این آموزش نحوه ادغام نامه را از صفحه گسترده Excel برای برچسب ها توضیح می دهد. شما یاد خواهید گرفت که چگونه لیست آدرس اکسل خود را آماده کنید، یک سند Word تنظیم کنید، برچسب های سفارشی بسازید، آنها را چاپ کنید و برای استفاده بعدی ذخیره کنید.

هفته گذشته ما شروع به بررسی قابلیت های Word Mail کردیم. ادغام. امروز بیایید ببینیم چگونه می‌توانید از این ویژگی برای ایجاد و چاپ برچسب‌ها از صفحه‌گسترده اکسل استفاده کنید.

چگونه برچسب‌های آدرس را از اکسل ایمیل کنید

اگر قبلا فرصتی برای خواندن آموزش ادغام ایمیل ما، بخش بزرگی از این فرآیند برای شما آشنا خواهد بود زیرا ساخت برچسب یا پاکت نامه از اکسل یکی دیگر از انواع ویژگی Word Mail Merge است. این کار هر چه پیچیده و ترسناک به نظر برسد، به 7 مرحله اساسی خلاصه می شود.

در زیر، با استفاده از Microsoft 365 برای Excel نگاهی دقیق تر به هر مرحله خواهیم داشت. مراحل اساساً در اکسل 365، اکسل 2021، اکسل 2019، اکسل 2016، اکسل 2010، و در اکسل 2007 بسیار مشابه هستند.

مرحله 1. صفحه گسترده اکسل را برای ادغام ایمیل آماده کنید

در اصل، هنگامی که برچسب‌ها یا پاکت‌های ادغام را از اکسل به ورد می‌فرستید، سرصفحه‌های ستون برگه اکسل شما به فیلدهای ادغام ایمیل در یک سند Word تبدیل می‌شوند. یک فیلد ادغام می تواند با یک ورودی مانند نام، نام خانوادگی، شهر، کد پستی و غیره مطابقت داشته باشد. یا می تواند چندین ورودی را ترکیب کند، برای مثال «AddressBlock»فیلد.

در اینجا نمونه ای از نحوه برچسب های سفارشی شما آورده شده است. ممکن است در نهایت به این صورت به نظر برسد:

نکات:

• برای کپی کردن طرح اولین برچسب در تمام برچسب‌های دیگر، روی به‌روزرسانی همه برچسب‌ها در صفحه کلیک کنید (یا همان دکمه در برگه Mailings ، در گروه Write & Insert Fields ).
• علاوه بر فیلدهای ادغام نامه، می توانید مقداری متن یا گرافیک برای چاپ روی هر برچسب اضافه کنید، به عنوان مثال. نشان‌واره یا نشانی شرکت شما.
• شما می‌توانید فرمت یک فیلد خاص را مستقیماً در سند Word تغییر دهید، به عنوان مثال. تاریخ ها یا اعداد را به روشی متفاوت نمایش دهید. برای این کار، فیلد مورد نیاز را انتخاب کنید، Shift + F9 را فشار دهید تا کدگذاری فیلد نمایش داده شود، و سپس یک سوئیچ تصویر را همانطور که در نحوه قالب بندی فیلدهای ادغام ایمیل توضیح داده شده است، اضافه کنید.

چگونه عناصر آدرس گم شده را اضافه کنیم

ممکن است عناصر آدرسی که در قسمت پیش نمایش می بینید، با الگوی آدرس انتخاب شده مطابقت نداشته باشند. به طور معمول، این مورد زمانی است که عناوین ستون در برگه اکسل شما با فیلدهای پیش‌فرض Word Mail Merge متفاوت است.

برایبه عنوان مثال، شما قالب سلام، نام، نام خانوادگی، پسوند را انتخاب کرده اید، اما پیش نمایش فقط نام و نام خانوادگی را نشان می دهد.

