Водич објашњава како да извршите обједињавање поште из Екцел табеле за ознаке. Научићете како да припремите своју Екцел листу адреса, подесите Ворд документ, направите прилагођене налепнице, одштампате их и сачувате за каснију употребу.

Прошле недеље смо почели да испитујемо могућности Ворд Маил-а Споји. Хајде данас да видимо како можете да искористите ову функцију да правите и штампате налепнице из Екцел табеле.

Како да пошаљете налепнице обједињених адреса из Екцел-а

Ако сте имали прилику да прочитате наш водич за спајање поште, већи део процеса ће вам бити познат јер је прављење налепница или коверти из Екцел-а још једна варијација функције Ворд Маил Мерге. Колико год задатак звучао замршено и застрашујуће, он се своди на 7 основних корака.

У наставку ћемо детаљније погледати сваки корак користећи Мицрософт 365 за Екцел. Кораци су у суштини исти у Екцел 365, Екцел 2021, Екцел 2019, Екцел 2016, Екцел 2010 и веома слични у Екцел 2007.

Корак 1. Припремите Екцел табелу за спајање поште

У суштини, када шаљете налепнице за спајање или коверте из Екцел-а у Ворд, заглавља колона вашег Екцел листа се трансформишу у поља за спајање поште у Ворд документу. Поље за спајање може одговарати једном уносу као што је име, презиме, град, поштански број, итд. Или може комбиновати неколико уноса, на пример „АддрессБлоцк“поље.

Ево примера како ваше прилагођене ознаке може на крају изгледати овако:

Савети:

• Да копирате изглед прве налепнице на све друге ознаке, кликните на Ажурирај све ознаке у окну (или исто дугме на картици Поштанске поруке , у групи Напиши & убаци поља ).
• Поред поља за обједињавање поште, можете додати неке текст или графике које ће се штампати на свакој етикети, нпр. логотип вашег предузећа или повратну адресу.
• Можете променити формат одређеног поља директно у Ворд документу, нпр. приказати датуме или бројеве на другачији начин. За ово, изаберите потребно поље, притисните Схифт + Ф9 да бисте приказали кодирање поља, а затим додајте прекидач слике као што је објашњено у Како форматирати поља за обједињавање поште.

Како додати недостајуће елементе адресе

Може се десити да елементи адресе које видите испод у одељку Преглед не одговарају изабраном шаблону адресе. Обично је то случај када се наслови колона у вашем Екцел листу разликују од подразумеваних поља за спајање Ворд поште.

Зана пример, изабрали сте формат Поздрав, Име, Презиме, Суфикс , али преглед приказује само Име и Презиме .

У овом случају, прво проверите да ли ваша Екцел изворна датотека садржи све потребне податке. Ако јесте, кликните на дугме Матцх Фиелдс… у доњем десном углу дијалога Инсерт Аддресс Блоцк , а затим ручно упарите поља.

За детаљна упутства погледајте Како да обједините пошту у складу са пољима.

Ура! Коначно смо то урадили :) Хвала пуно свима који су прочитали наш водич за спајање етикета до краја!

Мицрософт Ворд ће извлачити информације из ваших Екцел колона и стављати их у одговарајућа поља за спајање на овај начин:

Пре покретања спајање поште, уложите мало времена у подешавање ваше Екцел табеле како бисте били сигурни да је правилно структурирана. Ово ће вам олакшати да организујете, прегледате и одштампате своје налепнице у Ворд-у и уштедите више времена на дужи рок.

Ево неколико важних ствари које треба проверити:

• Направите један ред за сваког примаоца.
• Дајте јасна и недвосмислена имена својим Екцел колонама као што су Име , Посредно име , Презиме , итд. За поља за адресу користите пуне речи као што су Адреса , Град, Држава , Поштански или поштански број , Држава или Регион .

  Снимак екрана испод приказује листу поља за блок адресе које користи Ворд. Давање идентичних назива вашој Екцел колони ће помоћи обједињавању поште да се аутоматски подудара са пољима и уштедеће вам невоље да ручно мапирате колоне.

  

• Поделите информације о примаоцу на веома мали комади. На пример, уместо једне колоне Име , боље је да направите одвојене колоне за поздрав, име и презиме.
• Форматирајте колону Поштански број као текст да задржи почетне нуле током обједињавања поште.
• Уверите се да ваш Екцел лист не садржи празне редове или колоне. Када радите аобједињавање поште, празни редови могу да доведу у заблуду Ворд, тако да ће спојити само део уноса верујући да је већ стигао до краја ваше листе адреса.
• Да бисте олакшали лоцирање ваше листе адреса током спајања, ви може да креира дефинисано име у Екцел-у, рецимо Аддресс_лист.
• Ако креирате мејлинг листу увозом информација из .цсв или .ткт датотеке, обавезно то урадите како треба: Како да увезете ЦСВ датотеке у Екцел.
• Ако планирате да користите своје Оутлоок контакте, овде можете пронаћи детаљна упутства: Како да извезете Оутлоок контакте у Екцел.

