De tutorial ferklearret hoe't jo in e-postfúzje kinne dwaan fanút in Excel-spreadsheet foar labels. Jo sille leare hoe't jo jo Excel-adreslist tariede kinne, in Word-dokumint ynstelle, oanpaste labels meitsje, printsje en opslaan foar letter gebrûk.

Ferline wike binne wy ​​begûn mei te sjen nei de mooglikheden fan Word Mail Fusearje. Litte wy hjoed sjen hoe't jo dizze funksje brûke kinne om labels te meitsjen en te printsjen fanút in Excel-spreadsheet.

Hoe kinne jo adreslabels mei e-post gearfoegje fan Excel

As jo ​​​​hawwe hie in kâns om ús tutorial foar Mail Merge te lêzen, sil in grutter diel fan it proses jo bekend wêze, om't it meitsjen fan etiketten of enveloppen út Excel noch in oare fariaasje is fan 'e Word Mail Merge-funksje. Wat yngewikkeld en yntimidearjend de taak ek klinke kin, it komt del op 7 basisstappen.

Hjirûnder sille wy elke stap neier besjen mei Microsoft 365 foar Excel. De stappen binne yn wêzen itselde yn Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, en tige ferlykber yn Excel 2007. Yn essinsje, as jo etiketten of envelopes fan Excel nei Word ferstjoere, wurde de kolomkoppen fan jo Excel-blêd omfoarme ta e-postfúzjefjilden yn in Word-dokumint. In fúzjefjild kin oerienkomme mei ien yngong lykas foarnamme, efternamme, stêd, postkoade, ensfh. Of it kin ferskate yngongen kombinearje, bygelyks it «Adresblok»fjild.

Hjir is in foarbyld fan hoe't jo oanpaste labels kin úteinlik sa útsjen:

Tips:

• Om de layout te kopiearjen fan it earste label nei alle oare labels, klik op Alle labels bywurkje yn it paniel (of deselde knop op it ljepblêd Mailings , yn de groep Write & Fjilden ynfoegje ).
• Njonken de fjilden foar e-mailfúzje kinne jo wat tekst of grafiken tafoegje om op elk label te printsjen, bgl. jo bedriuwslogo of retouradres.
• Jo kinne de opmaak fan in bepaald fjild direkt yn it Word-dokumint feroarje, bgl. werjaan datums of nûmers op in oare wize. Selektearje hjirfoar it nedige fjild, druk op Shift + F9 om de fjildkodearring wer te jaan, en foegje dan in ôfbyldingsskeakel ta lykas útlein yn Hoe e-postfúzjefjilden opmaak.

Hoe ûntbrekkende adreseleminten taheakje

It kin barre dat de adreseleminten dy't jo ûnder sjogge yn 'e seksje foarbyld net oerienkomme mei it selektearre adrespatroan. Typysk is dit it gefal as de kolomkoppen yn jo Excel-blêd ferskille fan de standert fjilden foar Word Mail Merge.

FoarJo hawwe bygelyks de opmaak Begroeting, Foarnamme, Efternamme, Suffix keazen, mar de foarbyld lit allinnich de Foarnamme en Achternamme sjen.

Kontrolearje yn dit gefal earst oft jo Excel-boarnebestân alle fereaske gegevens befettet. As dat sa is, klik dan op de knop Felden oerienkomme... yn 'e rjochter ûnderhoeke fan it dialoochfinster Ynfoegje Adresblok , en pas dan de fjilden mei de hân oerien.

Foar de detaillearre ynstruksjes, sjoch asjebleaft Hoe kinne jo e-postfúzje krije nei oerienkommende fjilden.

Hoe! Wy hawwe it einliks dien :) Tige tank oan elkenien dy't ús tutorial foar Mail Merge Labels oant it ein lêzen hat!

Microsoft Word sil de ynformaasje út jo Excel-kolommen lûke en dizze op dizze manier yn de byhearrende gearfoegingsfjilden pleatse:

Foardat jo in e-postfúzje, ynvestearje wat tiid yn it ynstellen fan jo Excel-spreadsheet om te soargjen dat it goed strukturearre is. Dit sil it makliker meitsje foar jo om jo postetiketten yn Word te regeljen, te besjen en te printsjen en op 'e lange termyn mear tiid besparje.

