Bu eğitimde Excel elektronik tablosundan etiketler için adres mektup birleştirme nasıl yapılır anlatılmaktadır. Excel adres listenizi nasıl hazırlayacağınızı, bir Word belgesini nasıl kuracağınızı, özel etiketleri nasıl oluşturacağınızı, bunları nasıl yazdıracağınızı ve daha sonra kullanmak üzere nasıl kaydedeceğinizi öğreneceksiniz.

Geçen hafta Word Mail Merge'in yeteneklerini incelemeye başladık. Bugün bu özellikten yararlanarak Excel elektronik tablosundan nasıl etiket oluşturabileceğinizi ve yazdırabileceğinizi görelim.

Excel'den adres etiketlerini postayla birleştirme

Adres Mektup Birleştirme eğitimimizi okuma şansınız olduysa, sürecin büyük bir kısmı size tanıdık gelecektir çünkü Excel'den etiket veya zarf yapmak Word Adres Mektup Birleştirme özelliğinin bir başka çeşididir. Görev ne kadar karmaşık ve göz korkutucu gelirse gelsin, 7 temel adıma indirgenir.

Aşağıda, Excel için Microsoft 365'i kullanarak her adıma daha yakından bakacağız. Adımlar Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010'da temelde aynıdır ve Excel 2007'de çok benzerdir.

Adım 1. Adres mektup birleştirme için Excel elektronik tablosunu hazırlayın

Temel olarak, Excel'den Word'e etiket veya zarfları postayla birleştirdiğinizde, Excel sayfanızın sütun başlıkları posta birleştirme alanları Bir birleştirme alanı ad, soyad, şehir, posta kodu vb. gibi tek bir girişe karşılık gelebilir veya "AddressBlock" alanı gibi birkaç girişi birleştirebilir.

Microsoft Word, Excel sütunlarınızdan bilgileri çekecek ve bu şekilde ilgili birleştirme alanlarına yerleştirecektir:

Adres mektup birleştirme işlemine başlamadan önce, Excel elektronik tablonuzun düzgün bir şekilde yapılandırıldığından emin olmak için biraz zaman ayırın. Bu, posta etiketlerinizi Word'de düzenlemenizi, gözden geçirmenizi ve yazdırmanızı kolaylaştıracak ve uzun vadede daha fazla zaman kazandıracaktır.

İşte kontrol etmeniz gereken birkaç önemli şey:

• Her alıcı için bir satır oluşturun.
• Excel sütunlarınıza aşağıdaki gibi açık ve net isimler verin İlk İsim , Göbek Adı , Soyadı Adres alanları için aşağıdaki gibi tam kelimeleri kullanın Adres , Şehir, Eyalet , Posta veya Posta kodu , Ülke veya Bölge .

  Aşağıdaki ekran görüntüsü Word tarafından kullanılan Adres bloğu alanlarının bir listesini göstermektedir. Excel sütununuza aynı adları vermek, Mail Merge'in alanları otomatik olarak eşleştirmesine yardımcı olacak ve sizi sütunları manuel olarak eşleştirme zahmetinden kurtaracaktır.

  

• Alıcı bilgilerini çok küçük parçalara bölün. Örneğin, tek bir İsim sütununu kullanıyorsanız, selamlama, ad ve soyad için ayrı sütunlar oluşturmanız daha iyi olur.
• Biçimlendirin Posta kodu posta birleştirme sırasında baştaki sıfırları korumak için metin olarak sütun.
• Excel sayfanızın boş satır veya sütun içermediğinden emin olun. Adres mektup birleştirme yaparken, boş satırlar Word'ü yanlış yönlendirebilir, bu nedenle adres listenizin sonuna ulaştığına inanarak girişlerin yalnızca bir kısmını birleştirir.
• Birleştirme sırasında posta listenizi bulmayı kolaylaştırmak için Excel'de tanımlı bir ad oluşturabilirsiniz, örneğin Adres_listesi.
• Bilgileri bir .csv veya .txt dosyasından içe aktararak bir posta listesi oluşturursanız, bunu doğru yaptığınızdan emin olun: CSV dosyaları Excel'e nasıl aktarılır.
• Outlook kişilerinizi kullanmayı planlıyorsanız, ayrıntılı kılavuzu burada bulabilirsiniz: Outlook kişileri Excel'e nasıl aktarılır?