در این مورد، ابتدا بررسی کنید که آیا فایل منبع اکسل شما حاوی تمام داده های مورد نیاز است یا خیر. اگر اینطور است، روی دکمه Match Fields… در گوشه سمت راست پایین کادر گفتگوی Insert Address Block کلیک کنید و سپس فیلدها را به صورت دستی مطابقت دهید.

برای دستورالعمل‌های دقیق، لطفاً به نحوه ادغام نامه‌ها برای مطابقت فیلدها مراجعه کنید.

هورا! ما بالاخره این کار را انجام دادیم :) از همه کسانی که آموزش Mail Merge Labels ما را تا آخر خوانده اند بسیار سپاسگزاریم!

Microsoft Word اطلاعات را از ستون‌های اکسل شما بیرون می‌کشد و آن‌ها را در فیلدهای ادغام مربوطه به این روش قرار می‌دهد:

قبل از شروع یک نامه را ادغام کنید، برای تنظیم صفحه گسترده اکسل خود کمی زمان بگذارید تا از ساختار مناسب آن اطمینان حاصل کنید. این کار ترتیب، بررسی و چاپ برچسب‌های پستی خود را در Word آسان‌تر می‌کند و در درازمدت در زمان بیشتری صرفه‌جویی می‌کند.

در اینجا چند نکته مهم وجود دارد که باید بررسی کنید:

• یک ردیف برای هر گیرنده ایجاد کنید.
• اسامی واضح و بدون ابهام برای ستون های اکسل خود مانند نام ، نام وسط ، نام خانوادگی<2 قرار دهید> و غیره. برای فیلدهای آدرس، از کلمات کامل مانند آدرس ، شهر، ایالت ، پستی یا کد پستی ، کشور استفاده کنید. یا منطقه .

  تصویر زیر فهرستی از فیلدهای بلوک آدرس استفاده شده توسط Word را نشان می دهد. دادن نام‌های یکسان به ستون اکسل به Mail Merge کمک می‌کند تا به طور خودکار فیلدها را مطابقت دهد و از مشکل نقشه‌برداری دستی ستون‌ها جلوگیری کند.

  

• اطلاعات گیرنده را به دو قسمت تقسیم کنید. قطعات بسیار کوچک به عنوان مثال، به جای یک ستون نام ، بهتر است ستون های جداگانه برای سلام، نام و نام خانوادگی ایجاد کنید.
• ستون کد پستی را به صورت قالب بندی کنید. متن برای حفظ صفرهای اول در طول ادغام ایمیل.
• مطمئن شوید که برگه اکسل شما حاوی هیچ ردیف یا ستون خالی نباشد. هنگام انجام یکادغام نامه، ردیف های خالی ممکن است Word را گمراه کند، بنابراین تنها بخشی از ورودی ها را با این تصور که قبلاً به انتهای لیست آدرس شما رسیده است، ادغام می کند.
• برای سهولت یافتن مکان لیست پستی خود در طول ادغام، شما می تواند یک نام تعریف شده در اکسل ایجاد کند، مثلاً Address_list.
• اگر با وارد کردن اطلاعات از یک فایل csv. یا یک فایل txt، یک لیست پستی ایجاد می کنید، حتماً این کار را درست انجام دهید: برای وارد کردن فایل‌های CSV به اکسل.
• اگر قصد دارید از مخاطبین Outlook خود استفاده کنید، می‌توانید راهنمای دقیق را در اینجا بیابید: نحوه صادرات مخاطبین Outlook به اکسل.

مرحله 2. تنظیم سند ادغام ایمیل در Word

در حالی که لیست پستی اکسل آماده است، مرحله بعدی پیکربندی سند ادغام ایمیل اصلی در Word است. خبر خوب این است که راه اندازی یکباره است - همه برچسب ها یکباره ایجاد می شوند.

دو راه برای انجام ادغام ایمیل در Word وجود دارد:

• Mail Merge Wizard . این راهنمای گام به گام است که ممکن است برای مبتدیان مفید باشد. برگه
• Mailings . اگر با ویژگی ادغام ایمیل کاملا راحت هستید، می‌توانید از گزینه‌های جداگانه روی نوار استفاده کنید.