Hjir binne in pear wichtige dingen om te kontrolearjen:

• Meitsje ien rige foar elke ûntfanger.
• Jou dúdlike en ûndûbelsinnige nammen oan jo Excel-kolommen lykas Foarnamme , Middelnamme , Achternamme , ensfh. Brûk foar adresfjilden de folsleine wurden lykas Adres , Stêd, Steat , Post- of Postkoade , Lân of Regio .

  De skermôfbylding hjirûnder lit in list sjen mei de adresblokfjilden brûkt troch Word. It jaan fan identike nammen oan jo Excel-kolom sil Mail Merge helpe om automatysk oerien te kommen mei de fjilden en besparje jo de muoite om de kolommen manuell yn kaart te bringen.

  

• Split de ûntfangerynformaasje yn hiel lytse stikjes. Bygelyks, ynstee fan ien kolom Namme , kinne jo better aparte kolommen meitsje foar groetnis, foarnamme en efternamme.
• Formatearje de kolom Postkoade as tekst om liedende nullen te behâlden by in e-postfúzje.
• Soargje der wis fan dat jo Excel-blêd gjin lege rigen of kolommen befettet. By it dwaan fan ine-postfúzje, lege rigen kinne Word misledigje, sadat it mar in part fan de ynstjoerings gearfoegje sil, yn betinken dat it al oan it ein fan jo adreslist is berikt.
• Om it makliker te meitsjen om jo ferstjoerlist te finen by it fusearjen, kinne jo kin in definiearre namme yn Excel oanmeitsje, sis Adreslist.
• As jo ​​in ferstjoerlist meitsje troch ynformaasje te ymportearjen fan in .csv- of in .txt-bestân, wês dan wis dat jo dat goed dogge: Hoe om CSV-bestannen yn Excel te ymportearjen.
• As jo ​​fan plan binne jo Outlook-kontakten te brûken, kinne jo hjir de detaillearre begelieding fine: Hoe kinne jo Outlook-kontakten eksportearje nei Excel.

Stap 2. Set e-postfúzjedokumint yn Word

Mei de Excel-mailinglist klear, is de folgjende stap it konfigurearjen fan it haaddokumint foar e-postfúzje yn Word. It goede nijs is dat it in ienmalige opset is - alle labels sille yn ien kear oanmakke wurde.

Der binne twa manieren om in e-postfúzje te dwaan yn Word:

• Wizard Mail gearfoegje . It jout stap-foar-stap begelieding dy't nuttich wêze kin foar begjinners.
• Mailings tab. As jo ​​aardich noflik binne mei de funksje foar e-postfúzje, kinne jo de yndividuele opsjes op it lint brûke.

Om jo in proses fan ein-oan-ein sjen te litten, sille wy adreslabels mei e-post gearfoegje mei de stap-foar-stap wizard. Wy sille ek oanjaan wêr't jo de lykweardige opsjes kinne fine op it lint. Om jo net te misledigjen, wurdt dizze ynformaasje yn (heakjes) levere.

1. Meitsje in wurddokumint . Meitsje yn Microsoft Word in nij dokumint of iepenje in besteand.

   Opmerking. As jo ​​bedriuw al in pakket mei labelblêden hat fan in bepaalde fabrikant, bgl. Avery, dan moatte jo de dimensjes fan jo Word-postfúzjedokumint oerienkomme mei de dimensjes fan 'e labelblêden dy't jo sille brûke.

2. Begjin e-postfúzje . Gean nei it ljepblêd Mailings > Begjin e-postfúzje -groep en klik op Stap foar stap-wizard e-postfúzje.

   

3. Selektearje dokuminttype . It paniel Mail Merge sil iepenje yn it rjochter diel fan it skerm. Yn de earste stap fan de wizard selektearje jo Labels en klikje op Folgjende: Begjin dokumint ûnderoan.

   (Of jo kinne nei it ljepblêd Mailings gean > Begjin e-postfúzje groep en klikje op Begjin e-postfúzje > Etiketten .)