Корак 2. Подесите документ за обједињавање поште у Ворд-у

Са спремном Екцел списком поште, следећи корак је конфигурисање главног документа за обједињавање поште у Ворд-у. Добра вест је да се ради о једнократном подешавању – све ознаке ће бити креиране у једном потезу.

Постоје два начина да извршите обједињавање поште у Ворд-у:

• Чаробњак за спајање поште . Пружа упутства корак по корак која могу бити од помоћи почетницима.
• Поштанске поруке картица. Ако вам је прилично пријатна функција обједињавања поште, можете користити појединачне опције на траци.

Да бисмо вам показали процес од краја до краја, послаћемо ознаке адреса обједињавања користећи чаробњак корак по корак. Такође, указаћемо на где да нађете еквивалентне опције на траци. Да вас не обмане, ове информације ће бити наведене у (заградама).

1. Креирајте речдокумент . У програму Мицрософт Ворд направите нови документ или отворите постојећи.

   Напомена. Ако ваша компанија већ има пакет листова етикета одређеног произвођача, нпр. Ејвери, онда морате да ускладите димензије вашег Ворд документа за спајање поште са димензијама листова са налепницама које ћете користити.

2. Започни спајање поште . Пређите на картицу Поштанске поруке &гт; Започни спајање поште и кликните на Чаробњак за спајање поште корак по корак.

   

3. Изаберите тип документа . Окно Обједињавање поште ће се отворити у десном делу екрана. У првом кораку чаробњака бирате Ознаке и кликните на Даље: Почетни документ при дну.

   (Или можете отићи на картицу Поштанске поруке &гт; Започни спајање поште групу и кликнути на Започни спајање поште &гт; Ознаке .)

   

4. Изаберите почетни документ . Одлучите како желите да подесите ознаке адресе:
   • Користите тренутни документ - почните од тренутно отвореног документа.
   • Промени изглед документа - почните од шаблона за спајање поште који је спреман за употребу који се може додатно прилагодити вашим потребама.
   • Почните од постојећег документа - почните од постојећег документа за спајање поште; касније ћете моћи да промените његов садржај или примаоце.

   Пошто ћемо подесити документ обједињавања поште од нуле, бирамопрву опцију и кликните на Даље .

   

   Савет. Ако је Користи опцију тренутног документа неактивна, онда изаберите Промени изглед документа , кликните на везу Опције етикете... , а затим наведите информације о етикети.

   

5. Конфигуришите опције ознаке . Пре него што пређете на следећи корак, Ворд ће од вас затражити да изаберете Опције етикете као што су:
   • Информације о штампачу - наведите тип штампача.
   • Информације о етикети - дефинишите добављача ваших листова са етикетама.
   • Број производа - изаберите број производа наведен на паковању листова са етикетама.

   Ако ћете да штампате Авери етикете, ваша подешавања могу изгледати отприлике овако:

   

   Савет. За више информација о изабраном пакету етикета, кликните на дугме Детаљи... у доњем левом углу.

   Када завршите, кликните на дугме ОК .

Корак 3. Повежите се са Екцел списком поште

Сада је време да повежете Ворд документ за спајање поште са вашом Екцел листом адреса. У окну Обједињавање поште изаберите опцију Користи постојећу листу под Изабери примаоце , кликните на Прегледај … и идите на Екцел радни лист које сте припремили.

(Они од вас који више воле да раде са траком могу да се повежу са Екцел таблом тако што ће кликнути на Изабери примаоце &гт; Користи постојећу листу… на Поштанске поруке таб.)

Појавиће се оквир за дијалог Изабери табелу . Ако сте дали име својој мејлинг листи, изаберите га и кликните на ОК . У супротном, изаберите цео лист - касније ћете моћи да уклоните, сортирате или филтрирате примаоце.

Корак 4. Изаберите примаоце за обједињавање поште

Прозор Примаоци обједињавања поште ће се отворити са свим примаоцима са ваше Екцел мејлинг листе који су подразумевано изабрани.

Ево неких радњи које можете да извршите прецизирајте своју листу адреса:

• Да бисте изузели одређени контакт(е), опозовите избор у пољу за потврду поред њиховог имена.
• Да бисте сортирали примаоце према одређеној колони, кликните на наслов колоне, а затим изаберите да сортирате или растуће или опадајуће.
• Да бисте филтрирали листу прималаца, кликните на стрелицу поред наслова колоне и изаберите жељену опцију, нпр. празна или непразна поља.
• За напредно сортирање или филтрирање , кликните на стрелицу поред назива колоне, а затим изаберите (Напредно...) из падајућег менија. доња листа.
• Још неколико опција је доступно у одељку Прецизирајте листу прималаца при дну.