Adım 2. Word'de adres mektup birleştirme belgesini ayarlayın

Excel posta listesi hazır olduğunda, bir sonraki adım Word'de ana adres mektup birleştirme belgesini yapılandırmaktır. İyi haber şu ki, bu tek seferlik bir kurulumdur - tüm etiketler tek seferde oluşturulacaktır.

Word'de adres mektup birleştirme yapmanın iki yolu vardır:

• Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı Yeni başlayanlar için yararlı olabilecek adım adım rehberlik sağlar.
• Postalar sekmesini seçin. Adres mektup birleştirme özelliği konusunda oldukça rahatsanız, şerit üzerindeki ayrı seçenekleri kullanabilirsiniz.

Size uçtan uca bir süreç göstermek için, adım adım sihirbazı kullanarak adres etiketlerini postayla birleştireceğiz. Ayrıca, şeritte eşdeğer seçenekleri nerede bulacağınızı göstereceğiz. Sizi yanıltmamak için, bu bilgiler (parantez) içinde verilecektir.

1. Bir Word belgesi oluşturun Microsoft Word'de yeni bir belge oluşturun veya mevcut bir belgeyi açın.

   Not: Şirketinizde Avery gibi belirli bir üreticinin etiket yapraklarından oluşan bir paket zaten varsa, Word adres mektup birleştirme belgenizin boyutlarını kullanacağınız etiket yapraklarının boyutlarıyla eşleştirmeniz gerekir.

2. Adres mektup birleştirmeyi başlat . şu adrese gidin Postalar tab> Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubunu seçin ve Adım Adım Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı.

   

3. Belge türünü seçin . Bu Adres Mektup Birleştirme bölmesi ekranın sağ tarafında açılacaktır. Sihirbazın ilk adımında Etiketler ve tıklayın Sonraki: Başlangıç belgesi dibe yakın.

   (Ya da şu adrese gidebilirsiniz Postalar tab> Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubunu seçin ve Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat > Etiketler .)

   

4. Başlangıç belgesini seçin Adres etiketlerinizi nasıl düzenlemek istediğinize karar verin:
   • Geçerli belgeyi kullanın - o anda açık olan belgeden başlar.
   • Belge düzenini değiştirme - İhtiyaçlarınıza göre daha da özelleştirilebilen kullanıma hazır bir adres mektup birleştirme şablonundan başlayın.
   • Mevcut belgeden başlayın - Mevcut bir adres mektup birleştirme belgesinden başlayın; içeriğinde veya alıcılarında daha sonra değişiklik yapabilirsiniz.

   Sıfırdan bir adres mektup birleştirme belgesi oluşturacağımız için, ilk seçeneği seçiyoruz ve Sonraki .

   

   İpucu. Eğer Geçerli belgeyi kullan seçeneği etkin değil, ardından Belge düzenini değiştirme simgesine tıklayın. Etiket seçenekleri... bağlantısını seçin ve ardından etiket bilgilerini belirtin.

   

5. Etiket seçeneklerini yapılandırma Bir sonraki adıma geçmeden önce Word sizden aşağıdakileri seçmenizi isteyecektir Etiket Seçenekleri gibi:
   • Yazıcı bilgileri - yazıcı türünü belirtin.
   • Etiket bilgileri - Etiket tabakalarınızın tedarikçisini tanımlayın.
   • Ürün numarası - etiket sayfalarınızın bir paketi üzerinde belirtilen ürün numarasını seçin.

   Avery etiketleri yazdıracaksanız, ayarlarınız aşağıdaki gibi görünebilir:

   

   İpucu: Seçilen etiket paketi hakkında daha fazla bilgi için Detaylar... sol alt köşedeki düğmesine basın.

   İşiniz bittiğinde TAMAM. Düğme.

Adım 3. Excel posta listesine bağlanın

Şimdi, Word adres mektup birleştirme belgesini Excel adres listenize bağlamanın zamanı geldi. Adres Mektup Birleştirme bölmesinde Mevcut bir listeyi kullanma altında seçenek Alıcıları seçin , tıklayın Gözat ... ve hazırladığınız Excel çalışma sayfasına gidin.

(Şeritle çalışmayı tercih edenler bir Excel sayfasına bağlanmak için Alıcıları Seçin > Mevcut Bir Listeyi Kullanın... üzerinde Postalar tab.)

Bu Tablo Seçiniz iletişim kutusu açılacaktır. Posta listenize bir ad verdiyseniz, onu seçin ve TAMAM. Aksi takdirde, tüm sayfayı seçin - alıcıları daha sonra kaldırabilir, sıralayabilir veya filtreleyebilirsiniz.