   

4. Kies it startdokumint . Beslute hoe't jo jo adreslabels ynstelle wolle:
   • Brûk it aktuele dokumint - begjin fan it op it stuit iepene dokumint.
   • Dokumintopmaak feroarje - begjin fan in klear te brûken sjabloan foar e-postfúzje dat fierder oanpast wurde kin foar jo behoeften.
   • Begjin fan besteand dokumint - begjin fan in besteand e-postfúzjedokumint; do silst letter wiziging oanmeitsje kinne oan de ynhâld of ûntfangers.

   Wylst wy in e-postfúzjedokumint fanôf it begjin ynstelle, selektearje wy deearste opsje en klik op Folgjende .

   

   Tip. As de Brûk it aktuele dokumint opsje ynaktyf is, selektearje dan Dokumintopmaak wizigje , klik op de keppeling Labelopsjes... en spesifisearje dan de labelynformaasje.

   

5. Labelopsjes ynstelle . Foardat jo nei de folgjende stap geane, sil Word jo freegje om Labelopsjes te selektearjen lykas:
   • Printerynformaasje - spesifisearje it printertype.
   • Labelynformaasje - definiearje de leveransier fan jo labelblêden.
   • Produktnûmer - kies it produktnûmer oanjûn op in pakket fan jo labelblêden.

   As jo ​​Avery-etiketten ôfdrukke sille, kinne jo ynstellings der sa útsjen:

   

   Tip. Klikje foar mear ynformaasje oer it selektearre labelpakket op de knop Details... yn 'e linker ûnderhoeke.

   As dien is, klik dan op de knop OK .

Stap 3. Ferbine mei Excel-mailinglist

No is it tiid om it Word-e-postfúzjedokumint te keppeljen oan jo Excel-adreslist. Kies yn it paniel Mail Merge de opsje Brûk in besteande list ûnder Selektearje ûntfanger , klik op Blêdzje ... en navigearje nei it Excel-wurkblêd dy't jo hawwe taret.

(Dy fan jimme dy't leaver wurkje mei it lint, kinne ferbine mei in Excel-blêd troch te klikken op Selektearje Untfangers > Brûk in besteande list... op de Mailings tab.)

It dialoochfinster Tabel selektearje sil ferskine. As jo ​​in namme jûn hawwe oan jo ferstjoerlist, selektearje dy dan en klik op OK . Selektearje oars it hiele blêd - jo kinne ûntfangers letter fuortsmite, sortearje of filterje.

Stap 4. Selektearje ûntfangers foar e-postfúzje

De E-postfúzje-ûntfangers -finster sil iepenje mei alle ûntfangers fan jo Excel-postlist selekteare standert.

Hjir binne guon fan 'e aksjes dy't jo kinne útfiere om ferfine jo adreslist:

• Om útslute in bepaalde kontakt(en), wiskje in karfakje neist harren namme.
• Om soarte de ûntfangers troch in bepaalde kolom, klikje op de kop fan 'e kolom, en kies dan om oprinnend of ôfnimmend te sortearjen.
• Om de ûntfangerlist te filterjen , klikje jo op de pylk neist de kolomkop en kies de winske opsje, bgl. blanks of net-blanks.
• Foar avansearre sortearring of filtering klikje jo op de pylk neist de kolomnamme, en selektearje dan (Avansearre...) út it drop- down list.
• In pear mear opsjes binne beskikber yn de Refine ûntfangerlist -seksje tichtby de ûnderkant.

As de ûntfangerlist is alles ynsteld, klikje op Folgjende: Arrangearje jo labels op it paniel.

Stap 5. Arrange layout of adres labels

No moatte jo bepale hokker ynformaasje jo moatte opnimme yn jo postetiketten en beslute oer haropmaak. Dêrfoar foegje jo plakhâlders ta oan it Word-dokumint, dy't mail-fúzjefjilden neamd wurde. As de fúzje klear is, wurde de plakhâlders ferfongen troch de gegevens út de adreslist fan jo Excel.

Om jo adresetiketten te regeljen, folgje dizze stappen:

1. Yn jo Word-dokumint, klik wêr jo wolle ynfoegje in fjild, en klik dan op de oerienkommende keppeling op it paniel. Foar postetiketten hawwe jo normaal allinich it Adresblok nedich.

   

2. Selektearje yn it dialoochfinster Adresblok ynfoegje . de winske opsjes, kontrolearje it resultaat ûnder de foarbyld seksje en klik op OK .

