Ipinapaliwanag ng tutorial kung paano gumawa ng mail merge mula sa isang Excel spreadsheet para sa mga label. Matututuhan mo kung paano ihanda ang iyong listahan ng address sa Excel, mag-set up ng isang dokumento ng Word, gumawa ng mga custom na label, i-print ang mga ito at i-save para magamit sa ibang pagkakataon.

Noong nakaraang linggo sinimulan naming tingnan ang mga kakayahan ng Word Mail Pagsamahin. Ngayon, tingnan natin kung paano mo magagamit ang feature na ito upang gumawa at mag-print ng mga label mula sa isang Excel spreadsheet.

Paano i-mail ang mga label ng merge ng address mula sa Excel

Kung nagkaroon ka na isang pagkakataon na basahin ang aming Mail Merge tutorial, mas malaking bahagi ng proseso ang magiging pamilyar sa iyo dahil ang paggawa ng mga label o sobre mula sa Excel ay isa pang variation ng feature na Word Mail Merge. Anuman ang masalimuot at nakakatakot na gawain, bumubuo ito sa 7 pangunahing hakbang.

Sa ibaba, titingnan natin ang bawat hakbang gamit ang Microsoft 365 para sa Excel. Ang mga hakbang ay halos pareho sa Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, at halos kapareho sa Excel 2007.

Hakbang 1. Ihanda ang Excel spreadsheet para sa mail merge

Sa esensya, kapag nag-mail ka ng mga label o envelope mula sa Excel patungo sa Word, ang mga header ng column ng iyong Excel sheet ay gagawing mga field ng mail merge sa isang dokumento ng Word. Ang isang merge field ay maaaring tumugma sa isang entry gaya ng pangalan, apelyido, lungsod, zip code, atbp. O, maaari itong pagsamahin ang ilang mga entry, halimbawa ang «AddressBlock»field.

Narito ang isang halimbawa kung paano ang iyong mga custom na label maaaring magmukhang:

Mga Tip:

• Upang kopyahin ang layout ng unang label sa lahat ng iba pang mga label, i-click ang I-update ang lahat ng label sa pane (o ang parehong button sa tab na Mailings , sa grupong Write & Insert Fields ).
• Sa karagdagan sa mga field ng mail merge, maaari kang magdagdag ng ilang text o graphics na ipi-print sa bawat label, hal. logo o return address ng iyong kumpanya.
• Maaari mong baguhin ang format ng isang partikular na field nang direkta sa dokumento ng Word, hal. ipakita ang mga petsa o numero sa ibang paraan. Para dito, piliin ang kinakailangang field, pindutin ang Shift + F9 upang ipakita ang field coding, at pagkatapos ay magdagdag ng switch ng larawan tulad ng ipinaliwanag sa Paano i-format ang mga field ng mail merge.

Paano magdagdag ng mga nawawalang elemento ng address

Maaaring mangyari na ang mga elemento ng address na nakikita mo sa ilalim sa seksyong Preview ay hindi tumutugma sa napiling pattern ng address. Kadalasan, ito ang kaso kapag ang mga heading ng column sa iyong Excel sheet ay naiiba sa mga default na field ng Word Mail Merge.

Para sahalimbawa, pinili mo ang format na Salutation, First name, Apelyido, Suffix , ngunit ipinapakita lang ng preview ang First name at Apelyido .

Sa kasong ito, i-verify muna kung ang iyong Excel source file ay naglalaman ng lahat ng kinakailangang data. Kung nangyari ito, i-click ang button na Match Fields... sa kanang sulok sa ibaba ng dialog box na Ipasok Address Block , at pagkatapos ay manu-manong itugma ang mga field.

Para sa mga detalyadong tagubilin, pakitingnan ang Paano makakuha ng mail merge upang tumugma sa mga field.

Hurray! Sa wakas nagawa namin ito :) Maraming salamat sa lahat ng nagbasa ng aming tutorial sa Mail Merge Labels hanggang sa huli!

Kukunin ng Microsoft Word ang impormasyon mula sa iyong mga column sa Excel at ilalagay ito sa kaukulang mga merge na field sa ganitong paraan:

Bago simulan ang isang mail merge, maglaan ng ilang oras sa pagse-set up ng iyong Excel spreadsheet upang matiyak na maayos itong nakabalangkas. Gagawin nitong mas madali para sa iyo na ayusin, suriin at i-print ang iyong mga mailing label sa Word at makatipid ng mas maraming oras sa katagalan.

