Mae'r tiwtorial yn esbonio sut i gyfuno post o daenlen Excel ar gyfer labeli. Byddwch yn dysgu sut i baratoi eich rhestr cyfeiriadau Excel, sefydlu dogfen Word, gwneud labeli personol, eu hargraffu a'u cadw i'w defnyddio'n ddiweddarach.

Yr wythnos diwethaf fe ddechreuon ni ymchwilio i alluoedd Word Mail Uno. Heddiw, gadewch i ni weld sut y gallwch chi ddefnyddio'r nodwedd hon i wneud ac argraffu labeli o daenlen Excel.

Os ydych chi wedi cael cyfle i ddarllen ein tiwtorial Cyfuno Post, bydd rhan fwy o'r broses yn gyfarwydd i chi oherwydd mae gwneud labeli neu amlenni o Excel yn amrywiad arall eto ar nodwedd Word Mail Merge. Beth bynnag yw'r dasg gymhleth a brawychus, mae'n 7 cam sylfaenol.

Isod, byddwn yn edrych yn agosach ar bob cam gan ddefnyddio Microsoft 365 ar gyfer Excel. Mae'r camau yn eu hanfod yr un fath yn Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, ac yn debyg iawn yn Excel 2007.

Cam 1. Paratoi taenlen Excel ar gyfer postgyfuno

Yn y bôn, pan fyddwch yn postio labeli neu amlenni cyfuno o Excel i Word, mae penawdau colofn eich dalen Excel yn cael eu trawsnewid yn feysydd cyfuno post mewn dogfen Word. Gall maes uno gyfateb i un cofnod fel enw cyntaf, enw olaf, dinas, cod zip, ac ati Neu, gall gyfuno nifer o gofnodion, er enghraifft y «AddressBlock»maes.

Dyma enghraifft o sut mae eich labeli personol Gall edrych yn y pen draw fel:

Awgrymiadau:

• I copïo cynllun y label cyntaf i bob label arall, cliciwch Diweddaru pob label ar y cwarel (neu'r un botwm ar y tab Bost , yn y grŵp Write & Insert Fields ).
• Yn ogystal â'r meysydd postgyfuno, gallwch ychwanegu rhai testun neu graffeg i'w hargraffu ar bob label, e.e. logo eich cwmni neu gyfeiriad dychwelyd.
• Gallwch newid fformat maes penodol yn uniongyrchol yn y ddogfen Word, e.e. arddangos dyddiadau neu rifau mewn ffordd wahanol. Ar gyfer hyn, dewiswch y maes angenrheidiol, pwyswch Shift + F9 i ddangos y maes codio, ac yna ychwanegu switsh llun fel yr eglurwyd yn Sut i fformatio meysydd postgyfuno.

Sut i ychwanegu elfennau cyfeiriad coll

Gall ddigwydd nad yw'r elfennau cyfeiriad a welwch oddi tano yn yr adran Rhagolwg yn cyfateb i'r patrwm cyfeiriad a ddewiswyd. Yn nodweddiadol, mae hyn yn wir pan fydd penawdau'r colofnau yn eich dalen Excel yn wahanol i'r meysydd Cyfuno Post Word rhagosodedig.

Ar gyferenghraifft, rydych chi wedi dewis y fformat Cyfarchion, Enw cyntaf, Enw olaf, Ôl-ddodiad , ond dim ond y Enw cyntaf a Enw olaf a

Yn yr achos hwn, gwiriwch yn gyntaf a yw eich ffeil ffynhonnell Excel yn cynnwys yr holl ddata gofynnol. Os ydyw, cliciwch ar y botwm Match Fields… yng nghornel dde isaf y blwch deialog Mewnosod Bloc Cyfeiriad , ac yna parwch y meysydd â llaw.<3

Am y cyfarwyddiadau manwl, gweler Sut i gyfuno post i gyd-fynd â meysydd.

Hurray! Fe wnaethom ni o'r diwedd :) Diolch yn fawr i bawb sydd wedi darllen ein tiwtorial Mail Merge Labels hyd y diwedd!

Bydd Microsoft Word yn tynnu'r wybodaeth o'ch colofnau Excel a'i gosod yn y meysydd uno cyfatebol fel hyn:

Cyn dechrau a postgyfuno, buddsoddwch beth amser i sefydlu'ch taenlen Excel i sicrhau ei bod wedi'i strwythuro'n gywir. Bydd hyn yn ei gwneud yn haws i chi drefnu, adolygu ac argraffu eich labeli postio yn Word ac arbed mwy o amser yn y tymor hir.