   

As jo ​​klear binne mei it Adresblok, klikje op OK .

It gearfoegjefjild «AddressBlock» sil ferskine yn jo Word-dokumint. Tink derom dat it gewoan in plakhâlder is. As de etiketten útprinte binne, wurdt it ferfongen troch de feitlike ynformaasje fan jo Excel-boarnebestân.

As jo ​​klear binne foar de folgjende stap, klikje jo op Folgjende: Foarbyld fan jo etiketten op de paniel.

Stap 6. Foarbyld fan postetiketten

Nou, wy binne hiel ticht by de einline :) Om te sjen hoe't jo etiketten derút sille útsjen as se wurde printe, klikje jo op de lofter- of rjochter pylk op it paniel Mail Merge (of de pylken op it ljepblêd Mailings , yn de groep Preview Results ).

Tips:

• Om labelopmaak te feroarjen lykas lettertype, lettertypegrutte, lettertypekleur, wikselje oer nei it ljepblêd Thús en ûntwerp it op it stuit foarbesjoene label nei jo smaak. De bewurkings sille automatysk tapast wurde op alle oare labels. As se dat net binne, klik dan op de knop Alle labels bywurkje op de ljepper Mailings , yn it Skriuw & Fjilden -groep ynfoegje.
• Om foar in bepaald label te besjen , klikje In ûntfanger sykje... keppeling en typ jo sykkritearia yn de Yngong sykje box.
• Om wizigingen oan te bringen yn de adreslist , klikje jo op de Untfangerlist bewurkje... link en ferfine jo mailinglist.

As jo ​​tefreden binne mei it uterlik fan jo adresetiketten, klikje jo op Folgjende: Foltôgje de gearfoeging .

Stap 7. Print adresetiketten

Jo binne no klear om printsje postetiketten fan jo Excel-spreadsheet. Klikje gewoan op Print… op it paniel (of Fitish & Merge > Printdokuminten op it ljepblêd Mailings ).

En dan oanjaan of jo al jo postetiketten, it aktuele record of oantsjutte printsje moatte.

Stap 8. Bewarje etiketten foar letter gebrûk ( opsjoneel)

As jo ​​op in stuit yn 'e takomst deselde etiketten ôfdrukke wolle, hawwe jo twa opsjes:

1. Bewarje it Word-postfúzjedokumint dat ferbûn is mei de Excel-blêd

   Bewarje it Word-dokumint op 'e gewoane manier troch op de knop Bewarje te klikken of op de fluchtoets Ctrl + S te drukken. It e-postfúzjedokumint wurdt bewarre "as-is" de ferbining mei jo Excel-bestân behâldt. As jo ​​wizigingen meitsje yn 'e Excel-mailinglist, wurde de labels yn Word automatysk bywurke.

   De folgjende kear dat jo it dokumint iepenje, sil Word jo freegje oft jo wolle de ynformaasje fan it Excel-blêd helje. Klik op Ja om labels fan Excel nei Word te e-mailfoegjen.

   

   As jo ​​op Nee , sil Word de ferbining mei de Excel-database ferbrekke en de fjilden foar e-mailfúzje ferfange troch de ynformaasje fan it earste record. As jo ​​​​de gearfoege etiketten as gewoane tekst bewarje wolle, klikje jo op Individuele etiketten bewurkje... yn it paniel E-post gearfoegje . 2> > Finish groep en klik op Fitish & Merge > Bewurkje yndividuele dokuminten .)

   

   Yn it dialoochfinster dat opkomt, spesifisearje hokker labels jo bewurkje wolle. As jo ​​op Okee klikke, sil Word de gearfoege labels iepenje yn in apart dokumint. Jo kinne meitsje dêr alle bewurkings, en bewarje it bestân dan as in gewoan Word-dokumint.

Hoe kinne jo in oanpaste yndieling meitsje fan postetiketten

As gjin fan 'e foarôf definieare opsjes yn it adresblok geskikt is foar jo behoeften, kinne jo in meitsje oanpaste yndieling fan jo adresetiketten. Hjir is hoe:

1. By it regeljen fan de labelopmaak, pleats de rinnerke wêr't jo in gearfoeging taheakje wolle