برای نشان دادن یک فرآیند انتها به انتها، می‌خواهیم برچسب‌های آدرس را با استفاده از ایمیل ادغام کنیم. جادوگر گام به گام همچنین، به جایی که می‌توان گزینه‌های معادل روی روبان را پیدا کرد، اشاره می‌کنیم. برای اینکه شما را گمراه نکنیم، این اطلاعات در (پرانتز) ارائه خواهد شد.

1. یک کلمه ایجاد کنیدسند . در Microsoft Word، یک سند جدید ایجاد کنید یا یک سند موجود را باز کنید.

   توجه داشته باشید. اگر شرکت شما قبلاً بسته ای از برگه های برچسب از یک سازنده خاص دارد، به عنوان مثال. اوری، پس باید ابعاد سند ادغام ایمیل Word خود را با ابعاد برگه های برچسبی که می خواهید استفاده کنید مطابقت دهید.

2. شروع ادغام ایمیل . به گروه Mailings > Start Mail Merge بروید و روی گام به گام Mail Merge Wizard کلیک کنید.

   

3. نوع سند را انتخاب کنید . صفحه ادغام نامه در قسمت سمت راست صفحه باز می شود. در مرحله اول جادوگر، Labels را انتخاب کرده و روی Next: Starting document در نزدیکی پایین کلیک کنید.

   (یا می توانید به گروه Mailings > Start Mail Merge بروید و روی Start Mail Merge > Labels کلیک کنید. .)

   

4. سند شروع را انتخاب کنید . تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید برچسب‌های آدرس خود را تنظیم کنید:
   • از سند فعلی استفاده کنید - از سند باز فعلی شروع کنید.
   • تغییر طرح‌بندی سند - از یک الگوی ادغام ایمیل آماده برای استفاده شروع کنید که می تواند بیشتر برای نیازهای شما سفارشی شود.
   • شروع از سند موجود - شروع از یک سند ادغام ایمیل موجود. بعداً می‌توانید در محتوا یا گیرندگان آن تغییر ایجاد کنید.

   همانطور که می‌خواهیم یک سند ادغام ایمیل را از ابتدا تنظیم کنیم،گزینه اول و روی بعدی کلیک کنید.

   

   نکته. اگر گزینه استفاده از گزینه سند فعلی غیرفعال است، سپس تغییر طرح‌بندی سند را انتخاب کنید، روی پیوند گزینه‌های برچسب… کلیک کنید و سپس اطلاعات برچسب را مشخص کنید.

   

5. گزینه‌های برچسب را پیکربندی کنید . قبل از اینکه به مرحله بعدی بروید، Word از شما می خواهد که گزینه های برچسب را انتخاب کنید مانند:
   • اطلاعات چاپگر - نوع چاپگر را مشخص کنید.
   • اطلاعات برچسب - تامین کننده برگه های برچسب خود را تعریف کنید.
   • شماره محصول - شماره محصول نشان داده شده در بسته بندی برگه های برچسب خود را انتخاب کنید.

   اگر می‌خواهید برچسب‌های Avery را چاپ کنید، تنظیمات شما ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

   

   نکته. برای اطلاعات بیشتر در مورد بسته برچسب انتخاب شده، روی دکمه جزئیات… در گوشه پایین سمت چپ کلیک کنید.

   پس از اتمام، روی دکمه OK کلیک کنید.

مرحله 3. اتصال به لیست پستی اکسل

اکنون، زمان آن است که سند ادغام ایمیل Word را به لیست آدرس اکسل خود پیوند دهید. در صفحه ادغام نامه ، گزینه استفاده از لیست موجود را در زیر انتخاب گیرندگان انتخاب کنید، روی مرور ... کلیک کنید و به کاربرگ Excel بروید. که آماده کرده اید.

