El tutorial explica cómo hacer una combinación de correspondencia a partir de una hoja de cálculo de Excel para etiquetas. Aprenderá a preparar su lista de direcciones de Excel, configurar un documento de Word, hacer etiquetas personalizadas, imprimirlas y guardarlas para su uso posterior.

La semana pasada empezamos a examinar las capacidades de Word Mail Merge. Hoy vamos a ver cómo se puede aprovechar esta función para hacer e imprimir etiquetas desde una hoja de cálculo de Excel.

Cómo combinar etiquetas de direcciones desde Excel

Si has tenido la oportunidad de leer nuestro tutorial de Combinar correspondencia, una gran parte del proceso te resultará familiar porque hacer etiquetas o sobres desde Excel es otra variación de la función Combinar correspondencia de Word. Por intrincada e intimidante que pueda parecer la tarea, se reduce a 7 pasos básicos.

A continuación, vamos a echar un vistazo más de cerca a cada paso utilizando Microsoft 365 para Excel. Los pasos son esencialmente los mismos en Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, y muy similares en Excel 2007.

Paso 1. Preparar la hoja de cálculo Excel para la combinación de correspondencia

Básicamente, al combinar por correo etiquetas o sobres de Excel a Word, los encabezados de columna de la hoja de Excel se transforman en campos de combinación de correspondencia Un campo de fusión puede corresponder a una entrada, como nombre, apellidos, ciudad, código postal, etc. O puede combinar varias entradas, por ejemplo el campo "BloqueDirección".

De este modo, Microsoft Word extraerá la información de las columnas de Excel y la colocará en los campos de fusión correspondientes:

Antes de empezar una combinación de correspondencia, invierta algo de tiempo en configurar su hoja de cálculo de Excel para asegurarse de que está correctamente estructurada. De este modo, le resultará más fácil organizar, revisar e imprimir sus etiquetas de correo en Word y ahorrará más tiempo a largo plazo.

He aquí algunas cosas importantes que hay que comprobar:

• Cree una fila para cada destinatario.
• Asigne nombres claros e inequívocos a las columnas de Excel, por ejemplo Nombre , Segundo nombre , Apellido etc. Para los campos de dirección, utilice las palabras completas, por ejemplo Dirección , Ciudad, Estado , Código postal , País o Región .

  La siguiente captura de pantalla muestra una lista de los campos del bloque Dirección utilizados por Word. Si asigna nombres idénticos a su columna de Excel, Mail Merge podrá hacer coincidir automáticamente los campos y le ahorrará la molestia de asignar las columnas manualmente.

  

• Divida la información del destinatario en trozos muy pequeños. Por ejemplo, en lugar de un único Nombre es mejor crear columnas separadas para el saludo, el nombre y los apellidos.
• Formatear el Código postal como texto para conservar los ceros a la izquierda durante una combinación de correspondencia.
• Asegúrese de que su hoja Excel no contiene filas o columnas en blanco. Al realizar una combinación de correspondencia, las filas vacías pueden inducir a error a Word, de modo que sólo combinará parte de las entradas creyendo que ya ha llegado al final de su lista de direcciones.
• Para facilitar la localización de su lista de correo durante la fusión, puede crear un nombre definido en Excel, por ejemplo Lista_direcciones.
• Si creas una lista de correo importando información de un archivo .csv o .txt, asegúrate de hacerlo bien: Cómo importar archivos CSV a Excel.
• Si piensas utilizar tus contactos de Outlook, puedes encontrar la guía detallada aquí: Cómo exportar contactos de Outlook a Excel.

Paso 2. Configurar el documento de combinación de correspondencia en Word

Con la lista de correo de Excel lista, el siguiente paso es configurar el documento principal de combinación de correspondencia en Word. La buena noticia es que se trata de una configuración única: todas las etiquetas se crearán de una sola vez.

Hay dos maneras de hacer una combinación de correspondencia en Word:

• Asistente para combinar correspondencia Proporciona una guía paso a paso que puede ser útil para los principiantes.
• Mailings Si se siente cómodo con la función de combinación de correspondencia, puede utilizar las opciones individuales de la cinta.

Para mostrarle un proceso de principio a fin, vamos a combinar etiquetas de direcciones utilizando el asistente paso a paso. Además, le indicaremos dónde encontrar las opciones equivalentes en la cinta de opciones. Para no confundirle, esta información se proporcionará entre (paréntesis).

1. Crear un documento Word En Microsoft Word, cree un documento nuevo o abra uno existente.

   Nota: Si su empresa ya dispone de un paquete de hojas de etiquetas de un determinado fabricante, por ejemplo Avery, deberá hacer coincidir las dimensiones de su documento de combinación de correspondencia de Word con las dimensiones de las hojas de etiquetas que va a utilizar.

2. Iniciar combinación de correspondencia Diríjase a la Mailings tab> Iniciar combinación de correspondencia y haga clic en Asistente para combinar correspondencia paso a paso.

   

3. Seleccione el tipo de documento . Combinación de correspondencia se abrirá en la parte derecha de la pantalla. En el primer paso del asistente, seleccione Etiquetas y haga clic en Siguiente: Documento de inicio cerca del fondo.