Dyma ychydig o bethau pwysig i'w gwirio:

• Creu un rhes ar gyfer pob derbynnydd.
• Rhowch enwau clir a diamwys i'ch colofnau Excel megis Enw Cyntaf , Enw Canol , Enw olaf , ac ati Ar gyfer meysydd cyfeiriad, defnyddiwch y geiriau llawn fel Cyfeiriad , Dinas, Talaith , Cod post neu Zip , Gwlad neu Rhanbarth .

  Mae'r sgrinlun isod yn dangos rhestr o'r meysydd bloc Cyfeiriad a ddefnyddir gan Word. Bydd rhoi'r un enwau i'ch colofn Excel yn helpu Mail Merge i gyd-fynd yn awtomatig â'r meysydd ac yn arbed y drafferth o fapio'r colofnau â llaw.

  

• Rhannwch y wybodaeth derbynnydd yn darnau bach iawn. Er enghraifft, yn lle colofn sengl Enw , byddai'n well i chi greu colofnau ar wahân ar gyfer cyfarch, enw cyntaf ac enw olaf.
• Fformatio'r golofn Cod Zip fel testun i gadw seroau arweiniol yn ystod cyfuniad post.
• Sicrhewch nad yw eich dalen Excel yn cynnwys unrhyw resi neu golofnau gwag. Wrth wneud apostgyfuno, gall rhesi gwag gamarwain Word, felly bydd yn uno dim ond rhan o'r cofnodion gan gredu ei fod eisoes wedi cyrraedd diwedd eich rhestr cyfeiriadau.
• Er mwyn ei gwneud yn haws dod o hyd i'ch rhestr bostio yn ystod y cyfuniad, rydych yn gallu creu enw diffiniedig yn Excel, dywedwch Address_list.
• Os ydych yn creu rhestr bostio drwy fewngludo gwybodaeth o ffeil .csv neu .txt, gwnewch yn siŵr eich bod yn gwneud hynny'n iawn: Sut i fewnforio ffeiliau CSV i Excel.
• Os ydych yn bwriadu defnyddio'ch cysylltiadau Outlook, gallwch ddod o hyd i'r arweiniad manwl yma: Sut i allforio cysylltiadau Outlook i Excel.

Cam 2. Sefydlu dogfen postgyfuno yn Word

Gyda rhestr bostio Excel yn barod, y cam nesaf yw ffurfweddu'r brif ddogfen postgyfuno yn Word. Y newyddion da yw ei fod yn osodiad un-amser - bydd pob label yn cael ei greu ar yr un pryd.

Mae dwy ffordd o gyfuno post yn Word:

• >Dewin Cyfuno Post . Mae'n darparu arweiniad cam-wrth-gam a allai fod yn ddefnyddiol i ddechreuwyr.
• Tab Mailings . Os ydych yn eithaf cyfforddus gyda'r nodwedd postgyfuno, gallwch ddefnyddio'r opsiynau unigol ar y rhuban.

I ddangos proses o un pen i'r llall i chi, byddwn yn defnyddio labeli cyfeiriadau postgyfuno gan ddefnyddio y dewin cam wrth gam. Hefyd, byddwn yn nodi ble i ddod o hyd i'r opsiynau cyfatebol ar y rhuban. I beidio â'ch camarwain, bydd y wybodaeth hon yn cael ei darparu mewn (cromfachau).

1. Creu Gairdogfen . Yn Microsoft Word, crëwch ddogfen newydd neu agorwch un sy'n bodoli eisoes.

   Nodyn. Os oes gan eich cwmni becyn o daflenni label eisoes gan wneuthurwr penodol, e.e. Yn wir, yna mae angen i chi gydweddu dimensiynau eich dogfen cyfuno post Word â dimensiynau'r taflenni label rydych chi'n mynd i'w defnyddio.

2. Dechrau cyfuno post . Ewch draw i'r grŵp Bost > Dechrau Cyfuno Post a chlicio Dewin Cyfuno Post Cam wrth Gam.

   

   <15
3. Dewiswch y math o ddogfen . Bydd y cwarel Mail Merge yn agor yn rhan dde'r sgrin. Yng ngham cyntaf y dewin, rydych chi'n dewis Labels ac yn clicio Nesaf: Dogfen gychwyn yn ymyl y gwaelod.

   (Neu gallwch fynd i'r grŵp Bost > Dechrau Cyfuno Post a chlicio Dechrau Cyfuno Post > Labeli .)

   

> Dewiswch y ddogfen gychwyn . Penderfynwch sut rydych chi am osod eich labeli cyfeiriad:
• Defnyddiwch y ddogfen gyfredol - cychwyn o'r ddogfen sydd ar agor ar hyn o bryd.
• Newid cynllun y ddogfen - cychwyn o dempled postgyfuno parod i'w ddefnyddio y gellir ei addasu ymhellach ar gyfer eich anghenion.
• Cychwyn o ddogfen sy'n bodoli - cychwyn o ddogfen postgyfuno sy'n bodoli eisoes; byddwch yn gallu gwneud newid i'w gynnwys neu dderbynyddion yn ddiweddarach.