(کسانی از شما که ترجیح می دهند با روبان کار کنند، می توانند با کلیک کردن بر روی انتخاب گیرندگان > استفاده از لیست موجود، به صفحه اکسل متصل شوند... در پست ها tab.)

کادر محاوره ای انتخاب جدول ظاهر می شود. اگر نامی به لیست پستی خود داده اید، آن را انتخاب کرده و OK را کلیک کنید. در غیر این صورت، کل برگه را انتخاب کنید - می‌توانید بعداً گیرندگان را حذف، مرتب یا فیلتر کنید.

مرحله 4. گیرندگان را برای ادغام نامه انتخاب کنید

پنجره Mail Merge Recipients باز می شود که تمام گیرندگان لیست پستی اکسل شما به طور پیش فرض انتخاب شده اند.

در اینجا برخی از اقداماتی هستند که می توانید برای انجام آنها انجام دهید. فهرست آدرس خود را اصلاح کنید:

• برای حذف یک مخاطب خاص، کادر کنار نام آنها را پاک کنید.
• برای مرتب کردن گیرندگان را بر اساس یک ستون خاص، روی عنوان ستون کلیک کنید، و سپس مرتب سازی صعودی یا نزولی را انتخاب کنید.
• برای فیلتر کردن لیست گیرندگان، روی فلش کنار عنوان ستون کلیک کنید. و گزینه مورد نظر را انتخاب کنید، به عنوان مثال. خالی یا غیر خالی.
• برای مرتب‌سازی یا فیلتر کردن پیشرفته ، روی فلش کنار نام ستون کلیک کنید و سپس (Advanced…) را از قسمت drop- انتخاب کنید. فهرست پایین.
• چند گزینه های دیگر در بخش پالایش فهرست گیرندگان در نزدیکی پایین موجود است.

هنگامی که لیست گیرندگان همه چیز آماده است، روی بعدی کلیک کنید: برچسب های خود را مرتب کنید در پنجره.

مرحله 5. چیدمان برچسب های آدرس را مرتب کنید

اکنون، باید مشخص کنید که چه اطلاعاتی باید گنجانده شود. در برچسب های پستی خود و تصمیم گیری در مورد آنهاچیدمان. برای این کار، متغیرهایی را به سند Word اضافه می‌کنید که فیلدهای ادغام ایمیل نامیده می‌شوند. وقتی ادغام به پایان رسید، مکان‌ها با داده‌های فهرست آدرس اکسل شما جایگزین می‌شوند.

برای مرتب کردن برچسب‌های آدرس خود، این مراحل را دنبال کنید:

1. در سند Word خود، روی جایی که می خواهید فیلدی را وارد کنید کلیک کنید و سپس روی پیوند مربوطه در صفحه کلیک کنید. برای برچسب‌های پستی، معمولاً فقط به بلوک آدرس نیاز دارید.

   

2. در کادر گفتگوی درج بلوک آدرس ، را انتخاب کنید گزینه های مورد نظر، نتیجه را در قسمت پیش نمایش بررسی کنید و روی OK کلیک کنید.

   

وقتی کارتان تمام شد در بلوک آدرس، روی OK کلیک کنید.

فیلد ادغام «AddressBlock» در سند Word شما ظاهر می شود. توجه داشته باشید که این فقط یک مکان نگهدارنده است. وقتی برچسب ها چاپ شدند، با اطلاعات واقعی فایل منبع اکسل شما جایگزین می شود.

وقتی برای مرحله بعدی آماده شدید، روی بعدی: پیش نمایش برچسب های خود را کلیک کنید. pane.

مرحله 6. پیش نمایش برچسب های پستی

خب، ما به خط پایان بسیار نزدیک هستیم :) برای اینکه ببینید برچسب های شما هنگام چاپ چگونه به نظر می رسند، روی فلش چپ یا راست کلیک کنید. صفحه ادغام نامه (یا فلش های موجود در برگه Mailings ، در گروه پیش نمایش نتایج ).