Када се листа прималаца је све спремно, кликните на Следеће: Распоредите своје ознаке на окну.

Корак 5. Распоредите изглед адресних налепница

Сада морате да одредите које информације ћете укључити у вашим поштанским етикетама и одлучите се за њихраспоред. За ово додајете чуваре места у Ворд документ, који се зову поља за спајање поште . Када се спајање заврши, чувари места ће бити замењени подацима са ваше Екцел листе адреса.

Да бисте уредили ознаке адреса, следите ове кораке:

1. У вашем Ворд документу, кликните на место где желите да уметнете поље, а затим кликните на одговарајућу везу у окну. За налепнице за слање, обично би вам био потребан само Адресни блок .

   

2. У дијалогу Убаци блок адресе изаберите жељене опције, проверите резултат у одељку Преглед и кликните на ОК .

   

Када завршите са у блоку адресе, кликните на ОК .

Поље за спајање «АддрессБлоцк» ће се појавити у вашем Ворд документу. Имајте на уму да је то само чувар места. Када се налепнице одштампају, биће замењене стварним информацијама из ваше Екцел изворне датотеке.

Када будете спремни за следећи корак, кликните на Даље: Прегледајте своје налепнице на окно.

Корак 6. Прегледајте налепнице за слање поште

Па, веома смо близу циљне линије :) Да бисте видели како ће ваше налепнице изгледати када се одштампају, кликните на стрелицу лево или десно на окно Обједињавање поште (или стрелице на картици Поштанске поруке , у групи Преглед резултата ).

Савети:

• Да промените форматирање етикете као што је тип фонта, величина фонта, фонтбоју, пребаците се на картицу Почетна и дизајнирајте тренутно прегледану ознаку по свом укусу. Измене ће се аутоматски применити на све остале ознаке. Ако нису, кликните на дугме Ажурирај све ознаке на картици Поштанске поруке , у Напиши &амп; Групу Уметни поља .
• Да бисте прегледали одређену ознаку , кликните на везу Пронађи примаоца... и унесите критеријум претраге у Пронађи унос поље.
• Да бисте изменили листу адреса , кликните на везу Измени листу прималаца... и прецизирајте своју мејлинг листу.

Када будете задовољни изгледом адресних налепница, кликните на Следеће: Заврши спајање .

Корак 7. Одштампајте ознаке адреса

Сада сте спремни да одштампајте поштанске налепнице из ваше Екцел табеле. Једноставно кликните на Одштампај... у окну (или Заврши & споји &гт; Штампај документе на картици Поштанске поруке ).

А затим назначите да ли да одштампате све своје налепнице за пошту, тренутни запис или одређене.

Корак 8. Сачувајте налепнице за каснију употребу ( опционо)

Ако ћете можда желети да одштампате исте налепнице у неком тренутку у будућности, имате две опције:

1. Сачувајте Ворд документ обједињавања поште повезан са Екцел лист

   Сачувајте Ворд документ на уобичајен начин кликом на дугме Сачувај или притиском на пречицу Цтрл + С. Документ обједињавања поште биће сачуван „као-је" задржавање везе са вашом Екцел датотеком. Ако унесете било какве измене у Екцел листу е-поште, ознаке у Ворд-у се аутоматски ажурирају.

   Следећи пут када отворите документ, Ворд ће вас питати да ли сте желите да извучете информације из Екцел листа. Кликните на Да да бисте послали налепнице за спајање из Екцел-а у Ворд.

   

   Ако кликнете на Не , Ворд ће прекинути везу са Екцел базом података и заменити поља за обједињавање поште информацијама из првог записа.

2. Сачувајте спојене ознаке као текст

   У У случају да желите да сачувате спојене налепнице као уобичајени текст, кликните на Измени појединачне ознаке... у окну Спајање поште (Алтернативно, можете да одете на картицу Пошиљке &гт; Заврши групу и кликните на Заврши & споји &гт; Уреди појединачне документе .)

   

   У оквиру за дијалог који се појави, наведите које ознаке желите да измените. Када кликнете на ОК , Ворд ће отворити обједињене ознаке у посебном документу. Можете извршите било какве измене тамо, а затим сачувајте датотеку као уобичајени Ворд документ.

Како направити прилагођени изглед поштанских налепница

Ако ниједна од унапред дефинисаних опција у блоку адреса није прикладна за ваше потребе, можете креирати прилагођени изглед ваших адресних ознака. Ево како:

1. Када уређујете изглед етикета, поставите курсор на место где желите да додате спајање