Gan ein bod yn mynd i sefydlu dogfen postgyfuno o'r dechrau, rydym yn dewis yopsiwn cyntaf a chliciwch Nesaf .



Awgrym. Os yw'r opsiwn Defnyddiwch y ddogfen gyfredol yn anactif, yna dewiswch Newid cynllun y ddogfen , cliciwch ar y ddolen Label options… , ac yna nodwch y wybodaeth label.<3



Ffurfweddu opsiynau label . Cyn symud ymlaen i'r cam nesaf, bydd Word yn eich annog i ddewis Dewisiadau Label megis:
• Gwybodaeth argraffydd - nodwch y math o argraffydd.
• Gwybodaeth label - diffiniwch gyflenwr eich taflenni label.
• Rhif cynnyrch - dewiswch y rhif cynnyrch a nodir ar becyn o'ch taflenni label.
<5

Os ydych yn mynd i argraffu labeli Avery, efallai y bydd eich gosodiadau yn edrych rhywbeth fel hyn:



Awgrym. I gael rhagor o wybodaeth am y pecyn label a ddewiswyd, cliciwch ar y botwm Manylion… yn y gornel chwith isaf.

Pan fyddwch wedi gorffen, cliciwch y botwm OK .

Cam 3. Cysylltu â rhestr bostio Excel

Nawr, mae'n bryd cysylltu'r ddogfen cyfuno post Word â'ch rhestr cyfeiriadau Excel. Ar y cwarel Mail Merge , dewiswch yr opsiwn Defnyddio rhestr sy'n bodoli o dan Dewis derbynwyr , cliciwch Pori … a llywio i daflen waith Excel rydych chi wedi'i baratoi.

(Gall y rhai ohonoch sy'n ffafrio gweithio gyda'r rhuban gysylltu â dalen Excel drwy glicio Dewis Derbynwyr > Defnyddiwch Restr Bresennol… ar y Bost tab.)

Bydd y blwch deialog Dewiswch Dabl yn ymddangos. Os ydych wedi rhoi enw i'ch rhestr bostio, dewiswch ef a chliciwch OK . Fel arall, dewiswch y ddalen gyfan - byddwch yn gallu tynnu, didoli neu hidlo derbynwyr yn ddiweddarach.

Cam 4. Dewiswch dderbynwyr ar gyfer postgyfuno

Y Bydd ffenestr Derbynyddion Cyfuno Post yn agor gyda'r holl dderbynwyr o'ch rhestr bostio Excel wedi'u dewis yn ddiofyn.

Dyma rai o'r gweithredoedd y gallwch eu cyflawni mireinio eich rhestr cyfeiriadau:

• I eithrio cyswllt(cysylltiadau penodol), cliriwch flwch ticio wrth ymyl eu henw.
• I trefnu y derbynwyr wrth golofn arbennig, cliciwch ar bennawd y golofn, ac yna dewiswch drefnu naill ai esgynnol neu ddisgynnol.
• I hidlo y rhestr derbynwyr, cliciwch y saeth wrth ymyl pennawd y golofn a dewis yr opsiwn dymunol, e.e. bylchau neu heb fod yn wag.
• Ar gyfer trefnu neu hidlo uwch , cliciwch y saeth wrth ymyl enw'r golofn, ac yna dewiswch (Uwch…) o'r gwymplen- rhestr i lawr.
• Mae ychydig rhagor o opsiynau ar gael yn yr adran Mireinio rhestr derbynwyr yn ymyl y gwaelod.

Pan fydd y rhestr derbynwyr wedi'i osod i gyd, cliciwch Nesaf: Trefnwch eich labeli ar y cwarel.

Cam 5. Trefnwch gynllun labeli cyfeiriad

Nawr, mae angen i chi benderfynu pa wybodaeth i'w chynnwys yn eich labeli postio a phenderfynu ar eugosodiad. Ar gyfer hyn, rydych chi'n ychwanegu dalfannau at y ddogfen Word, a elwir yn feysydd uno post . Pan fydd y cyfuniad wedi'i orffen, bydd y dalfannau yn cael eu disodli gan y data o restr cyfeiriadau eich Excel.

I drefnu eich labeli cyfeiriad, dilynwch y camau hyn:

1. Yn eich dogfen Word, cliciwch lle rydych chi am fewnosod maes, ac yna cliciwch ar y ddolen gyfatebol ar y cwarel. Ar gyfer labeli postio, fel arfer dim ond y bloc cyfeiriad fyddai ei angen arnoch.

