, ako napr. Adresa , Mesto, štát , Poštové alebo poštové smerovacie číslo , Krajina alebo Región .

  Na nasledujúcej snímke obrazovky je zobrazený zoznam polí bloku Adresa, ktoré používa Word. Priradenie rovnakých názvov stĺpcom programu Excel pomôže programu Mail Merge automaticky priradiť polia a ušetrí vám problémy s ručným mapovaním stĺpcov.

  

• Rozdeľte informácie o príjemcovi na veľmi malé časti. Názov stĺpec, radšej vytvorte samostatné stĺpce pre pozdrav, meno a priezvisko.
• Formátovať PSČ stĺpec ako text, aby sa pri zlúčení pošty zachovali úvodné nuly.
• Uistite sa, že váš hárok programu Excel neobsahuje žiadne prázdne riadky alebo stĺpce. Pri spájaní pošty môžu prázdne riadky zavádzať program Word, takže zlúči len časť položiek v domnení, že už dosiahol koniec zoznamu adries.
• Ak chcete počas zlúčenia ľahšie nájsť svoj poštový zoznam, môžete v programe Excel vytvoriť definovaný názov, napr. Address_list.
• Ak vytvárate zoznam adries importovaním informácií zo súboru .csv alebo .txt, nezabudnite to urobiť správne: Ako importovať súbory CSV do programu Excel.
• Ak plánujete použiť kontakty z aplikácie Outlook, podrobný návod nájdete tu: Ako exportovať kontakty z aplikácie Outlook do programu Excel.

Krok 2. Nastavenie dokumentu na spájanie pošty v programe Word

Keď je zoznam na odosielanie v programe Excel pripravený, ďalším krokom je nakonfigurovať hlavný dokument na spájanie pošty v programe Word. Dobrou správou je, že ide o jednorazové nastavenie - všetky štítky sa vytvoria naraz.

Zlúčenie pošty v programe Word môžete vykonať dvoma spôsobmi:

• Sprievodca zlúčením pošty Poskytuje návod krok za krokom, ktorý môže byť užitočný pre začiatočníkov.
• Zásielky karta. Ak ste celkom dobre oboznámení s funkciou spájania pošty, môžete použiť jednotlivé možnosti na páse kariet.

Aby sme vám ukázali postup od začiatku do konca, budeme pomocou sprievodcu krok za krokom spájať štítky s adresou. Tiež vás upozorníme, kde na páse nájdete ekvivalentné možnosti. Aby sme vás nezavádzali, tieto informácie budú uvedené v (zátvorkách).

1. Vytvorenie dokumentu programu Word V programe Microsoft Word vytvorte nový dokument alebo otvorte existujúci dokument.

   Poznámka: Ak vaša spoločnosť už má balík hárkov so štítkami od určitého výrobcu, napr. Avery, musíte prispôsobiť rozmery dokumentu Word mail merge rozmerom hárkov so štítkami, ktoré sa chystáte použiť.

2. Spustenie spájania pošty Prejdite na stránku Zásielky karta> Spustenie funkcie Mail Merge a kliknite na tlačidlo Sprievodca zlúčením pošty krok za krokom.

   

3. Vyberte typ dokumentu . Zlúčenie pošty V pravej časti obrazovky sa otvorí podokno. V prvom kroku sprievodcu vyberiete Štítky a kliknite na Ďalšie: Východiskový dokument pri spodnom okraji.

   (Alebo môžete navštíviť Zásielky karta> Spustenie funkcie Mail Merge a kliknite na tlačidlo Spustenie funkcie Mail Merge > Štítky .)

   

4. Výber východiskového dokumentu . Rozhodnite sa, ako chcete nastaviť štítky s adresou:
   • Použitie aktuálneho dokumentu - začať od aktuálne otvoreného dokumentu.
   • Zmena rozloženia dokumentu - vychádzajte z pripravenej šablóny na spájanie pošty, ktorú si môžete ďalej prispôsobiť podľa svojich potrieb.
   • Začať od existujúceho dokumentu - začnite z existujúceho dokumentu na spájanie pošty; jeho obsah alebo príjemcov budete môcť zmeniť neskôr.

   Keďže sa chystáme nastaviť dokument na spájanie pošty od začiatku, vyberieme prvú možnosť a klikneme na tlačidlo Ďalšie .

   

   Tip. Ak Použiť možnosť aktuálneho dokumentu je neaktívna, potom vyberte Zmena rozloženia dokumentu , kliknite na Možnosti označovania... a potom zadajte informácie o štítku.

   

5. Konfigurácia možností štítkov Predtým, ako prejdete k ďalšiemu kroku, vás Word vyzve, aby ste vybrali Možnosti označovania ako napríklad:
   • Informácie o tlačiarni - zadajte typ tlačiarne.
   • Informácie na štítku - definovať dodávateľa štítkov.
   • Číslo výrobku - vyberte si číslo výrobku uvedené na balení vašich štítkov.