Adım 4. Adres mektup birleştirme için alıcıları seçin

Bu Adres Mektup Birleştirme Alıcıları penceresi, Excel posta listenizdeki tüm alıcılar varsayılan olarak seçili olarak açılacaktır.

Adres listenizi hassaslaştırmak için gerçekleştirebileceğiniz işlemlerden bazıları şunlardır:

• için hariç tut belirli kişi(ler)in adının yanındaki onay kutusunun işaretini kaldırın.
• için sırala alıcıları belirli bir sütuna göre sıralamak için sütunun başlığına tıklayın ve ardından artan veya azalan şekilde sıralamayı seçin.
• için filtre Alıcı listesinde, sütun başlığının yanındaki oka tıklayın ve boşluklar veya boş olmayanlar gibi istediğiniz seçeneği seçin.
• İçin gelişmiş sıralama veya filtreleme öğesini seçin, sütun adının yanındaki oka tıklayın ve ardından (İleri...) açılır listesinden seçin.
• Birkaç tane daha fazla seçenek içinde mevcuttur Alıcı listesini daraltın alt tarafa yakın bölüm.

Alıcı listesinin tamamı ayarlandığında Sonraki: Etiketlerinizi düzenleyin bölmede.

Adım 5. Adres etiketlerinin düzenini ayarlayın

Şimdi, posta etiketlerinize hangi bilgilerin dahil edileceğini belirlemeniz ve bunların düzenine karar vermeniz gerekir. Bunun için Word belgesine yer tutucular eklersiniz, bunlara posta birleştirme alanları Birleştirme tamamlandığında, yer tutucular Excel'inizin adres listesindeki verilerle değiştirilecektir.

Adres etiketlerinizi düzenlemek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Word belgenizde, bir alan eklemek istediğiniz yere tıklayın ve ardından bölmedeki ilgili bağlantıya tıklayın. Posta etiketleri için normalde yalnızca Adres bloğu .

   

2. İçinde Adres Bloğu Ekle iletişim kutusunu seçin, istediğiniz seçenekleri belirleyin, sonucu Önizleme bölümüne gidin ve TAMAM. .

   

Adres Bloğu ile işiniz bittiğinde TAMAM. .

"AddressBlock" birleştirme alanı Word belgenizde görünecektir. Bunun sadece bir yer tutucu olduğunu unutmayın. Etiketler yazdırıldığında, Excel kaynak dosyanızdaki gerçek bilgilerle değiştirilecektir.

Bir sonraki adım için hazır olduğunuzda Sonraki: Etiketlerinizi önizleyin bölmede.

Adım 6. Posta etiketlerini önizleyin

Evet, bitiş çizgisine çok yaklaştık :) Etiketlerinizin yazdırıldığında nasıl görüneceğini görmek için Adres Mektup Birleştirme bölmesindeki oklar (veya Postalar sekmesinde Önizleme Sonuçları grup).

İpuçları:

• için etiket biçimlendirmesini değiştirme Yazı tipi, yazı tipi boyutu, yazı tipi rengi gibi Ev sekmesine tıklayın ve o anda önizlemesi yapılan etiketi istediğiniz gibi tasarlayın. Düzenlemeler otomatik olarak diğer tüm etiketlere uygulanacaktır. Tüm etiketleri güncelleyin üzerindeki Postalar sekmesinde Write & Insert Alanları Grup.
• için belirli bir etiketi önizleme , tıklayın Bir alıcı bulun... bağlantısına tıklayın ve arama kriterlerinizi Giriş Bul Kutu.
• için adres listesinde değişiklik yapmak simgesine tıklayın. Alıcı listesini düzenle... bağlantı kurun ve posta listenizi iyileştirin.

Adres etiketlerinizin görünümünden memnun olduğunuzda Sonraki: Birleştirmeyi tamamlayın .

Adım 7. Adres etiketlerini yazdırın

Artık Excel elektronik tablonuzdan posta etiketleri yazdırmaya hazırsınız. Yazdır... bölmesinde (veya Bitir & Birleştir> Belgeleri yazdır üzerinde Postalar sekmesi).

Ardından, tüm posta etiketlerinizin mi, geçerli kaydın mı yoksa belirli etiketlerin mi yazdırılacağını belirtin.