   

2. Yn y blwch deialog Mewnosod Bloc Cyfeiriad , dewiswch yr opsiynau dymunol, gwiriwch y canlyniad o dan yr adran Rhagolwg a chliciwch OK .

   

Pan fyddwch wedi gorffen gyda y Bloc Cyfeiriadau, cliciwch OK .

Bydd maes uno «AddressBlock» yn ymddangos yn eich dogfen Word. Sylwch mai dalfan yn unig ydyw. Pan fydd y labeli wedi'u hargraffu, bydd y wybodaeth wirioneddol o'ch ffeil ffynhonnell Excel yn cael ei disodli.

Pan fyddwch chi'n barod ar gyfer y cam nesaf, cliciwch Nesaf: Rhagolwg o'ch labeli ar y cwarel.

Cam 6. Rhagolwg o labeli postio

Wel, rydym yn agos iawn at y llinell derfyn :) I weld sut olwg fydd ar eich labeli ar ôl eu hargraffu, cliciwch y saeth chwith neu dde ymlaen y cwarel Mail Merge (neu'r saethau ar y tab Bost , yn y grŵp Canlyniadau Rhagolwg ).

Awgrymiadau:

• I newid fformatio label megis math ffont, maint ffont, ffontlliw, newidiwch i'r tab Cartref a dyluniwch y label a ragwelwyd ar hyn o bryd at eich dant. Bydd y golygiadau yn cael eu cymhwyso'n awtomatig i bob label arall. Os nad ydynt, cliciwch y botwm Diweddaru pob label ar y tab Post , yn y Write & Mewnosod grŵp Meysydd .
• I rhagolwg o label arbennig , cliciwch Dod o hyd i dderbynnydd… a theipiwch eich meini prawf chwilio yn y Dod o Hyd i Gofnod blwch.
• I wneud newidiadau i'r rhestr cyfeiriadau , cliciwch y ddolen Golygu rhestr derbynwyr... a mireinio eich rhestr bostio.

Cam 7. Argraffu labeli cyfeiriad

Rydych nawr yn barod i argraffu labeli postio o'ch taenlen Excel. Cliciwch Argraffu… ar y cwarel (neu Gorffen & Cyfuno> Argraffu dogfennau ar y tab Bost ).

Ac yna, nodwch a ydych am argraffu eich holl labeli postio, y cofnod cyfredol neu'r rhai penodedig.

Cam 8. Cadw labeli i'w defnyddio'n hwyrach ( dewisol)

Os hoffech argraffu'r un labeli rhywbryd yn y dyfodol, mae gennych ddau opsiwn:

1. Cadw'r ddogfen cyfuno post Word sy'n gysylltiedig â'r Dalen Excel

   Arbedwch y ddogfen Word yn y ffordd arferol drwy glicio ar y botwm Cadw neu wasgu'r llwybr byr Ctrl+S. Bydd y ddogfen postgyfuno yn cael ei chadw "fel-yn cadw'r cysylltiad i'ch ffeil Excel. Os gwnewch unrhyw newidiadau i'r rhestr bostio Excel, bydd y labeli yn Word yn cael eu diweddaru'n awtomatig.

   Gweld hefyd: Mae'r pecyn cymorth testun hwn yn eich helpu i reoli testun Google Sheets yn gyflym ac yn hawdd

   Y tro nesaf y byddwch yn agor y ddogfen, bydd Word yn gofyn a ydych eisiau tynnu'r wybodaeth o'r ddalen Excel. Cliciwch Ie i bostio labeli cyfuno o Excel i Word.

   

   Os cliciwch Na , bydd Word yn torri'r cysylltiad gyda chronfa ddata Excel ac yn disodli'r meysydd postgyfuno gyda'r wybodaeth o'r cofnod cyntaf. achos eich bod am gadw'r labeli cyfun fel testun arferol, cliciwch y Golygu labeli unigol… ar y cwarel Mail Merge . (Fel arall, gallwch fynd i'r tab Mailings > Gorffen grŵp a chliciwch Gorffen &Cyfuno> Golygu dogfennau unigol .)

   

   Yn y blwch deialog sy'n ymddangos, nodwch pa labeli rydych am eu golygu. Pan fyddwch yn clicio OK , bydd Word yn agor y labeli cyfun mewn dogfen ar wahân. Gallwch gwnewch unrhyw olygiadau yno, ac yna cadwch y ffeil fel dogfen Word arferol.

Sut i wneud cynllun personol o labeli postio

Os nad yw unrhyw un o'r opsiynau rhagddiffiniedig yn y Bloc Cyfeiriadau yn addas ar gyfer eich anghenion, gallwch greu gosodiad personol eich labeli cyfeiriad. Dyma sut:

1. Wrth drefnu cynllun y labeli, gosodwch y cyrchwr lle rydych chi am ychwanegu cyfuniad