   Ak sa chystáte tlačiť štítky Avery, vaše nastavenia môžu vyzerať takto:

   

   Tip. Ak chcete získať ďalšie informácie o vybranom balíku štítkov, kliknite na Podrobnosti... v ľavom dolnom rohu.

   Po dokončení kliknite na tlačidlo OK tlačidlo.

Krok 3. Pripojenie k poštovému zoznamu aplikácie Excel

Teraz je čas prepojiť dokument Word mail merge so zoznamom adries Excelu. Zlúčenie pošty vyberte položku Použitie existujúceho zoznamu možnosť v rámci Výber príjemcov , kliknite na tlačidlo Prehľadávať ... a prejdite na pripravený pracovný hárok programu Excel.

(Tí z vás, ktorí radšej pracujú s páskou, sa môžu pripojiť k hárku programu Excel kliknutím na Vybrať príjemcov > Použitie existujúceho zoznamu... na Zásielky tab.)

Stránka Vybrať tabuľku Ak ste svojmu poštovému zoznamu dali názov, vyberte ho a kliknite na tlačidlo OK . V opačnom prípade vyberte celý hárok - príjemcov budete môcť neskôr odstrániť, triediť alebo filtrovať.

Krok 4. Výber príjemcov pre zlúčenie pošty

Stránka Príjemcovia Mail Merge sa otvorí okno so všetkými predvolene vybranými príjemcami z vášho zoznamu adries v programe Excel.

Tu sú niektoré z akcií, ktoré môžete vykonať na spresnenie zoznamu adries:

• Na vylúčiť konkrétneho kontaktu (kontaktov), zrušte začiarknutie políčka vedľa ich mena.
• Na triedenie príjemcov podľa určitého stĺpca, kliknite na záhlavie stĺpca a potom vyberte vzostupné alebo zostupné triedenie.
• Na filter v zozname príjemcov kliknite na šípku vedľa záhlavia stĺpca a vyberte požadovanú možnosť, napr. prázdne alebo nevyplnené položky.
• Pre pokročilé triedenie alebo filtrovanie , kliknite na šípku vedľa názvu stĺpca a potom vyberte (Pokročilé...) z rozbaľovacieho zoznamu.
• Niekoľko ďalšie možnosti sú k dispozícii v Spresnenie zoznamu príjemcov v spodnej časti.

Keď je zoznam príjemcov nastavený, kliknite na tlačidlo Ďalšie: Usporiadanie štítkov na paneli.

Krok 5. Usporiadanie rozloženia adresných štítkov

Teraz musíte určiť, aké informácie majú byť na poštových štítkoch, a rozhodnúť o ich rozložení. Na tento účel pridáte do dokumentu programu Word zástupné znaky, ktoré sa nazývajú polia na spájanie pošty . Po dokončení zlúčenia sa zástupné znaky nahradia údajmi zo zoznamu adries programu Excel.

Ak chcete usporiadať štítky s adresou, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. V dokumente programu Word kliknite na miesto, kam chcete vložiť pole, a potom kliknite na príslušný odkaz na paneli. Pre poštové štítky by ste zvyčajne potrebovali len Blok adries .

   

2. V Vloženie bloku s adresou dialógové okno, vyberte požadované možnosti, skontrolujte výsledok v časti Náhľad a kliknite na OK .

   

Po dokončení práce s blokom adries kliknite na tlačidlo OK .

Zlučovacie pole "AddressBlock" sa zobrazí v dokumente programu Word. Všimnite si, že je to len zástupný symbol. Pri tlači štítkov bude nahradený skutočnými informáciami zo zdrojového súboru programu Excel.

Keď ste pripravení na ďalší krok, kliknite na tlačidlo Ďalšie: Náhľad štítkov na paneli.

Krok 6. Náhľad poštových štítkov

No, sme veľmi blízko k cieľu :) Ak chcete vidieť, ako budú vaše štítky vyzerať po vytlačení, kliknite na šípku vľavo alebo vpravo na Zlúčenie pošty (alebo šípky na paneli Zásielky na karte Náhľad výsledkov skupina).

Tipy:

• Na zmena formátovania štítkov ako je typ písma, veľkosť písma, farba písma, prepnúť na Domov a navrhnite aktuálne zobrazený náhľad štítku podľa svojich predstáv. Úpravy sa automaticky použijú na všetky ostatné štítky. Ak sa tak nestane, kliknite na tlačidlo Aktualizácia všetkých štítkov tlačidlo na Zásielky na karte Napísať & Vložiť polia skupina.
• Na náhľad určitého štítku , kliknite na tlačidlo Nájdite príjemcu... a zadajte kritériá vyhľadávania do Nájsť položku box.
• Na vykonať zmeny v zozname adries , kliknite na Upraviť zoznam príjemcov... prepojenie a spresnenie svojho zoznamu adries.