   (O puede ir a la Mailings tab> Iniciar combinación de correspondencia y haga clic en Iniciar combinación de correspondencia > Etiquetas .)

   

4. Elegir el documento de partida Decida cómo quiere configurar sus etiquetas de dirección:
   • Utilizar el documento actual - empezar desde el documento actualmente abierto.
   • Cambiar el diseño del documento - parta de una plantilla de combinación de correspondencia lista para usar que puede personalizar según sus necesidades.
   • Partir de un documento existente - comience a partir de un documento de combinación de correspondencia existente; podrá modificar su contenido o sus destinatarios más adelante.

   Como vamos a configurar un documento de combinación de correspondencia desde cero, seleccionamos la primera opción y hacemos clic en Siguiente .

   

   Consejo. Opción de utilizar el documento actual está inactivo, seleccione Cambiar el diseño del documento pulse el botón Opciones de etiquetado... y, a continuación, especifique la información de la etiqueta.

   

5. Configurar las opciones de etiqueta Antes de pasar al siguiente paso, Word le pedirá que seleccione Opciones de etiquetado como:
   • Información sobre la impresora - especifique el tipo de impresora.
   • Información de la etiqueta - defina el proveedor de sus hojas de etiquetas.
   • Número de producto - elija el número de producto indicado en un paquete de sus hojas de etiquetas.

   Si va a imprimir etiquetas Avery, su configuración puede ser algo parecido a esto:

   

   Consejo: para obtener más información sobre el paquete de etiquetas seleccionado, haga clic en el botón Detalles... en la esquina inferior izquierda.

   Cuando haya terminado, pulse el botón OK botón.

Paso 3. Conectarse a la lista de correo de Excel

Ahora, es el momento de vincular el documento de combinación de correspondencia de Word a la lista de direcciones de Excel. En la pantalla Combinación de correspondencia seleccione la opción Utilizar una lista existente opción bajo Seleccionar destinatarios pulse Visite ... y navegue hasta la hoja Excel que ha preparado.

(Los que prefieran trabajar con la cinta de opciones pueden conectarse a una hoja de Excel haciendo clic en Seleccionar destinatarios > Utilizar una lista existente... en el Mailings tab.)

En Seleccionar tabla Si ha dado un nombre a su lista de correo, selecciónelo y haga clic en OK En caso contrario, seleccione toda la hoja; más tarde podrá eliminar, clasificar o filtrar destinatarios.

Paso 4. Seleccionar destinatarios para la combinación de correspondencia

En Destinatarios de Mail Merge se abrirá con todos los destinatarios de su lista de correo de Excel seleccionados por defecto.

Estas son algunas de las acciones que puede realizar para refinar su lista de direcciones:

• A excluir un contacto o contactos concretos, desmarque la casilla situada junto a su nombre.
• A ordenar los destinatarios por una columna determinada, haga clic en el encabezado de la columna y, a continuación, elija ordenar de forma ascendente o descendente.
• A filtro la lista de destinatarios, haga clic en la flecha situada junto al título de la columna y elija la opción deseada, por ejemplo, espacios en blanco o no espacios en blanco.
• Para clasificación o filtrado avanzados haga clic en la flecha situada junto al nombre de la columna y seleccione (Avanzado...) de la lista desplegable.
• Algunos más opciones están disponibles en Afinar la lista de destinatarios en la parte inferior.

Cuando la lista de destinatarios esté lista, haga clic en Siguiente: Organiza tus etiquetas en el panel.

Paso 5. Organizar el diseño de las etiquetas de dirección

Ahora debe determinar qué información incluir en las etiquetas postales y decidir su diseño. Para ello, añada marcadores de posición al documento de Word, que se denominan campos de combinación de correspondencia Una vez finalizada la fusión, los marcadores de posición se sustituirán por los datos de la lista de direcciones de Excel.

Para organizar tus etiquetas de direcciones, sigue estos pasos:

1. En el documento de Word, haga clic donde desee insertar un campo y, a continuación, haga clic en el enlace correspondiente del panel. Para las etiquetas de correo, normalmente sólo necesitará el campo Bloque de direcciones .

   

2. En el Insertar bloque de dirección seleccione las opciones deseadas, compruebe el resultado en el cuadro de diálogo Vista previa y haga clic en OK .

   

Cuando haya terminado con el bloque de direcciones, haga clic en OK .

El campo de fusión "AddressBlock" aparecerá en su documento Word. Tenga en cuenta que es sólo un marcador de posición. Cuando se impriman las etiquetas, se sustituirá por la información real de su archivo fuente Excel.

Cuando esté listo para el siguiente paso, haga clic en Siguiente: Vista previa de las etiquetas en el panel.

Paso 6. Vista previa de las etiquetas de correo

Bueno, estamos muy cerca de la línea de meta :) Para ver el aspecto que tendrán tus etiquetas una vez impresas, haz clic en la flecha izquierda o derecha del botón Combinación de correspondencia (o las flechas del panel Mailings en la pestaña Vista previa de los resultados grupo).