Narito ang ilang mahahalagang bagay na dapat suriin:

• Gumawa ng isang row para sa bawat tatanggap.
• Magbigay ng malinaw at hindi malabo na mga pangalan sa iyong mga column sa Excel gaya ng First Name , Middle Name , Apelyido , atbp. Para sa mga field ng address, gamitin ang buong salita tulad ng Address , Lungsod, Estado , Postal o Zip code , Bansa o Rehiyon .

  Ang screenshot sa ibaba ay nagpapakita ng isang listahan ng mga field ng Address block na ginagamit ng Word. Ang pagbibigay ng magkaparehong mga pangalan sa iyong Excel column ay makakatulong sa Mail Merge na awtomatikong tumugma sa mga field at makatipid sa iyo ng problema sa pagmamapa ng mga column nang manu-mano.

  

• Hatiin ang impormasyon ng tatanggap sa napakaliit na piraso. Halimbawa, sa halip na isang column na Pangalan , mas mabuting gumawa ka ng magkakahiwalay na column para sa salutation, first name at apelyido.
• I-format ang Zip code column bilang text upang mapanatili ang mga nangungunang zero sa panahon ng isang mail merge.
• Tiyaking hindi naglalaman ang iyong Excel sheet ng anumang mga blangkong row o column. Kapag gumagawa ng amail merge, maaaring iligaw ng mga walang laman na row ang Word, kaya bahagi lang ng mga entry ang pagsasanib nito sa paniniwalang naabot na nito ang dulo ng iyong address list.
• Upang gawing mas madaling mahanap ang iyong mailing list sa panahon ng merge, ikaw ay maaaring lumikha ng tinukoy na pangalan sa Excel, sabihin ang Address_list.
• Kung gagawa ka ng isang mailing list sa pamamagitan ng pag-import ng impormasyon mula sa isang .csv o isang .txt file, siguraduhing gawin iyon nang tama: Paano upang mag-import ng mga CSV file sa Excel.
• Kung plano mong gamitin ang iyong mga contact sa Outlook, makikita mo ang detalyadong gabay dito: Paano i-export ang mga contact sa Outlook sa Excel.

Hakbang 2. I-set up ang mail merge na dokumento sa Word

Kapag handa na ang Excel mailing list, ang susunod na hakbang ay i-configure ang pangunahing mail merge na dokumento sa Word. Ang magandang balita ay ito ay isang beses na pag-setup - lahat ng mga label ay gagawin nang sabay-sabay.

May dalawang paraan upang magsagawa ng mail merge sa Word:

• Mail Merge Wizard . Nagbibigay ito ng sunud-sunod na gabay na maaaring makatulong para sa mga baguhan.
• Mailings tab. Kung medyo kumportable ka sa tampok na mail merge, maaari mong gamitin ang mga indibidwal na opsyon sa ribbon.

Upang magpakita sa iyo ng end-to-end na proseso, magpapadala kami ng mail merge na mga label ng address gamit ang ang step-by-step na wizard. Gayundin, ituturo namin kung saan mahahanap ang mga katumbas na opsyon sa laso. Hindi para linlangin ka, ibibigay ang impormasyong ito sa (mga bracket).

1. Gumawa ng Salitadokumento . Sa Microsoft Word, lumikha ng isang bagong dokumento o magbukas ng isang umiiral na.

   Tandaan. Kung ang iyong kumpanya ay mayroon nang pakete ng mga label sheet mula sa isang partikular na tagagawa, hal. Avery, pagkatapos ay kailangan mong itugma ang mga sukat ng iyong Word mail merge na dokumento sa mga sukat ng mga label sheet na iyong gagamitin.

2. Simulan ang mail merge . Pumunta sa tab na Mailings > Start Mail Merge group at i-click ang Step by Step Mail Merge Wizard.

   

3. Pumili ng uri ng dokumento . Magbubukas ang pane ng Mail Merge sa kanang bahagi ng screen. Sa unang hakbang ng wizard, pipiliin mo ang Mga Label at i-click ang Susunod: Panimulang dokumento malapit sa ibaba.

   (O maaari kang pumunta sa tab na Mailings > Start Mail Merge group at i-click ang Start Mail Merge > Labels .)

   

4. Piliin ang panimulang dokumento . Magpasya kung paano mo gustong i-set up ang iyong mga label ng address:
   • Gamitin ang kasalukuyang dokumento - magsimula sa kasalukuyang bukas na dokumento.
   • Baguhin ang layout ng dokumento - magsimula sa isang handa nang gamitin na template ng mail merge na maaaring higit pang i-customize para sa iyong mga pangangailangan.
   • Magsimula sa umiiral na dokumento - magsimula sa isang umiiral nang dokumento ng mail merge; makakagawa ka ng pagbabago sa nilalaman nito o mga tatanggap sa ibang pagkakataon.