نکات:

• برای تغییر قالب بندی برچسب مانند نوع قلم، اندازه قلم، فونترنگ، به برگه صفحه اصلی بروید و برچسب پیش‌نمایش‌شده فعلی را مطابق میل خود طراحی کنید. ویرایش‌ها به‌طور خودکار برای همه برچسب‌های دیگر اعمال می‌شوند. اگر اینطور نیست، روی دکمه به‌روزرسانی همه برچسب‌ها در برگه Mailings ، در Write & گروه فیلدها را وارد کنید.
• برای پیش نمایش یک برچسب خاص ، روی پیوند یافتن گیرنده... کلیک کنید و معیارهای جستجوی خود را در یافتن ورودی<تایپ کنید. 2> کادر.
• برای ایجاد تغییرات در لیست آدرس ، روی پیوند ویرایش لیست گیرندگان… کلیک کنید و لیست پستی خود را اصلاح کنید.

وقتی از ظاهر برچسب های آدرس خود راضی شدید، روی بعدی: تکمیل ادغام کلیک کنید.

مرحله 7. چاپ برچسب های آدرس

اکنون آماده هستید برچسب های پستی را از صفحه گسترده اکسل خود چاپ کنید. به سادگی روی Print… در پنجره کلیک کنید (یا Finish & Merge > Print documents در برگه Mailings ).

و سپس، نشان دهید که آیا باید همه برچسب‌های پستی خود، رکورد فعلی یا موارد مشخص شده را چاپ کنید.

مرحله 8. برچسب‌ها را برای استفاده بعدی ذخیره کنید ( اختیاری)

اگر ممکن است بخواهید در آینده همان برچسب ها را چاپ کنید، دو گزینه دارید:

1. ذخیره سند ادغام ایمیل Word متصل به برگه اکسل

   با کلیک بر روی دکمه ذخیره یا فشار دادن میانبر Ctrl + S، سند Word را به روش معمول ذخیره کنید. سند ادغام ایمیل ذخیره خواهد شد "به عنوان-است" اتصال به فایل اکسل خود را حفظ می کند. اگر تغییری در لیست پستی اکسل ایجاد کنید، برچسب های Word با به طور خودکار به روز می شوند.

   دفعه بعد که سند را باز می کنید، Word از شما می پرسد که آیا شما می‌خواهید اطلاعات را از برگه اکسل بیرون بکشید. روی بله کلیک کنید تا برچسب‌های ادغام از اکسل به ورد ایمیل شوند.

   

   اگر روی خیر<کلیک کنید. 2>، Word ارتباط با پایگاه داده اکسل را قطع می کند و فیلدهای ادغام ایمیل را با اطلاعات اولین رکورد جایگزین می کند. در صورتی که می‌خواهید برچسب‌های ادغام شده را مانند متن معمول ذخیره کنید، روی ویرایش برچسب‌های فردی… در صفحه ادغام ایمیل کلیک کنید. 2> > پایان را گروه کنید و روی پایان & ادغام > ویرایش اسناد فردی کلیک کنید.)

   

   در کادر گفتگو که ظاهر می شود، مشخص کنید که کدام برچسب ها را می خواهید ویرایش کنید. وقتی روی OK کلیک می کنید، Word برچسب های ادغام شده را در یک سند جداگانه باز می کند. هر گونه ویرایشی را در آنجا انجام دهید و سپس فایل را به عنوان یک سند معمولی Word ذخیره کنید.

نحوه ایجاد یک طرح سفارشی از برچسب های پستی

اگر هیچ یک از گزینه های از پیش تعریف شده در بلوک آدرس برای نیازهای شما مناسب نیست، می توانید یک ایجاد کنید. طرح‌بندی سفارشی برچسب‌های آدرس شما. به این صورت است:

1. هنگام چیدمان چیدمان برچسب ها، مکان نما را در جایی که می خواهید ادغام اضافه کنید قرار دهید