Keď ste so vzhľadom štítkov s adresou spokojní, kliknite na tlačidlo Ďalšie: Dokončenie zlúčenia .

Krok 7. Vytlačte štítky s adresou

Teraz ste pripravení na tlač poštových štítkov z tabuľky programu Excel. Stačí kliknúť na Vytlačiť... na paneli (alebo Dokončiť & Zlúčiť> Tlač dokumentov na Zásielky karta).

A potom uveďte, či chcete vytlačiť všetky poštové štítky, aktuálny záznam alebo určené štítky.

Krok 8. Uložte štítky na neskoršie použitie (nepovinné)

Ak budete chcieť niekedy v budúcnosti vytlačiť rovnaké štítky, máte dve možnosti:

1. Uloženie dokumentu Word mail merge prepojeného s hárkom Excelu

   Dokument programu Word uložte obvyklým spôsobom kliknutím na tlačidlo Uložiť alebo stlačením klávesovej skratky Ctrl + S. Dokument spojenia pošty sa uloží "tak, ako je", pričom sa zachová prepojenie so súborom Excel. Ak v zozname pošty Excel vykonáte akékoľvek zmeny, štítky v programe Word sa automaticky aktualizujú.

   Pri ďalšom otvorení dokumentu sa vás Word opýta, či chcete informácie stiahnuť z hárku programu Excel. Áno na spájanie štítkov z programu Excel do programu Word.

   

   Ak kliknete na Nie , Word preruší spojenie s databázou Excelu a nahradí polia pre zlúčenie pošty informáciami z prvého záznamu.

2. Uloženie zlúčených štítkov ako textu

   V prípade, že chcete zlúčené štítky uložiť ako bežný text, kliknite na tlačidlo Úprava jednotlivých štítkov... na Zlúčenie pošty (Prípadne môžete prejsť na panel Karta Zásielky > Dokončenie a kliknite na tlačidlo Dokončiť & Zlúčiť> Upraviť jednotlivé dokumenty .)

   

   V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, zadajte, ktoré štítky chcete upraviť. Po kliknutí na tlačidlo OK , Word otvorí zlúčené štítky v samostatnom dokumente. Môžete v ňom vykonať akékoľvek úpravy a potom súbor uložiť ako bežný dokument programu Word.

Ako vytvoriť vlastné rozloženie poštových štítkov

Ak žiadna z preddefinovaných možností v bloku adries nevyhovuje vašim potrebám, môžete vytvoriť vlastné rozloženie štítkov s adresou. Tu je návod, ako na to:

1. Pri usporiadaní rozloženia štítkov umiestnite kurzor na miesto, kam chcete pridať pole na zlúčenie.
2. Na Zlúčenie pošty kliknite na panel Viac položiek... (Alebo kliknite na odkaz Vloženie zlučovacieho poľa tlačidlo na Zásielky na karte Napísať & Vložiť polia skupina).
3. V Vloženie zlučovacieho poľa vyberte požadované pole a kliknite na tlačidlo Vložte .

   

Tu je príklad toho, ako môžu nakoniec vyzerať vaše vlastné štítky:

Tipy:

• Na skopírovať rozloženie prvého štítku na všetky ostatné štítky, kliknite na Aktualizácia všetkých štítkov na paneli (alebo rovnaké tlačidlo na Zásielky na karte Napísať & Vložiť polia skupina).
• Okrem polí na spájanie pošty môžete pridať niektoré text alebo grafika ktoré majú byť vytlačené na každej etikete, napr. logo vašej spoločnosti alebo spiatočná adresa.
• Môžete zmeniť formát konkrétneho poľa priamo v dokumente programu Word, napr. zobraziť dátumy alebo čísla iným spôsobom. Na tento účel vyberte potrebné pole, stlačte klávesovú skratku Shift + F9, aby sa zobrazilo kódovanie poľa, a potom pridajte prepínač obrázkov, ako je vysvetlené v časti Ako formátovať polia na spájanie pošty.

Ako pridať chýbajúce prvky adresy

Môže sa stať, že adresné prvky, ktoré vidíte pod Náhľad časti sa nezhodujú s vybraným vzorom adresy. Zvyčajne je to v prípade, keď sa hlavičky stĺpcov v hárku programu Excel líšia od predvolených polí programu Word Mail Merge.

Vybrali ste si napríklad Pozdrav, meno, priezvisko, prípona formát, ale náhľad zobrazuje iba Krstné meno a Priezvisko .

V tomto prípade najprv overte, či váš zdrojový súbor programu Excel obsahuje všetky požadované údaje. Ak áno, kliknite na tlačidlo Zápasové polia... tlačidlo v pravom dolnom rohu Vložte Blok adries dialógové okno a potom ručne priraďte polia.

Podrobné pokyny nájdete v časti Ako dosiahnuť, aby sa polia spájali.

Hurá, konečne sa nám to podarilo :) Ďakujeme všetkým, ktorí si náš návod na Mail Merge Labels prečítali až do konca!