   Habang magse-set up kami ng isang mail merge na dokumento mula sa simula, pipiliin namin angunang opsyon at i-click ang Susunod .

   

   Tip. Kung hindi aktibo ang Gamitin ang kasalukuyang opsyon sa dokumento , pagkatapos ay piliin ang Baguhin ang layout ng dokumento , i-click ang link na Mga opsyon sa label... , at pagkatapos ay tukuyin ang impormasyon ng label.

   

5. I-configure ang mga opsyon sa label . Bago magpatuloy sa susunod na hakbang, ipo-prompt ka ng Word na piliin ang Mga Opsyon sa Label gaya ng:
   • Impormasyon ng printer - tukuyin ang uri ng printer.
   • Impormasyon ng label - tukuyin ang supplier ng iyong mga label sheet.
   • Numero ng produkto - piliin ang numero ng produkto na nakasaad sa isang pakete ng iyong mga label sheet.

   Kung magpi-print ka ng mga label ng Avery, maaaring ganito ang hitsura ng iyong mga setting:

   

   Tip. Para sa higit pang impormasyon tungkol sa napiling pakete ng label, i-click ang button na Mga Detalye... sa kaliwang sulok sa ibaba.

   Kapag tapos na, i-click ang button na OK .

Hakbang 3. Kumonekta sa Excel mailing list

Ngayon, oras na upang i-link ang dokumento ng Word mail merge sa iyong listahan ng address sa Excel. Sa pane ng Mail Merge , piliin ang opsyon na Gumamit ng umiiral nang listahan sa ilalim ng Pumili ng mga tatanggap , i-click ang Browse ... at mag-navigate sa Excel worksheet na inihanda mo.

(Maaaring kumonekta sa Excel sheet ang mga mas gustong magtrabaho gamit ang ribbon sa pamamagitan ng pag-click sa Piliin ang Mga Tatanggap > Gumamit ng Umiiral na Listahan... sa Mailings tab.)

Ang dialog box na Piliin ang Talahanayan ay lalabas. Kung nagbigay ka ng pangalan sa iyong mailing list, piliin ito at i-click ang OK . Kung hindi, piliin ang buong sheet - magagawa mong alisin, ayusin o i-filter ang mga tatanggap sa ibang pagkakataon.

Hakbang 4. Pumili ng mga tatanggap para sa mail merge

Ang Ang window ng Mail Merge Recipients ay magbubukas kung saan ang lahat ng mga tatanggap mula sa iyong Excel mailing list ay pinili bilang default.

Narito ang ilan sa mga aksyon na maaari mong gawin sa pinuhin ang iyong listahan ng address:

• Upang ibukod ang isang partikular na (mga) contact, i-clear ang check box sa tabi ng kanilang pangalan.
• Upang pagbukud-bukurin ang mga tatanggap ayon sa isang partikular na column, i-click ang heading ng column, at pagkatapos ay piliin na pag-uri-uriin ang alinman sa pataas o pababang.
• Upang i-filter ang listahan ng tatanggap, i-click ang arrow sa tabi ng heading ng column at piliin ang gustong opsyon, hal. blangko o hindi blangko.
• Para sa advanced na pag-uuri o pag-filter , i-click ang arrow sa tabi ng pangalan ng column, at pagkatapos ay piliin ang (Advanced...) mula sa drop- pababang listahan.
• Ang ilang higit pang mga opsyon ay available sa seksyong Pinuhin ang listahan ng tatanggap malapit sa ibaba.

Kapag ang listahan ng tatanggap ay handa na, i-click ang Susunod: Ayusin ang iyong mga label sa pane.

Hakbang 5. Ayusin ang layout ng mga label ng address

Ngayon, kailangan mong tukuyin kung anong impormasyon ang isasama sa iyong mga mailing label at magpasya sa kanilalayout. Para dito, magdagdag ka ng mga placeholder sa dokumento ng Word, na tinatawag na mga field ng mail merge . Kapag natapos na ang pagsasanib, ang mga placeholder ay papalitan ng data mula sa listahan ng address ng iyong Excel.

Upang ayusin ang iyong mga label ng address, sundin ang mga hakbang na ito:

1. Sa iyong Word document, i-click kung saan mo gustong magpasok ng field, at pagkatapos ay i-click ang kaukulang link sa pane. Para sa mga label sa pag-mail, karaniwang kailangan mo lang ang Address block .

   

2. Sa Insert Address Block dialog box, piliin ang mga gustong opsyon, suriin ang resulta sa ilalim ng seksyong Preview at i-click ang OK .