Adım 8. Etiketleri daha sonra kullanmak üzere kaydedin (isteğe bağlı)

Gelecekte bir noktada aynı etiketleri yazdırmak isterseniz, iki seçeneğiniz vardır:

1. Excel sayfasına bağlı Word adres mektup birleştirme belgesini kaydetme

   Word belgesini normal şekilde kaydetmek için Kaydet düğmesine veya Ctrl + S kısayoluna basın. Adres mektup birleştirme belgesi, Excel dosyanızla olan bağlantı korunarak "olduğu gibi" kaydedilecektir. Excel posta listesinde herhangi bir değişiklik yaparsanız, Word'deki etiketler otomatik olarak güncellenecektir.

   Belgeyi bir sonraki açışınızda Word size bilgileri Excel sayfasından almak isteyip istemediğinizi soracaktır. Evet Excel'den Word'e posta birleştirme etiketleri için.

   

   Eğer tıklarsanız Hayır Word, Excel veritabanı ile bağlantıyı kesecek ve adres mektup birleştirme alanlarını ilk kayıttaki bilgilerle değiştirecektir.

2. Birleştirilmiş etiketleri metin olarak kaydetme

   Birleştirilmiş etiketleri normal metin olarak kaydetmek isterseniz Etiketleri tek tek düzenleyin... üzerinde Adres Mektup Birleştirme bölmesine gidebilirsiniz. (Alternatif olarak Postalar sekmesi > Bitirmek grubunu seçin ve Bitir & Birleştir> Belgeleri tek tek düzenle .)

   

   Açılan iletişim kutusunda hangi etiketleri düzenlemek istediğinizi belirtin. TAMAM. Word, birleştirilen etiketleri ayrı bir belgede açacaktır. Burada istediğiniz düzenlemeleri yapabilir ve ardından dosyayı normal bir Word belgesi olarak kaydedebilirsiniz.

Posta etiketleri için özel bir düzen nasıl oluşturulur?

Adres Bloğundaki önceden tanımlanmış seçeneklerden hiçbiri ihtiyaçlarınıza uygun değilse, bir özel düzen İşte nasıl yapılacağı:

1. Etiket düzenini ayarlarken, imleci bir birleştirme alanı eklemek istediğiniz yere getirin.
2. Üzerinde Adres Mektup Birleştirme bölmesinde Daha fazla ürün... linkine tıklayın. (Veya Birleştirme Alanı Ekle üzerindeki Postalar sekmesinde Write & Insert Alanları grup).
3. İçinde Birleştirme Alanı Ekle iletişim kutusunda istediğiniz alanı seçin ve Ekleme .

   

İşte özel etiketlerinizin sonunda nasıl görünebileceğine dair bir örnek:

İpuçları:

• için düzeni kopyalayın ilk etiketten diğer tüm etiketlere geçiş yapmak için Tüm etiketleri güncelleyin üzerindeki düğmeyi (veya aynı düğmeyi Postalar sekmesinde Write & Insert Alanları grup).
• Adres mektup birleştirme alanlarına ek olarak, bazı Metin veya grafikler her bir etikete basılacak, örneğin şirket logonuz veya iade adresiniz.
• Yapabilirsin formatı değiştirin Örneğin tarihleri veya sayıları farklı bir şekilde görüntülemek gibi. Bunun için gerekli alanı seçin, alan kodlamasını görüntülemek için Shift + F9 tuşlarına basın ve ardından Adres mektup birleştirme alanları nasıl biçimlendirilir bölümünde açıklandığı gibi bir resim anahtarı ekleyin.

Eksik adres öğeleri nasıl eklenir?

Altında gördüğünüz adres öğelerinin Önizleme bölümü seçilen adres deseniyle eşleşmiyor. Genellikle, Excel sayfanızdaki sütun başlıkları varsayılan Word Adres Mektup Birleştirme alanlarından farklı olduğunda bu durum ortaya çıkar.

Örneğin, şu seçeneği seçtiniz Selamlama, Ad, Soyad, Sonek biçiminde gösterilir, ancak önizleme yalnızca İlk isim ve Soyadı .

Bu durumda, önce Excel kaynak dosyanızın gerekli tüm verileri içerip içermediğini doğrulayın. Eşleşme Alanları... düğmesinin sağ alt köşesindeki Ekleme Adres Bloğu iletişim kutusunu açın ve ardından alanları manuel olarak eşleştirin.

Ayrıntılı talimatlar için lütfen alanları eşleştirmek için adres mektup birleştirme nasıl yapılır bölümüne bakın.

Yaşasın! Sonunda başardık :) Mail Merge Etiketleri eğitimimizi sonuna kadar okuyan herkese çok teşekkürler!