Consejos:

• A cambiar el formato de las etiquetas como tipo de letra, tamaño de letra, color de letra, cambiar a la Inicio y diseñe a su gusto la etiqueta previsualizada en ese momento. Las modificaciones se aplicarán automáticamente a todas las demás etiquetas. Si no es así, haga clic en el botón Actualizar todas las etiquetas en el botón Mailings en la pestaña Escribir & Insertar campos grupo.
• A previsualizar una etiqueta determinada pulse Encontrar un destinatario... e introduzca sus criterios de búsqueda en el campo Buscar entrada caja.
• A realizar cambios en la lista de direcciones pulse el botón Editar lista de destinatarios... enlace y perfeccione su lista de correo.

Cuando esté satisfecho con el aspecto de sus etiquetas de dirección, haga clic en Siguiente: Completar la fusión .

Paso 7. Imprimir etiquetas de dirección

Ya está listo para imprimir etiquetas postales desde su hoja de cálculo Excel. Simplemente haga clic en Imprime... en el panel (o Finalizar & Combinar> Imprimir documentos en el Mailings tab).

A continuación, indique si desea imprimir todas las etiquetas de correo, el registro actual o determinadas etiquetas.

Paso 8. Guardar las etiquetas para utilizarlas más adelante (opcional)

Si desea imprimir las mismas etiquetas en el futuro, tiene dos opciones:

1. Guarde el documento Word de combinación de correspondencia conectado a la hoja Excel

   Guarde el documento de Word de la forma habitual haciendo clic en el botón Guardar o pulsando la combinación de teclas Ctrl + S. El documento de combinación de correspondencia se guardará "tal cual", manteniendo la conexión con el archivo de Excel. Si realiza algún cambio en la lista de correo de Excel, las etiquetas de Word se actualizarán automáticamente.

   La próxima vez que abra el documento, Word le preguntará si desea extraer la información de la hoja de Excel. Haga clic en Sí para combinar etiquetas de Excel a Word.

   

   Si pulsa No Word romperá la conexión con la base de datos de Excel y sustituirá los campos de combinación de correspondencia por la información del primer registro.

2. Guardar etiquetas fusionadas como texto

   Si desea guardar las etiquetas combinadas como texto normal, haga clic en el botón Editar etiquetas individuales... en el Combinación de correspondencia (También puede ir al panel Ficha Mailings > Acabado y haga clic en Finalizar & Combinar> Editar documentos individuales .)

   

   En el cuadro de diálogo que aparece, especifique las etiquetas que desea editar. Cuando haga clic en OK Word abrirá las etiquetas combinadas en un documento aparte, en el que podrá realizar las modificaciones que desee y, a continuación, guardar el archivo como un documento de Word normal.

Cómo hacer un diseño personalizado de etiquetas de correo

Si ninguna de las opciones predefinidas del Bloque de direcciones se ajusta a sus necesidades, puede crear un diseño personalizado de sus etiquetas de dirección. He aquí cómo:

1. Cuando organice el diseño de las etiquetas, coloque el cursor donde desee añadir un campo de fusión.
2. En el Combinación de correspondencia haga clic en el botón Más artículos... (O haga clic en el enlace Insertar campo de fusión en el botón Mailings en la pestaña Escribir & Insertar campos grupo).
3. En el Insertar campo de fusión seleccione el campo deseado y haga clic en Inserte .

   

He aquí un ejemplo del aspecto que podrían tener sus etiquetas personalizadas:

Consejos:

• A copiar el diseño de la primera etiqueta a todas las demás, haga clic en Actualizar todas las etiquetas en el panel (o el mismo botón en el botón Mailings en la pestaña Escribir & Insertar campos grupo).
• Además de los campos de combinación de correspondencia, puede añadir algunos texto o gráficos que se imprimirá en cada etiqueta, por ejemplo, el logotipo de su empresa o la dirección del remitente.
• Puede cambiar el formato de un campo concreto directamente en el documento de Word, por ejemplo, mostrar fechas o números de forma diferente. Para ello, seleccione el campo necesario, pulse Mayús + F9 para mostrar la codificación del campo y, a continuación, añada un interruptor de imagen como se explica en Cómo dar formato a los campos de combinación de correspondencia.

Cómo añadir elementos de dirección que faltan

Puede ocurrir que los elementos de dirección que se ven debajo en el Vista previa Normalmente, esto ocurre cuando los encabezados de columna de la hoja de Excel difieren de los campos predeterminados de Word Mail Merge.

Por ejemplo, ha elegido el Saludo, Nombre, Apellido, Sufijo pero la vista previa sólo muestra el Nombre y Apellido .

En este caso, compruebe primero si su archivo fuente Excel contiene todos los datos necesarios. Si es así, haga clic en el botón Campos de partido... en la esquina inferior derecha de la pantalla Inserte Bloque de direcciones y, a continuación, haga coincidir los campos manualmente.

Para obtener instrucciones detalladas, consulte Cómo hacer que la combinación de correspondencia haga coincidir los campos.

Hurra! Por fin lo hemos conseguido :) ¡Muchas gracias a todos los que han leído nuestro tutorial de Mail Merge Labels hasta el final!