   

Kapag tapos ka na sa ang Address Block, i-click ang OK .

Ang «AddressBlock» merge field ay lilitaw sa iyong Word document. Tandaan na ito ay isang placeholder lamang. Kapag na-print out ang mga label, papalitan ito ng aktwal na impormasyon mula sa iyong Excel source file.

Kapag handa ka na para sa susunod na hakbang, i-click ang Next: I-preview ang iyong mga label sa pane.

Hakbang 6. I-preview ang mga mailing label

Well, malapit na tayo sa finish line :) Upang makita kung ano ang magiging hitsura ng iyong mga label kapag naka-print, i-click ang kaliwa o kanang arrow sa ang pane ng Mail Merge (o ang mga arrow sa tab na Mailings , sa grupong Preview Resulta ).

Mga Tip:

• Upang baguhin ang pag-format ng label gaya ng uri ng font, laki ng font, fontkulay, lumipat sa tab na Home at idisenyo ang kasalukuyang na-preview na label ayon sa gusto mo. Ang mga pag-edit ay awtomatikong ilalapat sa lahat ng iba pang mga label. Kung hindi, i-click ang button na I-update ang lahat ng mga label sa tab na Mga Mail , sa Sumulat & Ipasok ang pangkat ng Fields .
• Upang i-preview ang isang partikular na label , i-click ang link na Maghanap ng tatanggap... at i-type ang iyong pamantayan sa paghahanap sa Hanapin ang Entry box.
• Upang gumawa ng mga pagbabago sa listahan ng address , i-click ang link na I-edit ang listahan ng tatanggap... at pinuhin ang iyong mailing list.

Kapag nasiyahan ka sa hitsura ng iyong mga label ng address, i-click ang Susunod: Kumpletuhin ang pagsasanib .

Hakbang 7. Mag-print ng mga label ng address

Handa ka na ngayong mag-print ng mga mailing label mula sa iyong Excel spreadsheet. I-click lang ang I-print… sa pane (o Tapusin & Pagsamahin > Mag-print ng mga dokumento sa tab na Mga Pag-mail ).

At pagkatapos, ipahiwatig kung ipi-print ang lahat ng iyong mga mailing label, ang kasalukuyang tala o mga tinukoy.

Hakbang 8. I-save ang mga label para magamit sa ibang pagkakataon ( opsyonal)

Kung maaari mong i-print ang parehong mga label sa isang punto sa hinaharap, mayroon kang dalawang opsyon:

1. I-save ang Word mail merge na dokumento na konektado sa Excel sheet

   I-save ang Word na dokumento sa karaniwang paraan sa pamamagitan ng pag-click sa button na I-save o pagpindot sa Ctrl + S shortcut. Ang mail merge na dokumento ay ise-save "bilang-ay" nagpapanatili ng koneksyon sa iyong Excel file. Kung gumawa ka ng anumang mga pagbabago sa Excel mailing list, ang mga label sa Word with ay awtomatikong maa-update.

   Sa susunod na bubuksan mo ang dokumento, tatanungin ka ng Word kung ikaw ay gusto mong kunin ang impormasyon mula sa Excel sheet. I-click ang Oo para i-mail ang mga label ng merge mula sa Excel hanggang Word.

   

   Kung iki-click mo ang Hindi , sisirain ng Word ang koneksyon sa database ng Excel at papalitan ang mga field ng mail merge ng impormasyon mula sa unang tala.

2. I-save ang mga pinagsamang label bilang text

   Sa Kung nais mong i-save ang pinagsamang mga label gaya ng nakagawiang teksto, i-click ang I-edit ang mga indibidwal na label... sa pane ng Mail Merge . (Maaari kang pumunta sa tab na Mga Mail > Tapusin pangkat at i-click ang Tapos & Pagsamahin > I-edit ang mga indibidwal na dokumento .)

   

   Sa dialog box na nagpa-pop up, tukuyin kung aling mga label ang gusto mong i-edit. Kapag na-click mo ang OK , bubuksan ng Word ang mga pinagsamang label sa isang hiwalay na dokumento. Maaari mong gumawa ng anumang mga pag-edit doon, at pagkatapos ay i-save ang file bilang isang karaniwang dokumento ng Word.

Paano gumawa ng custom na layout ng mga mailing label

Kung wala sa mga paunang natukoy na opsyon sa Address Block ang angkop para sa iyong mga pangangailangan, maaari kang lumikha ng custom na layout ng iyong mga label ng address. Ganito:

1. Kapag inaayos ang layout ng mga label, ilagay ang cursor kung saan mo gustong magdagdag ng merge